مفاتيح لبناء التواصل الفعال في مكان العمل

يعد التواصل الفعال أمرًا ضروريًا في تخطيط موارد المنظمة والتحكم بها لتحقيق أهداف الشركة. إن أهمية رسائل الأعمال تجعل مهارات الاتصال الفعالة أداة أعمال هامة وسمة أساسية للموظفين. وفقا لهيرتا ميرفي ، هيرب هيلدبراندت وجان توماس ، مؤلفي "اتصالات الأعمال الفعالة" ، فإن استخدام "السبعة سي" ، مثل الاكتمال والإيجاز ، سيضمن أن يصبح الموظفون أفضل في التواصل ، وقادرون على اختيار محتوى الرسالة وأسلوبها. التي تناسب غرض الرسالة وتلقيها.

$config[code] not found

كمال

تتضمن رسالة الأعمال الكاملة جميع المعلومات التي يحتاجها المتلقي لفهم الرسالة والرد عليها. تجيب رسالة كاملة عن ستة أسئلة: من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف. على سبيل المثال ، إذا أردت أن تطلب من الموظف إعداد تقرير ، فأنت تحدد ما هو التقرير المطلوب ، ومتى يجب أن يكتمل التقرير ، وإلى من ، وإلى أين يجب أن يقدم الموظف التقرير وكيف سيتم إنشاء التقرير.

الإيجاز

تتسم الرسائل التجارية الموجزة بفعاليتها الزمنية وفعاليتها من حيث التكلفة لأن الرسائل تنقل المعلومات ذات الصلة فقط بطريقة موجزة دون تكرار الأفكار. لا تتضمن الرسائل الموجزة تفاصيل غير ضرورية ويتم استخدام الكلمات المفردة ، بدلاً من العبارات ، عندما يكون ذلك ممكنًا. بالإضافة إلى ذلك ، يستخدم المُتصل عبارات "التي" و "تلك" لماما. على سبيل المثال ، "يمثل خمسة بائعين فقط ثلاثة أرباع حسابات هذا الشهر مستحقة الدفع".

فيديو اليوم

يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة

الاعتبار

التواصل الفعال هو الذي يلبي احتياجات مستمع محدد. على سبيل المثال ، "ستتمكن من التوفيق بسرعة بين حسابات الشركة المستحقة الدفع إذا كنت تستخدم تقارير تسوية الحساب اليومية والمصالحة المفتوحة التي ستكون على مكتبك عند الساعة الثالثة".

واقعية

يتم تجنب الاتصال الغامض من قبل المتصل الفعال الذي يستخدم معلومات محددة أو محددة ، مثل الحقائق والأرقام ، لنقل الأفكار. على سبيل المثال ، يشير "تقريرنا الخاص بتقادم الحسابات المستحقة الدفع إلى أننا ندين لشركة" Smith Electric "بمبلغ 15،000 دولار في 30 يومًا ، و 45،000 دولار في 60 يومًا ، بما مجموعه 60،000 $." تكون الرسائل أكثر واقعية أيضًا إذا تم استخدام كلمات صريحة. على سبيل المثال ، "تقرير تسوية المراسلات" أكثر تحديدًا من "تقرير تسوية حسابات الدفع".

وضوح

تمكن Clarity المستمع لفهم رسالة دون عناء. للتحدث بوضوح ، يستخدم المتحدث لغة دقيقة وكلمات مألوفة. على سبيل المثال ، قد يقول أحد المتحدثين "بعد تسوية الحسابات" بدلاً من "بعد تسوية الحسابات". تتطلب Clarity أيضًا تجنب المصطلحات الفنية والتجارية إلا إذا كان المتحدث على ثقة من أن المستمع على دراية بالشروط. ينبغي على المتحدث أيضًا تجنب الجمل الطويلة والترتيب الصعب للكلمات.

مهذب

الاتصالات المحترمة تحترم القارئ أو المستمع. مثل هذه الاتصالات أيضا تجنب الفكاهة مشكوك فيها. على سبيل المثال ، بدلاً من "رسالتك غير مفهومة تمامًا" ، قد تقول رسالة مهذبة: "أفتقر إلى الخبرة اللازمة لتفسير التعليمات بشكل صحيح".

صحة

يشير مصطلح "تصحيح" إلى استخدام الترقيم والنحو والإملاء الصحيحين ، واستخدام الحقائق والأرقام الدقيقة. ولذلك ، يقترح الصواب أن جميع المعلومات في الاتصال يجب أن يتم التحقق منها بدقة للتأكد من دقتها وأن تكون في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، يتطلب الصواب استخدام مصادر البيانات الأصلية عند الإمكان.