يتم دفن معظم أصحاب الأعمال الصغيرة في البريد الإلكتروني. هذا أمر محبط لأنهم لا يحصلون دائمًا على الإجابات المهمة. يقترح آداب الأعمال أنه يجب الرد على كل بريد إلكتروني في غضون 24 ساعة.
ترك الرسائل دون إجابة لفترة أطول من هذا يمكن أن يكون له تأثير سلبي عميق على العلاقات في أعمالهم. يشعر المرسل بالقلق من عدم تلقي الرسالة الإلكترونية أو "عدم وجود إجابة" يعني رداً سلبياً. في كثير من الحالات ، هذا لا يعني أيا من هذه الأشياء.
$config[code] not foundتعتبر قواعد البريد الإلكتروني المناسبة أمرًا مهمًا نظرًا لأن ثروة الأعمال ترتفع وتنخفض مع مرور الوقت الاقتصادي. أنت تقابل نفس الأشخاص في الطريق وأنت تلتقي في الطريق. وبعبارة أخرى ، اليوم تحتاج إلى شيء من لي وغدا أحتاج شيئا منك. إذا لم أعد أبدًا رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك عندما احتجتني ، فماذا سيحدث عندما يتم عكس الأدوار؟
10 طرق للرد على فيضان من رسائل البريد الإلكتروني في يوم واحد
إليك كيفية الرد على كل رسالة إلكترونية في غضون 24 ساعة ، خاصة في يوم مزدحم.
1. استخدم المستجيبات التلقائية
قم بإعداد رد تلقائي من نظام البريد الإلكتروني الخاص بك لإعلام المرسلين بالوقت الذي تستغرقه في المتوسط للرد على البريد الإلكتروني. من خلال تحديد هذا التوقع ، يعلم المرسل أنه تم استلام بريده الإلكتروني وتقريباً عندما يسمعون منك. الشيء الرئيسي هو التمسك بالإطار الزمني الموعود عند الإجابة.
2. كن قصيرًا
لا ترد برواية أو شيء ما يجب أن يقال في مكالمة هاتفية شخصية أو في محادثة شخصية. من خلال الاحتفاظ بالرد على بضع كلمات أو جملة واحدة ، يستغرق الأمر وقتًا أقل. تذكر أنه يصبح أيضًا من الصعب قراءة ردود البريد الإلكتروني الطويلة على الهواتف الذكية.
3. اسأل عن الأسئلة المرقمة
هذا يجعل من الأسهل بكثير الرد حيث يمكنك نسخ الأسئلة من رسائل البريد الإلكتروني والرد لفترة وجيزة على كل واحد.
4. المواعيد النهائية
ابحث عن إطار زمني يتوقع فيه الرد. ثم قم بتعيين المتابعة لهذا التاريخ للنظر في الرد في ذلك الوقت. ضع البريد الإلكتروني في مجلدات محددة لفئات أو عملاء مختلفين.
5. حصلت عليه ، في وقت لاحق
إذا لم يكن لديك وقت للرد عليه الآن. اكتب "حسنًا ، سيجيب". في الواقع ، يمكن إعداد هذا كقطعة قصيرة مع بضع ضربات على سطح المكتب أو الجهاز المحمول. يمكن لموفري النص هؤلاء توفير الكثير من الوقت. ثم اضبط المتابعة حتى تتمكن من الرد في وقت لاحق.
6. لا تضيف إلى الفوضى
ننسى الرد جميع. هذا فقط يضيف بريد إلكتروني آخر لشخص آخر ليقرأه.
7. حافظ على الغضب
لا ترد أبدًا عندما تكون مجنونًا. يحرق الكثير من الطاقة ويمكن أن يكون له عواقب سيئة غير مقصودة. إذا كان يجب عليك التعبير عن نفسك ، فقم بكتابة الرد على نفسك وقراءته بعد 24 ساعة من النظر في إرساله إلى المستلم المقصود. دائمًا ما تكون المحادثات الهاتفية أو الشخصية أكثر إنتاجية من الرسائل الإلكترونية الغاضبة.
8. إيقاف الإخطارات
تعيين أوقات معينة خلال اليوم يمكنك التركيز في الواقع على الرد على رسائل البريد الإلكتروني دون تعدد المهام. سوف تنجز الكثير والكفاءة.
9. استخدم القواعد والمجلدات
قم بإعداد قواعد داخل نظام البريد الخاص بك بحيث يتم إرسال رسائل بريد إلكتروني محددة بعناوين معينة إلى مجلدات خاصة بحيث يمكنك مراجعة تلك أولاً أو ضمن إطار زمني محدد. هذا يمنعك من النظر إلى صندوق بريد موحد ، والذي يمكن أن يكون ساحقًا.
10. جدول للمستقبل
تسمح لك العديد من برامج البريد الإلكتروني بجدولة للمستقبل. أجبها الآن واجعل النظام يرسلها لاحقًا.
إن التواصل بشكل فعال في الوقت المناسب هو دائمًا أفضل طريقة لبناء رأس المال الذي تحتاجه لنجاح عملك ، وسوف يساعدك في الإجابة على عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني في يوم واحد.
إعادة نشرها بإذن. الأصل هنا.
صورة الصابون اليدوية عبر Shutterstock
11 تعليقات ▼
