تنشئ أنظمة الإيداع إجراءات مكتبية تنظم المعلومات وفقًا للقواعد المتسقة التي تسهل العثور على المعلومات. تنظم أنظمة الملفات المستندات التي يرسلها الأفراد والمنظمات الأخرى إلى الشركة ، وسجلات الأنشطة الداخلية للشركة وسجلات المعلومات التي ترسلها الشركة إلى الشركات والأفراد الآخرين.
صندوق الوارد وصندوق الصادر
صندوق الوارد يحمل الوثائق الصادرة قبل توزيعها. تتضمن المستندات الصادرة البريد الصادر أو الفاكس أو المستندات لمسح البريد الإلكتروني وإرساله إلى كيانات خارج المؤسسة. يحتوي البريد الوارد على المستندات الواردة قبل أن يتم حفظها أو توزيعها داخليًا. وتشمل هذه الوثائق المذكرات. وثائق تفصيلية عن مشروع أو مبادرة أو عميل جديد ؛ والمستندات التي تأتي في البريد. تحتوي بعض صناديق البريد الوارد على قسمين. يحتفظ قسم واحد المستندات التي تحتوي على الملفات الموجودة وقسم آخر يحمل المستندات التي تحتاج إلى ملف جديد.
$config[code] not foundالملفات والفئات
الملفات هي مجلدات تحتفظ بمعلومات تنتمي إلى بعضها وفقًا للاسم أو التاريخ أو الموضوع أو الموقع أو المشروع أو البيانات الأخرى. يتم تجميع ملفات متعددة حسب الفئات. في كثير من الأحيان يتم تعيين هذه الفئات يتم استخدام مجلدات وملصقات ملونة ومرمزة اللون لتسهيل الرجوع إلى هذه الفئات. تحدد أنظمة الايداع المكان المنطقي للملفات الفردية ضمن الفئة. على سبيل المثال ، قد يكون لدى مكتب الطبيب فئات مرمزة بالألوان تتوافق مع كل حرف من الحروف الأبجدية لأسماء العائلة الأخيرة. وترتب أنظمة الملفات الأخرى الملفات حسب الفئات والمواضيع العددية والجغرافية والكرونولوجية.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةمراسلة
يتم تخزين البريد الوارد في ملفات تتعلق بالمعلومات الموجودة على المستندات. تضع الشركات نسخًا من الردود على البريد الوارد في نفس الملف مثل المستندات الأصلية الواردة. تقوم بعض الشركات بطبع نسخ من الردود المكتملة لتمييزها عن الردود التي لم يتم تسليمها بعد. وبالمثل ، يتم تخزين نسخ من المستندات الصادرة في ملفات تتعلق بالمعلومات الموجودة على المستندات ، ويتم تخزينها في نفس الملف مثل أي استجابة تتلقاها الشركة لهذه الوثائق.
التوزيع الداخلي
يحتفظ البريد الوارد بالمستندات التي يتم توزيعها داخل المؤسسة بما في ذلك البريد للموظفين الأفراد والمذكرات والمستندات المادية الأخرى التي يتلقاها الموظفون الأفراد. يتم توزيع مستندات صندوق الوارد الداخلي على الموظفين من خلال وضع المستندات في صناديق البريد الخاصة بالموظفين ، وأحيانًا عن طريق مسح المستند أو إرساله بالفاكس إلى الموظفين البعيدين.
ملف الايداع
إذا لم يكن هناك ملف موجود يتوافق مع مستند جديد منطقيًا ، فسيتم إنشاء ملف جديد لتخزينه. وبالمثل ، يتم إنشاء فئة جديدة لمستند جديد إذا لم تكن هناك فئة موجودة تتناسب مع الوثيقة. توفر مفاتيح الملفات فهرس لنظام حفظ الملفات. قائمة مفاتيح الملفات وتدوين جميع الفئات في نظام حفظ الملفات ، والإشارة إلى كيفية تنظيم المعلومات داخل كل فئة. في أي وقت يتم فيه إنشاء فئة جديدة ، يتم تحديث مفتاح الملف وتوزيعه على بقية الموظفين أو عرضه في نقطة مرجعية مركزية.
