في هذا اليوم من المكتب الإلكتروني ، يمكن اعتبار مفهوم تقديم الأوراق أمرا مفروغا منه. يمكن أن يساعد تطوير سياسات فعالة لرفع ملفات المكتب في الحفاظ على الوثائق المهمة والوثائق الفعالة التي يسهل العثور عليها. بغض النظر عن مقدار الوثائق التي يتم إجراؤها على أجهزة الكمبيوتر ، سيكون هناك دائمًا مقدار معين يلزم طباعته وتسجيله يدويًا. مواكبة على مكتب الايداع ويمكنك تشغيل مكتب أكثر كفاءة.
$config[code] not foundالمسئولية
بغض النظر عن مدى تفصيل سياسة إيداع الملفات ، يجب أن يكون الشخص مسؤولاً عن تنفيذ السياسة على أساس يومي حتى تكون فعالة. قد يختلف تفويض سلطة تقديم الملفات حسب حجم المعلومات المطلوب تقديمها ، وتعقيد نظام الإيداع ، وعدد المرات التي يتم فيها استرجاع المعلومات ، ويجب إعادة تقديمها.
مع سياسة الإيداع الجيدة ، يجب أن يتم الإيداع من قبل الشخص المسئول فقط. إذا قام أي شخص آخر بإزالة مستند ، يجب أن يكون هناك قاعدة أن المستند تم وضعه في سلة "في" ليتم تقديمه من قبل الطرف المسؤول. إذا كان هناك العديد من الأشخاص المسؤولين عن الإيداع ، فيجب إنشاء نظام على كل مجلد يجب أن يوقع فيه الشخص الأخير الذي قدم شيئًا ما على الأحرف الأولى. من أجل الحفاظ على نظام ملفات جيد ، يجب محاسبة الأشخاص المسئولين.
لون الترميز
وفقًا لموقع PowerHomeBiz.com ، تتمثل إحدى الطرق للحفاظ على تنظيم ملفاتك باللون الترميز. يمكنك تلوين ملفات التعليمات البرمجية باستخدام ملصقات علامات التبويب الملونة ، أو يمكنك شراء مجلدات الملفات ذات الألوان المختلفة لاستخدامها في خزاناتك.
عندما تفصل بين الألوان ، قد يكون استخدام نظام ترميز الألوان أكثر فعالية للعناوين الأكثر شمولًا ثم نظامًا مختلفًا للعناوين الفرعية. على سبيل المثال ، يمكن وضع جميع المستندات المالية في ملفات خضراء ولكن الوثائق المتعلقة بالمعلومات الضريبية سيكون لها نظام خاص بها. تجربة مع لون ترميز نظام الترميز اللون الخاص بك. يمكن استخدام المجلدات الخضراء للوثائق المالية ، ولكن يمكن وضع الملصقات باللون الأحمر على المعلومات المتعلقة بالضرائب.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةنشطة وأرشفة
ستكون الملفات الأكثر استخدامًا هي تلك التي يجب اعتبارها نشطة ، ويمكن حفظ الملفات التي لن تتم الإشارة إليها على أساس منتظم. نظام الملفات النشط ديناميكي ويترك مساحة للتوسع والإضافة. بمجرد أن يتم اعتبار المستند خارج مرحلته النشطة ، يتم نقله إلى الأرشفة. حافظ على توفر ملفاتك النشطة لأولئك الذين سيحتاجون إليها ، وواصل تنظيم ملفاتك النشطة كل يوم.
