المفتاح لكتابة تقرير فعال هو فقط التمسك الحقائق. ركز على أهم التفاصيل. تقدم أفضل التقارير شرحًا واضحًا ومختصرًا للموضوع المطروح. يعتقد الكثير من الناس أن التقرير يجب أن يكون طويلاً ومغمورًا بتفاصيل ، ولكن في الحقيقة ، فإن التقرير الفعال سوف يصل إلى حد الموضوع بطريقة مختصرة. قبل البدء في كتابة التقرير ، قم أولاً بإنشاء قائمة نقطية لجميع الموضوعات التي تحتاج إلى مناقشتها. يمكنك بعد ذلك تنظيم التقرير بناءً على هذه المعلومات.
$config[code] not foundأوجز تقريرك قبل كتابته. أنشئ أقسامًا عامة ، ثم قسّم هذه الأقسام إلى أقسام فرعية أصغر مع عناوين وصفية وسهلة المتابعة. اجعل المخطط في جدول محتويات وقم بتضمين جدول المحتويات في بداية التقرير ، بحيث يتمكن القارئ من الرجوع بسهولة إلى معلومات التقرير.
حدد جمهورك. من سيقرأ هذا التقرير؟ سيساعدك هذا على اتخاذ القرار بشأن نبرة التقرير. تقرر ما إذا كانت غير رسمية أو رسمية. بغض النظر عن النغمة التي تستخدمها ، اكتب بلغة واضحة ومباشرة. تجنب "التحدث مع الشركات" ، المصطلحات والعبارات الكبيرة.
ابدأ تشغيل التقرير مع ملخص تنفيذي. تلخيص النقاط الرئيسية. استخدم الرصاص من أجل البساطة ولفت الانتباه إلى الأهداف الرئيسية للتقرير. ارجع إلى هذا الملخص التنفيذي بعد اكتمال التقرير للتأكيد على أنك قد حصلت على جميع التفاصيل الأكثر أهمية.
تقديم تفاصيل محددة عن كل قسم فرعي حددته في الخطوة الأولى. قسّمهم إلى فقرات قصيرة. يجب ألا تتجاوز كل فقرة أربع أو خمس جمل. تجنب الأوصاف التفصيلية: حدد وجهة نظرك أو إحصاءاتك ذات الصلة أو الإجراءات المقترحة ، وانتقل إلى القسم التالي.
استخدم العناصر المرئية في الإشراف لتوضيح نقاطك. ستساعد الرسوم البيانية والمخططات والصور التي تدعم نتائجك القارئ على فهم المفاهيم.
اقرأ التقرير مرتين بعد الانتهاء من المسودة الأولى. قطع الكلمات غير الضرورية واللغة زائدة عن الحاجة. تصحيح القواعد النحوية والأخطاء الإملائية.
ضع نص التقرير في قالب جذاب مع غطاء بسيط. يحتوي Microsoft Office على قوالب تقارير مجانية متاحة في موقع Microsoft (راجع الموارد). أغلف التقرير في الربط اللولبي بحيث يمكن للقراء بسهولة التنقل عبر الصفحات.
تلميح
قلل عدد الصفحات إذا كنت تريد أن يكون التقرير فعالاً.
لا تسمح للقارئ بالضياع أو الترويع بسبب طول التقرير. تريد أن يقرأ الناس التقرير بأكمله بدلاً من أن يقرأوه ببساطة.
اسمح لقارئ آخر بالنظر إلى التقرير للتأكد من أنه ينقل نقاطك بشكل فعال.
