ما رأيك: هل نحن جميعًا نستخف بأهمية البريد الإلكتروني؟ ربما لأنه يضيع في البريد المزعج ، أو بسبب قنوات بديلة في تويتر ، ينكدين ، وفيسبوك؟ ذكرني شخص ذكي مؤخرًا أن البريد الإلكتروني هو العمود الفقري لوسائل الإعلام الاجتماعية.
وفي مقال نشر مؤخراً حول آداب الأعمال في منتدى أمريكان إكسبريس المفتوح ، كتب ستيف ستراوس ، خبير الأعمال الصغيرة:
"البريد الإلكتروني الآن هو الشكل المهيمن من الاتصالات التجارية ويجب أن يعامل على هذا النحو. تساعد بعض السياسات الموحدة الجميع على البقاء على المسار الصحيح ".
$config[code] not found
أنا أقول أنه حتى مع "e" أمامه ، فإنه لا يزال البريد. هو اتصال عملك. انها ليست مجرد مبيعات. وكوننا منغمسين في اتصالات نصية سريعة الإهمال لا يعني أنه لا ينبغي لنا الانتباه إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا. وإذا كنت ستفعلها - وتواجهها ، فأنت كذلك - افعلها بشكل صحيح. أعتقد أن قائمتنا هنا ليست شيئًا لا نعرفه جميعًا ، ولكن قد نحتاج إلى التذكيرات. آمل أن يساعد هذا:
1. اختصر. نحن جميعا مشغولون معظمنا يتصفح رسائل البريد الإلكتروني لدينا ، ويبحث عن النقاط الأساسية ، ويحاول الدخول إليها والخروج منها بسرعة. لم أكتب أبدًا أي شيء لم يكن أكثر فائدة عندما تقطع إلى نصف طولها.
2. اجعل سطر الموضوع ملخصًا. يبدو هذا واضحًا ، ولكن افحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وستجد أن معظم خطوط الموضوع عشوائية في أحسن الأحوال. لدينا خيوط تنمو مثل كرات الثلج تعلق على موضوع الرسالة الأولى ، وهو موضوع تم تغييره منذ فترة طويلة. لقد دخلنا في مواضيع مثل العناوين الرئيسية ، محاولين خداعنا لمزيد من القراءة. لا تبدو مثل مرسلي البريد المزعج. صف رسالتك في سطر الموضوع الخاص بك.
3. ابدأ وانتهي بـ "أنت". هذا هو أحد أساسيات كتابة خطاب الأعمال: عنوان المصلحة الذاتية للقارئ. ابدأ فقرتك الأولى بكلمة "أنت" وتضمين شيئًا مثل "سألتني …" أو "أردت …" أو "ذكرت" أو "تحتاج". ابدأ الفقرة الأخيرة مع "أنت" مرة أخرى وشدد على ما لديك سوف يخرج القارئ من فعل كل ما تطلبه.
4. موضوع واحد فقط لكل رسالة. ستجد أن النتائج الفعلية لرسائل البريد الإلكتروني تتنقل عند كسر رسائل البريد الإلكتروني في رسالة واحدة لكل موضوع. هذه الرسائل الإضافية التي تريد تضمينها من المحتمل أن تضيع. كسر الرسائل تصل.
5. استخدم النغمة المناسبة. كن حذرا وتصحيح مع لهجة. يصعب وضع السخرية ، والمحاكاة الساخرة ، والسخرية في نص أبيض وأسود صلب بارد. من السهل جدا فهم النغمات. لا تكتب أي وقت مضى بريدًا إلكترونيًا يمكن إساءة تفسيره وإعادة توجيهه إلى شخص خارج السياق. لا تكتب أبداً رسالة بريد إلكتروني من شأنها أن تكون محرجة إذا تم اقتباسها.
6. لا ترسل نسخًا إضافية. إنها رسالة ، وليست أرشيفًا أو قبوًا. كلنا نكره تلك النسخ الإضافية التي تغطي ظهرك عبر البريد الإلكتروني إلى أي شخص قد يتهمك في يوم من الأيام بطريقة غامضة بعدم إرسال شيء ما ، أو التعامل مع شيء ما ، أو متابعته. أرسل بريدك الإلكتروني إلى الأشخاص الذين يقصدونه ، وليس أي شخص آخر.
7. الاحترام الإملائي والنحوي. استخدم مدقق إملائي على الأقل ، ولكن عليك أن تدرك أن المدققين الإملائيين لا يلتقطون الكثير من الأخطاء السيئة. باستخدام "هناك" لـ "هم" ، على سبيل المثال ، أو التشويش الشائع جدا للفصوص والجمع ، كما لو أن كل كلمة جمع تحتاج إلى فاصلة عليا. جرب بحث google هذا أو المفضلة لدي الشخصية ، 10 أخطاء إملائية شائعة في oatmeal.com. هذه الاخطاء تفعل اتصالاتك ما قطعة كبيرة من السبانخ اشتعلت في أسنانك لا لابتسامتك.
8. تذكر أنها ليست خاصة. ينتمي البريد الإلكتروني للشركة إلى الشركة ، ويمكن استدعاؤك للبريد الإلكتروني الشخصي في المحكمة. الأشخاص الذين يريدون معرفة كيف يمكنهم التجسس عبر البريد الإلكتروني. لا تكتب أبداً أي شيء إلكتروني محرج لك أو إلى المتلقي أو غير المناسب أو المتعصب أو غير القانوني أو الغبي.
9. البريد الإلكتروني ليس للحجج. الكلمات الغاضبة ليست قابلة للتحلل البيولوجي. لا تجادل في البريد الإلكتروني. امشي في القاعة أو احصل على الهاتف. لقد تعلمت هذا بنفسي بالطريقة الصعبة ، واعتقدت أن استخدامي اللامع للغة الإنجليزية يمكن أن يجعلنا بطريقة ما أفضل مما كنت أستطيع أن أتحدث به من خلال الحديث القديم. إنه لا يفعل أبدًا. لا يكاد البريد الإلكتروني يكسب نقطة أو يوقف أي حجة. إنها دائماً تجعل الأمور أسوأ ، وليس أفضل.
10. مراعاة تلك المواضيع. معظم برامج البريد الإلكتروني لدينا يبني رسائل البريد الإلكتروني طويلة مثل الأطفال بناء كرات الثلج المتداول إلى أسفل. يتم جمع كل رسالة بريد إلكتروني جديدة أدناه في الموضوع. هل هناك شخص ما لم يدرك على الفور ، بعد فوات الأوان ، بعد فوات الأوان ، أنك أرسلت عن طريق الخطأ سلسلة طويلة تضمنت الكثير من المعلومات أو بعض التعليقات المحرجة بشأن شخص ما على طول الطريق. لا تكره عندما يحدث ذلك؟ وبعد ذلك ، وبصرف النظر عن هذه المشكلة ، هناك مجرد وفرة من المعلومات عديمة الفائدة كما كل البريد الإلكتروني الجديد في الموضوع يتضمن جميع رسائل البريد الإلكتروني السابقة. فكر في كمية الحمأة التي نرسلها عبر خط الأنابيب. هل يجب تذكير الجميع في كل رسالة بريد إلكتروني حول كل ما قيل في جميع رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة؟
