المذكرة ، أو المذكرة ، هي وثيقة تستخدم للتواصل داخل المنظمة. يتصل هذا النوع من المستندات عادةً بمشاكل أو إشعارات بأعضاء المنظمة ، أو يقنع الآخرين بالتصرف ، أو يسأل عن التعليقات. المذكرات هي بالضرورة قصيرة وموجزة وتتبع صيغة محددة. يستخدم كل حقل تقريبًا المذكرات للتواصل ؛ تعلم كيفية كتابة واحدة في كثير من الأحيان مهم للنجاح المهني.
$config[code] not foundتدوين الفكرة العامة لمذكرتك والجمهور المستهدف قبل كتابة المستند الفعلي. يعتبر فحص الجمهور مهمًا جدًا عند كتابة المذكرات. على سبيل المثال ، إذا كانت المشكلة تتعلق فقط بمجموعة صغيرة من الأشخاص ، فلا تتناول المذكرة إلى المنظمة بأكملها. النظر في اللغة المناسبة للجمهور ككل. قد ترغب في توصيل رسالة مختلفة للرؤساء من المرؤوسين.
املأ قسم رأسك. يجب أن تحتوي جميع المذكرات على الأقسام نفسها. أولاً ، سيحتوي القسم "إلى" على اسم المستقبلات. على سبيل المثال ، "To: John Smith" أو "To: Smith Co. Staff" ستعمل في سطر "إلى:". تحت السطر "إلى:" ، املأ سطر "من:" مع اسمك فيه. تحت عنوان "من:" مباشرة تحت عنوان "التاريخ:" مع تاريخ كتابة المذكرة. أشهر يتم اختصارها في كثير من الأحيان. يصبح فبراير "فبراير". وأخيراً ، قم بتضمين سطر "الموضوع:" مع عنوان محدد يشير إلى ماهية المذكرة.
اكتب رسالتك التالية ؛ تهدف ليس أكثر من صفحة. يجب أن توضح الجملة الأولى بوضوح غرض المذكرة وسياقها. بعد ذلك ، إذا كان مناسباً ، شرح خلفية الحدث أو الموقف أو الظرف لموضوع المذكرة لفترة وجيزة. بعد ذلك ، اشرح ما تريده أو تتوقعه بالضبط من أولئك الذين يتلقون المذكرة. إذا كانت المذكرة الخاصة بك أطول من الصفحة بالضرورة ، قد ترغب في تضمين فقرة ملخص موجزة في نهاية الرسالة لأغراض الوضوح.
أغلق مع نهاية مهذبة. تأكد من شكر المتلقين لوقتهم في قراءة المذكرة ودعوة المناقشة أو التعليق على محتوى المذكرة نفسها.
قم بتضمين السطر "المرفقة:" بعد الإغلاق إذا كنت بحاجة إلى إرفاق مستندات إضافية مع المذكرة. اذكر باختصار عنوان المرفقات في هذا السطر مثل "مرفق: استئناف".
قم بمراجعة مذكرتك لقطع أي معلومات لا لزوم لها وتبسيط الجمل الالفاظية. الهدف من المذكرة هو الإيجاز.
تحقق من المذكرة الخاصة بك لقضايا التدقيق الإملائي والنحوي. تعتبر المذكرات عادةً مستندات احترافية. أخطاء إهمال وعدم الانتباه إلى قواعد اللغة يمكن أن تعكس بشكل سيئ على الكاتب.
