لا يوجد شيء أسوأ من اجتماع العمل الباهت. كل يوم ، هناك حوالي 25 مليون اجتماع في الولايات المتحدة وحدها. من أجل تسهيل تلك الاجتماعات ، يميل المدراء المتوسطون إلى التخلي عن ما يقدر بـ 35 في المائة من وقتهم في المكتب - في حين من المرجح أن يفقد شخص ما في الإدارة العليا أكثر من نصف يومهم في الاجتماعات.
وستكون تلك الالتزامات الزمنية النبيلة ذات قيمة تامة إذا كانت كل هذه الاجتماعات تولد أفكاراً عظيمة ، ولكن ما يقدر بـ 67 في المائة من الاجتماعات يتم تصنيفها عموماً على أنها عمليات شطب - حيث تهدر أكثر من 37 مليار دولار سنوياً من الإنتاجية المفقودة.
$config[code] not foundمع أخذ ذلك في الاعتبار ، من المنطقي فقط محاولة خفض الاجتماعات الطائشة. وإذا كنت مالكًا لنشاط تجاري صغير بدون قرار السنة الجديدة لتحسين طريقة إدارة الأشياء في شركتك ، فقد يكون إلغاء الاجتماعات الباهتة من أسبوع عملك هو الطريقة المثلى لتعزيز الروح المعنوية والبدء في عام 2017 من خلال إثارة ضجة.
كيفية تقليل الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات
لمساعدتك في البدء ، إليك 15 طريقة لإلغاء أو تسهيل جميع اجتماعاتك لعام 2017:
إحضار جدول الأعمال
واحدة من أكبر timewasters في أي اجتماع هو عدم وجود غرض. من أجل الحفاظ على سير الأمور بالسرعة المناسبة ، تأكد من حصولك على جدول أعمال مفصل لإرشادك خلال اجتماعك بأسرع ما يمكن ممكنًا.
خذه إلى الخارج
إذا كنت تسجل الوصول باستخدام فريق صغير ، فإن إحدى أفضل الطرق لإشراك الشخصيات وتحث الناس على التحدث هي عن طريق عقد الاجتماع في الخارج. لن يقتصر الأمر على استيقاظ القليل من الهواء النقي وأشعة الشمس من الزملاء والحصول على تدفق الدم فحسب ، بل سيحفز أيضًا التفكير الإبداعي. سيؤدي التغيير في البيئة دائمًا إلى حدوث تغيير في طريقة تفكير وتعاون العمال.
الحصول على ما يصل والتحرك
إحدى طرق تقليل أوقات الاجتماعات هي جعل الجميع على أقدامهم والتحرك. عن طريق إزالة الكراسي من اجتماعاتك ، يكون العمال بشكل عام أكثر ميلاً للتحدث مع أي شيء مهم ، وإبعاد المواضيع التي تضيع الوقت لوقت آخر. إذا كنت تريد حقًا غرس الشعور بالإلحاح ، وحصلت على المساحة ، فأقنع الموظفين بالتحدث أثناء التنقل.
جلب المتع
اجتماعات الغداء تحصل على سمعة سيئة لكونها مملة ، وشؤون اليوم. لكن الحصول على الموظفين حول الطاولة يمكن أن يكون في الواقع أحد أفضل الطرق لتشجيعهم على التحدث بصراحة مع بعضهم البعض. يميل الطعام إلى جمع الناس معًا ، ودائمًا ما يتكلم الناس - وهكذا إذا كانت اجتماعاتك تميل إلى أن تكون مليئة بالصمت المحرج ، حاول تجريب العمال مع قليل من البيتزا (أو شيء أكثر صحة).
حافظ على الوقت
عادةً ما يستغرق الأمر مجرد مديرٍ متوسطٍ واحدٍ طويلٍ الأمد وثلاثة أسئلة غبية لتحويل عملية تسجيل وصول سريع إلى اجتماع فظيع لمدة ساعتين. واحدة من أفضل الطرق لإبقاء أعضاء الفريق والمديرين التنفيذيين في مهمة خلال الاجتماع هو الحصول على ساعة توقف ، تعيينها لمدة 15 دقيقة وإعلام الجميع أنه عندما تنفد الساعة ، ينتهي الاجتماع. لن يساعدك ذلك فقط على تعلم كيفية شرح الأمور بشكل أكثر إلماما ، ولكن سيقدر الموظفون أن يكونوا قادرين على معرفة متى سيكون بمقدورهم العودة إليها.
ننفصل
إذا لم تستطع فعلًا الهروب من اجتماع مدته أربع ساعات ، فسيؤدي ذلك إلى جعل الحياة أكثر سهولة وسلاسة إذا كنت تستطيع تقسيمها إلى فصول متميزة. في بداية الاجتماع ، دع الزملاء يعرفون أنك ستقوم بمعالجته في أجزاء قليلة من الحجم الصغير. استخدم كل جزء لمعالجة مجموعة واحدة من المشكلات ، وكسر بعد معالجة كل قضية من أجل التحقق مع الفرق الأخرى ، والحصول على بعض الهواء النقي وإعادة التجمع.
