العمل المنظم هو عمل منتج. قد لا تعتبر نفسك أنعم بمهارات تنظيمية طبيعية ، ولكن الآن هو الوقت المثالي للحصول على عملك وتنظيم مساحة العمل.
فيما يلي 10 نصائح لمساعدتك في القيام بذلك والحصول على المسار الصحيح في العام الجديد.
كيف تنظم عملك الصغير
تطهير مكتبك
حتى إذا كنت لا تمانع في الفوضى والغبار ، فالفوضى المفرطة يمكن أن تضيف إلى التوتر والفوضى اليومية.توجد فوضى لأننا نعتقد أن كل شيء مهم. مع بداية العام الجديد ، يمكنك التخلص من أي شيء قديم أو لم يعد صالحًا أو مكررًا.
$config[code] not foundفمثلا:
- أعد تدوير الإلكترونيات المكسورة التي قد تكون خبأتها في خزانة.
- احذف كل تلك الرسائل الصوتية القديمة.
- التبرع بأي شيء لا تحتاجه أو تستخدمه.
- احتفظ بالأساسيات وأي شيء استخدمته في العام الماضي ؛ كل شيء آخر يمكن أن تذهب.
عندما تكون مساحة العمل لديك نظيفة ومرتبة ، ستستمتع بقضاء بعض الوقت في مكتبك ولن تضيع الوقت في البحث عن الخردة أو تحريك الأكوام المحيطة.
تنظيم ملفاتك الورقية
وجدت إحدى الدراسات أن الشخص العادي يهدر أكثر من 4 ساعات في الأسبوع في البحث عن الأوراق. انتقل من خلال خزائن الملفات وأزل أي شيء قديم أو لم يعد مناسبًا لنشاطك التجاري.
إذا كنت قلقًا من أنك قد تحتاج في يوم من الأيام إلى ملاحظات عمرها أربع سنوات من مشروع عميل ، فقم بمسح المستندات الأصلية واستخراج الملفات الورقية لتوفير مساحة أكبر.
إيصالات خندق الورق
وبالنظر إلى أن مصلحة الضرائب الأمريكية تقبل نسخًا إلكترونية من الإيصالات ، فليس هناك سببًا فعليًا لمواصلة التشبث بجميع تلك الأوراق الصغيرة من المطاعم وسيارات الأجرة ومحلات توريد المكاتب وما إلى ذلك.
ابحث عن ماسح ضوئي لإدارة الإيصالات أو تطبيق لهاتفك الذكي (مثل Neat Receipts) وتأكد من أن الحل يسمح لك بتصدير البيانات إلى أي تطبيق تقرير / محاسبة مصرفي تستخدمه.
استخدم السحابة للتخزين والمشاركة
إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل ، فابدأ في استخدام الأدوات المستندة إلى السحاب لمشاركة المستندات وحفظها. على سبيل المثال ، يتيح لك Google Drive تخزين ما يصل إلى 15 غيغابايت مجانًا ، مع منح العملاء أو الزملاء إمكانية الوصول إلى التعاون. الأدوات الأخرى تشمل Dropbox و Box.
بإسكان الملفات في السحاب ، يمكنك المساعدة في تنظيف التخزين الشخصي ، وكذلك توفير الوقت الثمين في إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا عند التعاون مع الآخرين.
ترويض علبة الوارد الخاصة بك
إذا أصبح البريد الوارد في بريدك الإلكتروني رمزًا شاملًا لكل رسالة بريد إلكتروني تلقيتها على مدار السنوات الماضية ، فقد حان الوقت لتنظيف المنزل. من الممكن إدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك بحيث لا ترى سوى الرسائل التي ما زلت بحاجة للتعامل معها وكل شيء آخر يتم أرشفة بشكل أنيق لحفظها بشكل آمن. ابدأ بسجل نظيف عن طريق حفظ كل شيء لم تعد بحاجة للرد عليه.
بعد ذلك ، يمكنك ترويض مستوى رسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي تحصل عليها يوميًا عن طريق إلغاء الاشتراك في النشرات الإخبارية أو الاشتراكات الأخرى التي لم تعد تقرأها. أنشئ مجلدات محددة حيث يتم توجيه الرسائل الإلكترونية غير الضرورية تلقائيًا ، بحيث لا تقاطع تدفقك اليومي.
احصل على أداة تدوين الملاحظات المناسبة
إن أحد مفاتيح البقاء منظمًا وفعالًا كمالك أعمال صغير هو الحل الصحيح للتخلي عن أي مهام أو إلهام عندما يضربون.
سواء كنت تفضل استخدام القلم والورقة والتسجيل الصوتي على هاتفك الذكي أو تطبيق مثل Evernote ، فإن أهم شيء هو أن الحل يتناسب مع نمط حياتك بحيث تستخدمه باستمرار.
ترتب ملفاتك الاجتماعية وسائل الإعلام
لا يقتصر دور البريد الوارد وسطح المكتب على البريد الإلكتروني على الفوضى. يمكن أيضًا أن تصبح ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية مسدودة وقديمة.
أولاً ، قم بتقييم مكان تواجد شركتك في العمل الاجتماعي وإسقاط أي حسابات لم تعد قيد الاستخدام. ليس هناك جدوى من وجود ملفات Pinterest و Twitter و Facebook و LinkedIn و Tumblr و Instagram متعددة إذا لم تكن تنشر وتراقب كل حساب بشكل نشط.
يمكنك أيضًا استخدام أداة مثل JustUnfollow للتخلص من أي متابعين غير نشطين أو لا يتابعونك.
يجتمع مع مستشار الضرائب
لا تنتظر حتى يحين وقت تقديم طلباتك لبدء التفكير في الضرائب. حدد موعدًا مع مستشار CPA أو مستشار الضرائب في بداية العام.
إذا كان عملك لا يزال منظمًا كمالك وحيد ، فقد حان الوقت للتفكير في حماية أصولك الشخصية والحصول على منافع أخرى من خلال هيكل عمل رسمي مثل شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة.
تأخذ المسؤول عن كتبك
إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا صغيرًا ، فلديك بالفعل نوعًا ما من الإجراءات المطبقة للفواتير ، ومعالجة الدفعات ، وتسجيل النفقات ، ومشاريع التتبع. ولكن إذا لم تكن قد قمت بتحديث العملية مؤخرًا ، فهناك احتمال بوجود تطبيق هناك للمساعدة في جعل هذه المهام الإدارية أكثر سهولة وفعالية.
ألقِ نظرة على متجر تطبيقات الأجهزة اللوحية / الهواتف الذكية للحصول على أداة جديدة يمكن أن تساعدك في تنظيم حملتك وتولي مسؤولية عن كتبك في العام الجديد. على سبيل المثال ، هناك FreshBooks و Mint و Kashoo و InDinero على سبيل المثال لا الحصر.
ربط أي نهاية قانونية فضفاضة
هذه فرصة مثالية لربط أي نهايات فضفاضة قمت بتأجيلها في السنوات السابقة. على سبيل المثال ، هل قمت بتدوين DBA (ممارسة الأعمال التجارية) لاسم عملك؟ هل حصلت على رقم معرف الضرائب؟ هل جميع التراخيص والتصاريح المحلية في النظام؟ هل أجريت أي تغييرات على شركتك وشركة ذات مسؤولية محدودة ، وما زلت بحاجة إلى تقديم "مواد التعديل" لتسجيل هذه التغييرات مع الولاية؟
ما هي النصائح الأخرى التي يمكنك تقديمها لتنظيم عملك هذا العام؟
منظمة مفهوم الصورة عبر Shutterstock
40 تعليق ▼
