يكون مخطط الاجتماعات في فندق كبير مخصص لإقامة المؤتمرات مسؤولًا عن حدث العميل من الاتصال الأولي حتى مغادرة المجموعة للفندق. يعالج المخطط كل شيء من حجز غرف الاجتماعات وغرف الفنادق إلى إعداد الطعام والمعدات. في منشأة كبيرة ، قد يكون هناك العديد من مخططي الاجتماعات الذين لديهم جميعًا مجالات مختلفة من الخبرة ويعملون معًا في أحداث جماعية. وتشمل أمثلة هذه المجالات المختلفة التحفظات والأغذية والمشروبات والعلاقات العامة.
$config[code] not foundالعلاقات العامة والتسويق
في هذا الدور ، يعمل مخطط الاجتماعات كممثل من مرفق الإقامة والمؤتمرات للجمهور. مهمة المخطط هي التأكد من أن المنشأة تتمتع بسمعة إيجابية وللمساعدة في إبداء حجوزات العملاء. يقوم منظمو الاجتماعات بإنشاء كتيبات توضح خدمات المنشأة ، والرد على البريد الإلكتروني أو الاستفسارات الهاتفية حول خدمات تخطيط الأحداث وتقديم معلومات حول مرافق الاجتماعات الحالية واستخدامها على الموقع الإلكتروني للفندق. في هذا الدور ، يقوم المخطط بإنشاء محتوى لإعلانات الوسائط المتعددة لقسم تخطيط الأحداث بالمرفق. مطلوب من المخطط أيضا الوصول إلى الشركات والاتفاقيات لتشجيع الأعمال الجديدة والمستمرة.
التحفظات والتسجيل
عند العمل في المقام الأول في الحجوزات والتسجيل ، يساعد مخطط الاجتماعات العملاء في حجز الفنادق والحفلات الموسيقية للحاضرين. واعتمادًا على مدى حجم المجموعة والأنشطة التي سيتم عقدها في الموقع ، يقترح مخطط الاجتماعات أي غرف الاجتماعات في مركز المؤتمرات ستلبي احتياجات العميل على أفضل وجه. كما يقوم المخطط بحجز مجموعات من غرف الفنادق لمشاركين من العملاء ويساعد في أي مسكن فائض ضروري. يتضمن جزء من دور مخطط الاجتماع هذا التفاوض على سعر الخصم الجماعي وربما المساعدة في ترتيبات السفر. كما يساعد مخططو الاجتماعات في التسجيل في الموقع للحاضرين.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالأغذية والمشروبات
كل اتفاقية تحتاج إلى خدمات الطعام والشراب. لحسن الحظ للعملاء ، يعتني مخططو الاجتماعات في الموقع بهذه المسألة بسهولة. يساعد مخطط الاجتماع العميل على معرفة كمية الطعام اللازمة لمقدار الحضور المتوقع. ويساعد جزء من هذا في تحديد ما إذا كان سيتم تقديم وجبات الطعام في مأدبة عشاء أو بوفيه مفتوح وما هي المشروبات التي ينبغي تقديمها. يناقش مخطط الاجتماعات القائمة لكل وجبة مع العميل ويساعد على تطوير صفقة الميزانية أو الحزمة للعميل.
واجبات فنية
هناك العديد من الجوانب الفنية المختلفة لمهمة مخطط الاجتماعات في مكان إقامة مؤتمر كبير. يتمثل أحد الجوانب المالية الفنية للدور في مساعدة العميل على تطوير ميزانية وتحديد كيفية دفع جميع الخدمات في المرفق. ينظم مخطط الاجتماعات الحدث الكامل للعميل ، مع التأكد من أن العميل يعرف ما هي غرف المؤتمرات المتاحة في أي وقت ويضع جدولاً للحدث. كما يتحمل المخططون مسؤولية تحديد مكان وتأجير وإعداد أي معدات سمعية بصرية أو غيرها من المعدات المتخصصة التي يحتاجها العميل. يمكن لمخطط الاجتماعات أيضًا تحديد مكان وترتيب التسلية بناءً على طلب العميل.
