كيفية كتابة مذكرة رسمية مع مرفقات والاول

كتابة مذكرة رسمية هي وسيلة فعالة للتواصل داخل الشركة. اكتب المذكرة بصوت رسمي ينوي إعلام القارئ بدلاً من إخافته. تعرف المعلومات التكميلية المتضمنة في المذكرة باسم المرفق ، وعادة ما يتم تضمين المرفقات مع الأحرف. تتضمن المذكرة الرسمية أقسامًا محددة وتتضمن كل من الأحرف الأولى من الكاتب والمساعد في النهاية. على الرغم من أن معظم المذكرات هي صفحة واحدة أو أقل ، تذكر تضمين فقرة ملخص في نهاية المذكرة إذا كانت أطول من صفحة واحدة.

$config[code] not found

أنشئ العنوان للمذكرة ، والذي يتضمن القسمين "إلى" و "من" و "الموضوع". تقرر من الذي يحتاج إلى الحصول على نسخة من المذكرة. إذا كنت تقوم بتضمين المرفقات ، حدد من الذي يحتاج إلى الحصول على المرفقات ، والذي يحتاج فقط إلى نسخة من المذكرة حتى يكونوا على علم بالمعلومات وبأن المرفقات قد تم توزيعها (على سبيل المثال ، ربما قام المدير بإنشاء المرفق و لن تحتاج بالضرورة إلى نسخة). قم بتضمين أسماء الجميع للحصول على المذكرة في قسم "إلى" في العنوان. الأشخاص الذين تريد نسخهم انتقلوا في الجزء "cc" من المذكرة في نهاية المذكرة. قد يكون هناك أيضًا أشخاص تريد إبلاغهم بشكل خاص عن المذكرة. هؤلاء المستلمون سيكونون "مكفوفين نسخا". سيتم إعطاؤهم نسخة من المذكرة ، ولكن لا يتم إدراجها بشكل علني في قسم "إلى" أو "نسخة إلى".

اكتب نص المذكرة بوضوح وإيجاز. استخدم اللغة المباشرة والرسمية ، ولكن احتفظ بالمذكرة من السهو أو التهديد. يجب أن تتضمن المذكرات الأطول عناوين الفقرات لتسهيل قراءتها.

الانتهاء من المذكرة. في ختام جسد المذكرة ، يجب أن تظهر الأحرف الأولى للمؤلف ، مع الأحرف الأولى للمساعد بعد علامة "XX / yy". يتم رسملة الأحرف الأولى للمؤلف ؛ المساعد في حالة صغيرة. أسفل ذلك ، يجب أن تكون المساحتين أسفل ، كلمة "المرفقات (x)" مع عدد المرفقات المضمنة في أقواس إذا كان هناك أكثر من واحد. بعد ذلك ، أدرج الأشخاص الذين تريد نسخهم كربونات ، أو "نسخة إلى". يجب أن يكون بتنسيق قائمة. يجب كتابة الأشخاص الذين ينسخون أعمى باليد على نسخهم. تأكد من تضمين "نسخة مخفية الوجهة" حتى يعرفوا أنهم قد تم نسخهم بشكل مجهول. يجب أن يكون كاتب المذكرة مبدئيًا باسمه في قسم "من" من العنوان قبل توزيع المذكرة.