التوقف عن استخدام PowerPoint
حتى في عام 2017 ، ما زال برنامج باور بوينت إلى حد كبير مرادفا للأعمال التجارية. نحن نستخدم برنامج PowerPoint لكل شيء - من تقارير النفقات وملاعب المبيعات إلى تحديثات التسويق. وعلى الرغم من أن ذلك قد يكون مفيدًا بشكل لا يصدق ، إلا أنه لا يمكنك إنكار أنه متعب قليلاً. لا يوجد شيء أسوأ من الخلط في غرفة المؤتمرات ومشاهدة مديرك الخطي لتحميل عرض تقديمي بـ 30 شريحة - لذلك إذا كنت ترغب في إبقاء زملائك مستيقظين ، احتفظ بالأنوار وشارك فيها لفظيا. سوف يبقي الجميع مستيقظين والأفكار تتدفق.
خطط مسبقا
واحدة من أكبر timewasters في الاجتماعات تنتظر الناس لتقديم اقتراحات وقضايا لرفع. من أجل فقدان الصمت المحرج وإخراج الجميع من الغرفة بشكل أسرع ، شجع جميع الحضور على القدوم إلى الطاولة بفكرة واحدة على الأقل أو نقطة حوار حتى قبل بدء الاجتماع.
سجل الصحافة
إذا كنت تحاول اجتياز اجتماع بسرعة ، فمن السهل أن تضيع نقاط قليلة في المشاجرة. يؤدي ذلك غالبًا إلى تحميل أسئلة متابعة أثناء محاولة إخراج الجميع من الغرفة ، ويمكن أن يكون استنزافًا كبيرًا في الوقت المناسب. إذا كنت حريصًا على التخلص من الأسئلة ، فيجب عليك تسجيل الاجتماع على هاتفك ثم إرسال الملف الصوتي إلى جميع الحاضرين بعد التوقف. بهذه الطريقة ، يعرف الجميع ما عليهم فعله ومتى يحتاجون إليه.
الفشار الجمل
هل تريد التأكد من أن الجميع يساهمون؟ عدها إلى المدرسة الابتدائية واجعل فريقك ينخرط قليلاً في تفكير الفشار. ابدأ جملة ، خذها في دائرة واطلب من كل موظف إنهاء الجملة لتعرف أفكارها. لن يؤدي ذلك فقط إلى إشراك الناس ، بل سيجبر العمال على التفكير خارج الصندوق من أجل المساهمة.
اتخاذ موقف
إذا وجدت في كثير من الأحيان أن فريقك يهدر ساعات محاولًا اتخاذ قرارات جماعية تبدو بسيطة ، حاول أن تتخلى عن أقدامهم وأن تتخذ موقفًا حرفيًا للتوصل إلى قرار. ارسم خطًا أسفل منتصف الغرفة ، واطلب من كل عامل الوقوف على الجانب الذي يتوافق مع رأيهم. ثم استخدم ذلك كنقطة انطلاق سريعة لإجبار الجميع على ترشيد اختياراتهم والمضي قدمًا.
أعط الجميع وظيفة
هناك طريقة أخرى لضمان إنجاز المهام بسرعة في كل اجتماع وهي إعطاء كل شخص فرصة أداء العمل في هذا الاجتماع. على سبيل المثال ، اطلب من شخص واحد تدوين الملاحظات ، واحد للحفاظ على الوقت واحد لتقديم الوجبات الخفيفة. من خلال إعطاء كل شخص واجبه الخاص للقيام ، ينبغي أن يعمل الاجتماع بشكل أكثر سلاسة والأفراد سيكونون أكثر تركيزا.
الذهاب الظاهري
هل تنفق الكثير من الوقت في التنقل بين المكاتب والمواقع للالتقاء بالفرق؟ توقف عن التشغيل من مكان لآخر وابدأ في استخدام أدوات مثل Skype أو Google Hangouts أو FaceTime. وبهذه الطريقة ، يمكن للعمال الحصول على جوهر ما لديك وماذا يجب عليهم القيام به دون حتى مغادرة محطات العمل الخاصة بهم.
توقف عن الكلام
إذا كنت تشعر بأن عددًا كبيرًا جدًا من اجتماعاتك يتحول إلى مونولوجات عديمة الفائدة ، فربما يرجع السبب في ذلك إلى أن اجتماعاتك هي مناجاة غير مجدية. قل ما تريد أن تقوله ، ثم اقطع نفسك واسأل الجميع ما يفكرون به. لا يمكن أن يؤدي هذا فقط إلى تقليص الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات ، ولكنه سيعطي الآخرين فرصة للتعبير عن أفكارهم الخاصة وتقديم أفكار جديدة إلى الطاولة.
المحاولة و الخطأ
في نهاية المطاف ، لا توجد شركتان متشابهتان. قد لا يعمل ما يناسب اجتماعاتك مع الشركات الأخرى ، ولذلك ستحتاج إلى إجراء بعض التجربة والخطأ لمعرفة أنواع الاجتماعات الأفضل لك وللفريق. تذكر فقط التحلي بالصبر والتركيز على اكتشاف الطرق المثالية لجعل اجتماعاتك أسرع وأقل إيلاما.
اجتماع الصورة عبر Shutterstock
1 تعليق ▼
