بغض النظر عن مدى الانسجام في مكان عملك ، في وقت ما ، سيسعى الموظف للحصول على المساعدة في حل التظلم. تحدد استجابتك الأولية كيفية حل المشكلة ، لذا من المهم الاستجابة بسرعة وجمع كل الحقائق ذات الصلة. من الناحية المثالية ، يجب على الموظف المتضرر أن يترك اجتماعه الأولي مع فهم واضح لكيفية استجابة الشركة وما هي الخطوات التي ستتخذها لمنع المشكلة من الظهور.
$config[code] not foundاتفق على التفاصيل
يعد التوصل إلى اتفاق بشأن تفاصيل شكوى الموظف خطوة أولى مهمة. يجب أن يكون فصل الحقائق عن الآراء هو أولوية المدير في أي اجتماع. عندئذ فقط يمكن للمشرف معرفة كيفية حل المشكلة. إذا لزم الأمر ، أعد كتابة وصف الموظف للمشكلة بكلماتك الخاصة. اسأل ما إذا كان فهمك صحيحًا. إذا وافق الموظف على ذلك ، فشكره على مشاركة مخاوفه.
كن متجاوب
في كثير من الأحيان ، يشتكي الموظفون من أن المديرين الذين سمعوا شكاواهم الأولية بدوا متعاطفين ولكنهم لم يأخذوها على محمل الجد. إذا لم تستطع التحدث على الفور ، فقم بعرض مقابلة الموظف خلال 24 ساعة. إذا كانت هناك حاجة إلى سلطة مدير مختلف ، ساعد الموظف عن طريق الاتصال بهذا الشخص لإعداد اجتماع وتأكيد حدوث الاجتماع.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالتركيز على تفاصيل
إن معرفة الطبيعة الدقيقة لمظالم الموظف هو واحد من أصعب الأجزاء وأكثرها أهمية في التحقيق في الشكوى. بالنسبة لمزاعم سوء السلوك التي تشمل أكثر من موظف واحد ، يحتاج المدير إلى طرح أسئلة متعددة لتحديد الوقائع. إذا بدا الموظف غامضًا ، فابحث عن "من وماذا ومتى وأين ولماذا" لكل حادث. انصحه بأن حل مشكلته أصعب بدون هذه التفاصيل.
الاستماع والاستجابة
استمع بفاعلية كمحادثة للموظف ، لكن تجنب الأحكام السابقة لأوانها أو تخمين ما يقوله حتى تستمع إلى كل الحقائق. تدوين الملاحظات ، حتى لا تعتمد على الذاكرة ولا تخاف من طرح أسئلة متابعة لتوضيح النقاط غير الواضحة. ذكّر الموظف بأنك ستبقي شكواك سرية قدر الإمكان ، لكن أخبره بأنك ملزم بإشراك الآخرين.
تسوية على الحل
في بعض الأحيان ، يوصف وصف الموظف حلاً. في أوقات أخرى ، هناك حاجة إلى مزيد من الحقائق المفصلة الإضافية ، مثل التحقق من سياسات الشركة أو لغة العقد السابقة. صف أي إجراءات مقترحة بعبارات واضحة وبسيطة. ومع ذلك ، قبل الالتزام بالحل ، عليك أن تشرح للموظف ما تستطيع أو لا تستطيع القيام به. خلاف ذلك ، أنت تخاطر بتفاقم الوضع من خلال الوعد بشيء لا يمكنك تقديمه.
اجتماعات متابعة الجدول الزمني
عند معالجة شكاوى الموظفين ، ينبغي على المديرين اتباع نفس النهج الذي يستخدمونه لإرضاء عميل غير سعيد ، كما يقترح الاستشاري جون تريس. كتابة موقع الويب الخاص بـ Inc. ، توصي Treace بجدولة اجتماع لشرح الخطوات التي اتخذتها ، بالإضافة إلى كيفية منع حدوث الموقف مرة أخرى. أشكر الموظف على إثارة هذه المشكلة واطلب منه تقديم النصح لك إذا ظهرت أي مشاكل.
