انتقل إلى أي شركة في جميع أنحاء البلاد ، وسوف تواجه بلا شك موظفين يشاركون في واجبات مكتبية نموذجية. قد تبدو حتى المشاهد التي رأيتها على التلفزيون. يساعد الموظفون المديرين على تلبية احتياجات العملاء التي هم في يوم معين ، ويقومون بإدارة أوراق الشركة ، بما في ذلك مسك الدفاتر ، والإيداع وإدخال البيانات. وتتألف مناصب المكتب من الأدوار مثل السكرتير ، ومساعد المبيعات ، والموظف الاستشاري ومكتب الاستقبال.
$config[code] not foundالرد على الهاتف
العديد من واجبات المكتب تشمل التحدث مباشرة مع الجمهور. يقوم موظفو مكتب الاستقبال أو موظفي مكتب الاستقبال بالرد على المكالمات الهاتفية الواردة ، ونقل المكالمات إلى المديرين والموظفين الآخرين ، واستلام الرسائل. هذه المهمة تتطلب مهارات شخصية ممتازة وصوت متحدث واضح.
استخدام المعدات المكتبية
إذا كنت تعمل في مكتب ، فسيتعين عليك في النهاية استخدام بعض المعدات. وقد يستلزم ذلك صنع نسخ باستخدام آلة النسخ ، وإرسال الفاكسات ، واستخدام الإنترنت ، وصنع المطبوعات. يتم توفير التدريب لكل جهاز على رأس العمل من قبل المشرفين أو الموظفين ذوي الخبرة الآخرين.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةادخال بيانات
يتم إنشاء النماذج من القوالب ، ويستغرق الأمر شخصًا فعليًا لإدخال البيانات في الحقول الفارغة. يتم إنشاء النماذج والأوامر والتقارير من قبل المتخصصين في المكتب - الأمناء ، كتبة إدخال الأوامر ، مساعدين مطالبات التأمين - الذين عادة ما يكونوا قادرين على كتابة العديد من الكلمات في الدقيقة فوق متوسط سرعة الطباعة.
الأمور المالية
من وقت لآخر ، قد تشمل مهام المكتب المالية الأعمال. ويتم ذلك عادة بواسطة كتبة المكتب العام الذين يرسلون مدفوعات العملاء ويقومون بالتحقق المالي.أولئك في الحسابات الدائنة التعامل مع الفواتير الصادرة للشركة ، في حين تسيطر حسابات القبض المدفوعات الواردة العملاء. قد يضطر المساعدون الإداريون إلى إعداد التقارير المالية للمشرفين.
إعداد التقرير
التقارير جزء كبير من واجبات المكتب ، ولسبب وجيه. يحتاج المديرون إلى تقارير مكتبية تغطي الميزانية ومعلومات أخرى مهمة عن الشركة. عادة ، يتم تجميع التقارير من قبل أمناء المكاتب والمساعدين الإداريين. قد تكون هذه التقارير للأشخاص داخل الشركة وتسليمها شخصيًا ، أو لشركة عبر المدينة أو عبر البلاد ، يتم تسليمها عبر البريد الإلكتروني أو خدمة التوصيل.
