الوظيفة الإدارية والمسؤوليات الإدارية والمسؤوليات

مساعدين إداريين تنفيذيين يدعمون الفنيين على المستوى التنفيذي مثل كبار المسؤولين التنفيذيين وكبار المسؤولين الماليين ونواب الرؤساء والمديرين. إلى جانب الواجبات الكتابية الأساسية مثل اجتماعات التخطيط وترتيبات السفر ، قد يقوم مساعد إداري تنفيذي بإجراء البحوث وإعداد البيانات المالية وتحليل التقارير. يجب أن يكون المساعد الإداري التنفيذي قادراً على التفكير بشكل استراتيجي وتقديم الحلول بدلاً من مجرد تنفيذ الطلبات.

$config[code] not found

الواجبات

يوفر المساعد الإداري التنفيذي الدعم الأساسي للمكتبة مثل الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها ، وتحية الزوار ، وفتح وتوزيع المراسلات ، والتخطيط للاجتماعات ، وتقديم الطلبات ، وطلب اللوازم المكتبية. وتشمل واجبات المستوى الأعلى مسك الدفاتر وكتابة وتوزيع المذكرات وإنشاء مواد تسويقية مثل العروض التقديمية.

ويمكن أيضا استدعاء المساعد الإداري التنفيذي لإنجاز المهام على قدم المساواة مع واجبات الإدارة المنخفضة. وتشمل هذه المهام قراءة التقارير وتحليلها وكتابتها ، وإجراء أبحاث السوق ، وشراء وتأجير المعدات المكتبية وإدارة اللوازم. وقد يكون مسؤولاً أيضاً عن التدريب والإشراف على الموظفين الكتابيين ذوي المستوى الأدنى.

مهارات

تعد إدارة المهام المتعددة والوقت من المهارات الأساسية لمساعد إداري تنفيذي ، حيث قد يتم استدعاؤها لأداء العديد من المهام في نفس الإطار الزمني. يجب أن يكون لدى المساعد الإداري التنفيذي خبرة كتابية ومعرفة بالإجراءات الإدارية مثل إدارة الموارد البشرية وتنسيق الموارد. وتشمل المهارات الأخرى خدمة العملاء والفهم الفعال والتواصل في القراءة والكتابة ، وحل المشكلات.

فيديو اليوم

يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة

تقنية

مهارات الكمبيوتر ضرورية لمساعد إداري تنفيذي. يجب أن يكون مرتاحا مع منصة الكمبيوتر المطلوبة لهذا المنصب. إذا كان مهارة على جهاز الكمبيوتر ولكن الموقف يتطلب العمل على ماكنتوش ، ينبغي أن يفكر في التدريب. يجب أن يكون لديه مجموعة من المعرفة ببرامج التطبيقات. وتشمل التطبيقات التي يستخدمها المساعدين الإداريين التنفيذيين جداول البيانات والعرض التقديمي ومعالجة النصوص والبريد الإلكتروني والمحاسبة وبرامج قواعد البيانات. وقد يُطلب منه أيضًا استخدام ماسح ضوئي وإجراء صيانة أساسية للطابعات وآلات النسخ.

التعليم و الخبرة

المساعد الإداري التنفيذي ليس مبتدئا ، ومستوى معين من التعليم والخبرة العملية عادة ما تكون مطلوبة. هناك حاجة إلى تعليم ثانوي ، وقد يفضل بعض الكليات. درجة الزمالة قد تكون مرغوبة. قد يفضل بعض أصحاب العمل الحصول على درجة البكالوريوس. قد يفضل أرباب العمل أيضًا خلفية تعليمية وخبرات سابقة في مجال صناعة شركاتهم.