تمتلئ أيام المساعدين الإداريين بمهام متعددة بما في ذلك الجدولة ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وإدارة المشاريع. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري أحيانًا أخذ رسالة إلى رئيسك عندما تكون غير متاحة. يمكن لرسالة غير واضحة ، مكتوبة بشكل سيئ أن تحبط رئيسك في العمل. إذا كنت ترغب في إثارة إعجابك ، قم بتقديم رسالة مفصلة تلخص طبيعة المكالمة والاستجابة المطلوبة. حتى إذا لم تكن مساعدًا إداريًا ، فقد تضطر أحيانًا إلى تلقي رسائل لمدرب غير متوفر.
$config[code] not foundبينما على الهاتف
اسأل المتصل إذا كان يرغب في ترك رسالة. إذا كانت الإجابة "لا" ، فتأخذ لحظة لتشجيع الرسالة. أخبره أن رئيسك سيكون في اجتماعات طوال اليوم ، لذا قد لا يكون الاتصال هو الخيار الأفضل.
اطلب من المتصل إعطاء رسالة تفصيلية. سوف يجيب بعض المتصلين بـ: "فقط اتصلوا بي مرة أخرى". لسوء الحظ ، قد لا يكون رئيسك في العمل راضيًا عن هذه الرسالة الغامضة. في هذه الحالة ، أجب بـ "بالتأكيد شيء. ما الذي يمكنني إخباره به؟"
اطلب اسمًا كاملاً من المتصل. قد تسبب الأسماء الأولى ارتباكًا لرئيسك في العمل. اسأل ببساطة "هل يمكنني الحصول على اسمك الكامل؟" عند اخماد الرسالة.
اطلب رقم هاتف المتصل. على الرغم من أن هذا قد يبدو واضحًا ، إلا أنه من السهل نسيان الرقم عند التركيز على جوانب أخرى من المكالمة. إذا كان المتصل يفضل أن يتم الاتصال به عن طريق البريد الإلكتروني ، اكتب هذا أيضًا.
اكتب كل هذه المعلومات عن الورق الخردة أثناء طرح الأسئلة. اكتب تاريخ ووقت المكالمة أيضًا.
ترحيل الرسالة
قم بتنظيم ملاحظاتك للمكالمة على ورقة صغيرة من الورق. يجب أن تملأ كل رسالة ورقة واحدة فقط. تجنب كتابة أكثر من رسالة في كل مرة.
اكتب تاريخ ووقت المكالمة ، متبوعًا بالاسم الأول واسم العائلة للمتصل أعلى الورقة. إذا أعطت أيضًا منصبها أو علاقتها مع رئيسك في العمل ، مثل محاسب أو مورد ، اكتب هذا هنا أيضًا.
تلخيص الغرض من المكالمة في جملة واحدة قصيرة. اكتب هذا تحت اسم المتصل. كن مختصرا ومحددا بحيث لا يحتاج رئيسك إلى التساؤل عن هذا الأمر.
اكتب رقم هاتف المتصل في أسفل الرسالة.
اكتب "عاجل" بأحرف كبيرة في الزاوية العلوية اليمنى من الملاحظة إذا كانت المكالمة مهمة للغاية. لن تقع معظم رسائل الهاتف ضمن هذه الفئة. تشير الرسائل العاجلة إلى حالات الطوارئ العائلية أو مشاكل العمل التي قد يكون لها تأثير سلبي كبير على الشركة.
نقل الرسائل إلى رئيسك في العمل بمجرد توفرها. أثناء تسليمه كل رسالة ، اقرأها بصوت عالٍ. بهذه الطريقة ليس هناك فرصة لأن يفتقد رسالة مهمة.
تلميح
تعرف متى تتحدث. إذا كانت الرسالة حالة طارئة بالفعل ، خاصة مع عائلة رب العمل ، فقاطعها وأخبرها عن المتصل على الفور. بعض الأشياء في الحياة هي أكثر أهمية من اجتماع عمل.
