بالنسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة ، يعد إنشاء سياسة وسائل الإعلام الاجتماعية طريقة فعالة لمساعدة موظفيك على التفاعل مع العملاء ، وتوضيح رسائل التسويق الخاصة بك وحماية مصداقيتك عبر الإنترنت. لنلق نظرة على كيفية إنشاء سياسة وسائط اجتماعية.
ما هي سياسة وسائل الاعلام الاجتماعية؟
وإليك تعريف واحد:
"إن سياسة الوسائط الاجتماعية عبارة عن مجموعة من الإرشادات التي تصف كيفية تفاعل الموظفين مع العملاء عبر الإنترنت."
بشكل عام ، تقدم معظم السياسات إرشادات حول:
- بلوق الشركات
- فيس بوك
- تغريد
- ينكدين
تذكر أنه ليس عليك إنشاء سياسات فردية لكل موقع من مواقع الشبكات الاجتماعية. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء مستند سياسة رئيسية وتطوير فصول قصيرة لكل موقع محدد. وهذا يسهل إدارة المستند والحفاظ على التغييرات تحت السيطرة.
كتيبات الموظف وسياسة وسائل الإعلام الاجتماعية
من زاوية واحدة ، يمكنك تطوير سياسة الوسائط الاجتماعية الخاصة بك كمجموعة فرعية من دليل الموظف الخاص بك. وهذا يعني أنه عندما ينضم شخص ما إلى الشركة ، فإن الإرشادات الخاصة بالتفاعل عبر الإنترنت يتم تغطيتها بموجب هذا الفصل في الدليل.
أو يمكنك إنشاء مستند مستقل والإشارة إلى دليل الموظف عند الضرورة. هذا يقلل من عدد الكلمات ، على سبيل المثال ، يمكنك الرجوع إلى المعلومات القانونية وسياسات الموارد البشرية في هذا المستند.
ابدء
مثل الكثير من الأشياء ، فإن اتخاذ الخطوة الأولى هو أصعب جزء من تطوير سياسة وسائل الإعلام الاجتماعية. إذن، أين تبدأ؟ نهج واحد هو النظر إلى الشركات في قطاعك ، وفحص سياساتها (كثير منها عام) ، واستخدامها كحجر أساسي لوثائقك.
عند دراسة السياسات ، يجب مراعاة ما يلي:
- نغمة - هل السياسة رسمية أم أنها تستخدم أسلوب تحاوري أكثر استرخاء؟ الذي تعتقد أنه يعمل بشكل أفضل؟ تستخدم بعض الوثائق عبارات مثل "يجب على المستخدم …" والتي تبدو قاسية بعض الشيء. حاول تبني نغمة احترافية ومفيدة ومحترمة.
- الطول - بعض السياسات قصيرة للغاية ، بينما البعض الآخر كثيفة وقراءة مثل الوثائق القانونية. مرة أخرى ، يمكنك معرفة أيهما يناسبك. لا يوجد خطأ أو خطأ.
- مستوى المعلومات - تقدم بعض السياسات إرشادات عامة ، بينما تقدم سياسات أخرى معلومات أكثر دقة ، على سبيل المثال ، توضح بالتفصيل كيفية الرد على تعليق سلبي على مدونة الشركة.
- نطاق - هل تغطي السياسات شبكات وسائل الإعلام الاجتماعية على أساس فردي أم أنها تتخذ نهجا أوسع؟ أي منهج من شأنه أن يعمل بشكل أفضل لشركتك؟ ما الذي سيكون أسهل في إدارته؟
- استعمال - هل يمكنك رؤية موظفيك باستخدام هذه الوثائق؟ إذا لم يكن كذلك ، لماذا؟ ابحث عن أمثلة تستمتع بقراءتها وتشعر أنك ستعمل جيدًا مع فريقك.
إنشاء مسودة وثيقة
إذا كانت فكرة كتابة سياسة وسائل الإعلام الاجتماعية تملأك بالهلع ، فخذ قلبك. الأمر ليس بهذه الصعوبة وسأوضح لك السبب. بنفس الطريقة التي لم تبن فيها روما في يوم واحد ، فإن إنشاء وثائق السياسة الخاصة بك سيستغرق بعض الوقت … ولكنك ستصل إلى هناك. الحيلة هي تقسيمها إلى مهام يمكن التحكم فيها - على سبيل المثال ، سياسة واحدة في الأسبوع.
على سبيل المثال ، لنبدأ بسياسة لصفحتك على Facebook:
- غرض - وصف الغرض من هذه السياسة في جملة واحدة. اجعلها مركزة وإزالة أي غموض. اكتب بنبرة إيجابية.
