لماذا الرواتب هي وظيفة واحدة يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية

"… كان لدى الشركة شخص واحد يؤدون جميع وظائف معالجة كشوف المرتبات. تقوم الشركة الآن بالاستعانة بمصادر خارجية للوظائف نتيجة للتفكير في المستقبل. اختاروا الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف لتقليل مخاطر عدم معالجة كشوف المرتبات ، لإدارة النمو من خلال توقع زيادة مسؤوليات الرواتب التي ستكون مطلوبة مع نمو الشركة واستئجار المزيد من الموظفين ، ومواكبة التكنولوجيا ، مثل بطاقات الدفع والودائع المباشرة. "

من الناحية المثالية ، يحقق التعهيد الخارجي ثلاثة أهداف رئيسية:

• إنه يحرر الوقت والموارد للتركيز بشكل أكبر على أعمالك الأساسية.
• يتيح لك الوصول إلى المزيد من التكنولوجيا والخبرة لأداء الرواتب بشكل جيد.
• يقلل من التكاليف والمخاطر.

دعونا نفحص كل هذه الفوائد بمزيد من التفصيل ، وماذا تعني.

1. التركيز بشكل أفضل على الأعمال الأساسية الخاصة بك

الرواتب هي واحدة من تلك الوظائف الحاسمة التي قد لا تزيد من المبيعات مباشرة. ولكن نفذت بشكل سيء ، يمكن أن تضع عملك في عالم من الأذى.

والأهم من ذلك كله ، أنه يمكن أن يستنزف الوقت الداخلي والاهتمام بعيدًا عن الأنشطة الأساسية.

يتعين على الشركات الالتزام بمجموعة كبيرة من القوانين عندما يتعلق الأمر بالموظفين - من الفيدرالية ، إلى الدولة والمحلية. يستغرق الكثير من الوقت والاهتمام بالتفاصيل للتعامل معها.

هناك المتطلبات القانونية الواضحة ، مثل إعداد التقارير الضريبية والتحويلات. هناك متطلبات حول حجب الضرائب من راتب الموظف ، وكذلك حساب جزء صاحب العمل من الضرائب. في بعض الحالات ، هناك متطلبات الإيداع الإلكتروني. أنت في حاجة أيضًا إلى معرفة وقت التقدم - على المستوى الفيدرالي والولائي والمحلي.

الضرائب ، على الرغم من ذلك ، ليست سوى البداية.

"كصاحب عمل ، تحتاج أيضًا إلى فهم قوانين الأجور والساعات. على سبيل المثال ، تحتاج إلى معرفة متى يُطلب منك سداد الأجر الإضافي ، "قال آندي تشايلدز ، نائب رئيس Paychex ، في مقابلة حديثة مع Small Business Trends. Paychex هي واحدة من أكبر خدمات الرواتب في البلاد ، تخدم ما يقرب من 600،000 الشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم. وقال تشايلدز إن قواعد الأجور والساعات يمكن أن تكون تقنية عالية.

ثم قد يكون هناك متطلبات جديدة للتقديم ، ومتطلبات الدولة حول تعويض البطالة والتأمين على تعويض العمال.

وأكد تشايلدز على أن أكبر قضية هي غير متوقع التزامات الوقت.

"ربما تكون قد خصصت مبلغًا معينًا من الوقت كل أسبوع لتشغيل جدول الرواتب. ثم تحصل على مفاجأة غير متوقعة في شكل إشعار من مصلحة الضرائب. ولكن الأمر ليس فقط أن مصلحة الضرائب الأمريكية تبلغك بأنك مدين بغرامة. الآن عليك أن تذهب من خلال السجلات الخاصة بك والتحقيق لتحديد ما إذا كنت ارتكبت فعلا المخالفة. فجأة كنت متورطًا في حل للنزاع ، "قالت تشايلدز.

وأضاف أنه لا يحدث أبداً في وقت مناسب لصاحب شركة صغيرة.

