إن المذكرة التي تحتوي على الأخبار السيئة حول تخفيضات الميزانية تكون مرهقة للشخص الذي عليه كتابتها كما هو بالنسبة للموظفين الذين يتلقونها. لكن هناك طرق للتعامل مع صياغة المذكرة الصحيحة لهذه المهمة غير السعيدة ، وهي تتضمن الحفاظ على الصفات مثل النبرة ، والتوجيه ، والتعاطف. واجه الأخبار السيئة في مذكّرك ، وفسر ما سيحدث بعد ذلك ، وسوف تقطع شوطا طويلا نحو قبول منطقي لهذا الوضع السلبي.
$config[code] not foundتعليمات
اشرح ما يحدث بأسرع ما يمكن في المذكرة. ابدأ باعترافك بأن الأخبار التي سترسلها غير مرحب بها. ثم وضع أسباب التخفيضات في الميزانية ، والقيام بذلك بطريقة هادئة ، وعقلانية.
صف ماذا تعني تخفيضات الميزانية لوظائف الموظفين. هذا هو أكبر سؤال ستحتاج إليه وتحتاج إلى معالجته في وقت مبكر. حدد ما هي الأقسام في شركتك التي ستتأثر بالتخفيضات ، وعدد الوظائف التي ستكون على المحك.
تجنب استخدام لغة غاضبة أو متعالية أو ساخطة في أي مكان في مذكرتك. احترام موظفيك من خلال قول الحقيقة ، وبطريقة حنونة. ولكن لا تعتذر أو تكتب بشكل مفرط عن مدى شعورك بالضيق. من المحتمل أن يرى مستخدموك مثل هذه التعليقات على أنها غير صادقة.
التعبير عن الاهتمام في ردود الفعل. أبلغ موظفيك كيف يمكنهم الوصول إليك بأسئلة حول تخفيضات الميزانية. حاول أن تتوقع أنواع الأسئلة التي سيطرحونها ، وكن مستعدًا لتقديم إجابات موثوقة وموجزة.
أشكر الموظفين على وقتهم ، ليس فقط لقراءة المذكرة ، ولكن لعملهم الجاد والتزامهم في العمل. تجنب الرحمة المزيفة. بدلا من ذلك ، أظهر التعاطف والقلق. امنحهم الدعم من خلال تضمين معلومات في مذكرتكم حول المشورة والأشكال الأخرى من مساعدة الموظف التي قد تكون متاحة.
توجيه الموظفين إلى الموارد البشرية لمزيد من المعلومات حول تخفيضات الميزانية. في حين يجب أن تقوم هذه الإدارة بإبلاغ الموظفين عن ترتيبات مثل مكافأة نهاية الخدمة والتأمين والوظيفة ، تجنب إرسال الموظفين إلى هناك للإجابة على الأسئلة الموجهة نحو المخاوف. إنها مسؤوليتك لجعل الموظفين يشعرون براحة أكبر ، ويجب عليهم أن يأتوا إليك بهذه الأسئلة.
قم بتضمين أي مرفقات قد تكون لديك بخصوص تخفيضات الميزانية. بعد التوقيع على مذكرتك مع تعهد بالتوفر لأية أسئلة ، يمكنك أيضًا إضافة تذييل يوجه القراء إلى المخططات والمعلومات الإحصائية الأخرى التي تدعم القرار بخفض الميزانية. هذا قد يساعد الموظفين على فهم أفضل سبب هذه الخطوة.
تلميح
أوقف الشائعات عن طريق كتابة المذكرة في أقرب وقت ممكن. يمكن أن تؤدي الشائعات حول الأخبار السيئة الوشيكة إلى خلق مشاكل معنوية مثيرة للانتباه تحتاج إلى المعالجة السريعة.
تحقق المذكرة الخاصة بك بعناية عن أي أخطاء في قواعد اللغة أو اللغة أو التهجئة. ستؤدي الأخطاء إلى عيوب الاستيراد الجاد لإعلانك.