- الأهداف - أوضح كيف ستساعد هذه السياسة القراء (أي موظفيك وعشاق Facebook) على التفاعل.
- سياسات - اكتب سياسة قصيرة تحدد توقعاتك وموقعك والإجراءات التي قد تتخذها إذا تم خرق هذه الإرشادات.
- جهات الاتصال - قم بتضمين معلومات الاتصال إذا كان القارئ يحتاج إلى توضيح.
مساعدة أو تعرقل؟
لماذا يشعر الكثير من الناس أن سياسات وسائل الإعلام الاجتماعية هي أمر سيء؟ السبب الرئيسي وراء عدم نجاح السياسات (أو الحصول على سمعة سيئة) هو أنها تزيد من صعوبة قيام الموظفين بعملهم. ربما هذا ليس صحيحًا تمامًا ، ولكن بالنسبة إلى العديد من الموظفين ، هذه السياسات يشعر مثل الاقتحام واتباع قاعدة أخرى يجب اتباعها. كيف يمكنك الالتفاف حول هذا؟
اعتقد انها الكلمة سياسات هذا يزعج الناس. إذا كانت هذه هي الحالة ، فقم بتحويل نغمة المستند والإشارة إليها كمبادئ توجيهية وإرشادات وأمثلة لمنح موظفيك المزيد من الثقة عند التفاعل عبر الإنترنت. بعد ذلك ، بعد إنشاء السياسات ، عقد ورشة عمل غير رسمية وتقديم الوثيقة. تذكر أن معظم الموظفين يريدون القيام بوظائفهم بشكل جيد. لكنهم في بعض الأحيان يشعرون بالإحباط عندما يضطرون لتغيير الطريقة التي يؤدون بها مهامهم اليومية. يجب أن تقلل ورشة العمل من قلقهم وأن تمنحهم الاتجاه الذي يحتاجون إليه.
عند بدء الجلسة ، اعمل من خلال العناصر التالية:
- الافتراضات - إزالة أي افتراضات أو سوء فهم قد تكون لديهم حول السياسات.
- أمثلة - اطلعهم على سياسات العينة حتى يفهموا كيفية تطبيق السياسة على دورهم.
- سيناريوهات - اجعل الجلسة عملية من خلال مناقشة السيناريوهات حيث ستساعدهم السياسات.
جزء السيناريو من ورشة العمل مهم جدا. عرض أمثلة حقيقية على الأماكن التي يمكن أن تسبب فيها الشبكات الاجتماعية مشكلات ، مثل:
- الموظفون يتشاركون المعلومات السرية عن طريق الصدفة
- الاستجابة للتعليقات السلبية والدخول في حروب اللهب
- ترك ملاحظات على مواقع المنافسين
ثم اشرح كيفية إدارة هذه المشكلات بفعالية أكبر. سيرى الموظفون قيمة المستندات ويكونون أكثر ميلاً لاستخدامها.
نشر
بمجرد الانتهاء من وثائق السياسة ، أرسل ملف PDF إلى جميع الموظفين. اطلب منهم قراءتها بعناية والرد إذا كانوا قد لاحظوا أي ثغرات أو أخطاء أو أخطاء إملائية. ثم نشر السياسة على موقع الويب الخاص بك ، بلوق وغيرها من القنوات وسائل الاعلام الاجتماعية. تذكر إضافة تاريخ ورقم الإصدار ومالك المستند حتى يمكنك تعقب تغييرات المستند.
مراقب
تطوير السياسات هي عملية تنقيح. كل ستة أشهر ، قم بمراجعة المستندات وتحديثها عند الضرورة. على سبيل المثال ، إذا كنت قد أطلقت موقعًا للجوّال ، فقد تحتاج إلى تضمين سياسات لهذا في المستند. والأهم من ذلك ، أنظر إلى التعليقات التي تحصل عليها من فريقك وانظر كيف يمكن استخدام هذا لتحسين النص.
استنتاج
تعد كتابة أول سياسة للتواصل الاجتماعي أسهل مما تظن. شاهده كمشروع صغير ستعالجه خلال الأسابيع الأربعة القادمة. قم بإنشاء فريق بمهارات كتابة جيدة ومعرفة بالوسائط الاجتماعية ، ثم اعمل من أجل تحديد موعد نهائي.
إذا كنت قد كتبت سياسات وسائل التواصل الاجتماعي بالفعل ، فما هو أصعب جزء في العملية بالنسبة لك؟ بمجرد إنشاء السياسات ، كيف يمكنك تنفيذها؟
صورة من ديرك إركين / شترستوك
14 تعليقات ▼