2. الحصول على الخبرة والتكنولوجيا

سبب آخر للاستعانة بمصادر خارجية هو الحصول على الخبرة والتكنولوجيا.

يتعين على أصحاب العمل التعامل مع ما يقرب من 10000 ولاية ضريبية على مستوى الولايات والوﻻيات والمحلية في جميع أنحاء الوﻻيات المتحدة. في حين أن معظم الشركات الصغيرة لن تضطر إلى الامتثال لكل من تلك الولايات القضائية ، إلا أنها تشير إلى تعقيد القوانين. وفي كل عام يتم سن المئات من القوانين واللوائح الجديدة.

بالنسبة للشركات الصغيرة على الجانب الأكبر (50 موظفًا بدوام كامل وما فوق) ، يفرض قانون الرعاية بأسعار معقولة وحدها متطلبات كبيرة للإبلاغ والتوافق. عند السؤال عن مثال ، أشار Childs إلى نماذج IRS 1094-C و 1095-C. سوف تتطلب هذه النماذج من أصحاب العمل التصديق على ما إذا كانوا يقدمون للموظفين بدوام كامل فرصة للتسجيل في التأمين الذي يوفر الحد الأدنى من التغطية الأساسية.

وأضاف تشايلدز "لن تكون هذه نماذج بسيطة لإكمالها". (قامت Paychex بإنشاء مركز موارد عبر الإنترنت لإصلاحات نظام الرعاية الصحية بسبب تعقيد القانون).

لا تقل أهمية التكنولوجيا الجديدة عن أهمية التكنولوجيا. يعتمد أرباب العمل اليوم على التكنولوجيا للعمل بكفاءة أكبر. مع نمو الأعمال التجارية ، يحصل أصحاب العمل على سجلات أكثر للموظفين للاحتفاظ بها ويحتاجون أيضًا إلى المزيد من التقارير. يصبح الافتقار إلى التكنولوجيا عائقاً أمام التوسع في نمو الأعمال.

الموظفين يتوقعون أيضا التكنولوجيا. الموظفون اليوم يريدون خيارات مثل الإيداع المباشر والخدمة الذاتية للوصول إلى معلومات الرواتب على الإنترنت. قد يكون أصحاب العمل غير القادرين على توفير مثل هذه الخيارات في وضع غير تنافسي.

علاوة على ذلك ، فإن انفجار استخدام الأجهزة المحمولة يؤدي إلى مستوى جديد من توقعات التقنية. وقال تشايلدز إن استخدام الهاتف المحمول لا يزال ناشطا عندما يتعلق الأمر بكشوف المرتبات ، لكنه "ينمو بمعدل سريع في Paychex".

وأشار إلى أن أرباب العمل يستخدمون الأجهزة المحمولة للنظر في تقارير معينة والبحث عن معلومات ، مثل مقدار الأموال التي يحتاجون إليها في البنك في تواريخ الرواتب. كما بدأ الموظفون في استخدام تطبيقات الجوال لفحص سجلاتهم الخاصة.

ويتوقع تشايلدز أن يستمر استخدام الهاتف المحمول لجدول الرواتب ، لأنه يحرر أصحاب الأعمال والمديرين لمغادرة المكتب.

"مع تطبيقات الرواتب في Paychex ، يمكنك القيام بكل شيء تقريبا من الشاطئ - إذا أردت ذلك ،" أضافت تشايلدز.

3. تقليل التكاليف والمخاطر

يمكن الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات أيضا المساعدة في خفض التكاليف والحد من المخاطر. في المتوسط ​​، قال تشايلدز ، إن الشركات تدفع أكثر من الموظفين بنسبة 4 في المائة بسبب الاختلافات بين وقت الموظف وسجل زمني دقيق.

وأضاف: "إن مجرد وجود سجل لتسجيل الوقت والحضور أكثر دقة يمكن أن يوفر المال". (Paychex لديه حاسبة التوفير في التكاليف هنا.)

ثم لديك عقوبات محتملة لانتهاك التقارير وغيرها من المتطلبات. ووفقًا لبيانات مصلحة الضرائب ، فإن 40٪ من الشركات الصغيرة تدفع غرامة متوسطة قدرها 845 دولارًا سنويًا للتسجيلات المتأخرة أو غير الصحيحة.

اليوم هناك حلول خارجية لمؤسسات صغيرة مثل موظف واحد ، تشير إلى Childs. الحلول بأسعار معقولة ، بدءا من أقل من 50 دولارا في الشهر للشركات الصغيرة ، اعتمادا على الاحتياجات.

يوفر مقدم رواتب جيد القدرات التي تتجاوز ما يمكنك القيام به بنفسك. إذا لم تكن قد نظرت في حلول خارجية من قبل ، فاجعل هذا العام هو العام الذي تقوم فيه بالتحويل. سيوفر لك راحة البال لك كمالك ، ووقت التحرر في شركتك.

نصائح لاختيار مزود مرتبات خارجي

إذا كنت تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على الرواتب ، فمن المفترض أن تنظر إلى النقاط الثلاث النموذجية كنت تنظر عند اختيار أي نوع من مزود:

• السعر
• الخدمات
• سمعة

ولكن عندما يتعلق الأمر بكشوف المرتبات ، هناك نقاط أخرى يجب مراعاتها أيضًا:

أمن وموثوقية المزود

أنت تمنح مقدم قائمة الرواتب الأسماء والعناوين وأرقام التأمين الاجتماعي وأرقام حسابات البنك لموظفيك. أنت تمنح توكيلًا لإيداع ملفات نيابة عنك.

الذهاب مع مزود قوي من الناحية المالية مع ضوابط جيدة في المكان.

خلاف ذلك ، يمكنك أن تجد شركتك في مأزق ، مثل بعض الشركات في ولاية كارولينا الجنوبية بعد أن تم اتهامه بمقدم رواتب صغير تديره عائلة بسرقة 11 مليون دولار من العملاء.

في عام 2014 ، صُدم عملاء شبكة خدمات الموظفين ليكتشفوا أن مزود الرواتب قد استخدم أموالهم لتمويل أنماط الحياة الشخصية الباذخة ، بدلاً من تحويلها إلى سلطات ضريبية. هؤلاء العملاء - جميع الشركات الصغيرة - وجدوا أنفسهم يواجهون عمل مصلحة الضرائب. لماذا ا؟ لأن رب العمل في نهاية المطاف مسؤول حتى لو كان مزود الرواتب يسرق منهم. (لدى مصلحة الضرائب الأمريكية نصائح لحماية شركتك إذا كنت تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية).

تتبع سجل تخدم الشركات مثل لك

هل يمتلك مزود الرواتب جدولاً قياسياً حافلاً بالأعمال التي يخدمها حجمك؟ هل يتمتع المزود بالخبرة في مجالك؟

عروض الخدمات التكميلية

فكر في الخدمات الأوسع التي قد تحتاجها مع نمو أعمالك ، مثل الفوائد وخدمات الموارد البشرية. هل ستتمكن شركة المرتبات من تقديم تلك الخدمات؟

قدرات الامتثال التنظيمي

هل يمتلك مزود الرواتب جدول الموارد اللازمة لمواكبة القوانين والأنظمة المزدهرة حول التوظيف والرعاية الصحية والضرائب؟

تقنية

تقييم تكنولوجيا شركة الرواتب ، بما في ذلك جاهزيتها عبر الهاتف المحمول. هل تستثمر شركة المرتبات في التكنولوجيا الجديدة؟ هل يمكنهم مواكبة التكنولوجيا مع نمو الطلب على جانب صاحب العمل والموظف؟

واجهات المحاسبين

هل يمكن للمحاسب الخاص بك الحصول على سهولة الوصول إلى كشوف المرتبات والسجلات ذات الصلة لأغراض التسويات والإيداعات الضريبية؟

صورة الرواتب عبر Shutterstock