مساعد فريق يساعد على تحمل عبء العمل من خلال أداء واجبات إدارية لتحرير أعضاء فريق المكتب للواجبات الأخرى. فهم يتقدمون مباشرة للمساعدة في المشاريع الحالية بحيث يمكن للأعضاء الأكثر خبرة التركيز على طرق تحسين المشروع ، أو استكشاف المشكلات وإصلاحها أو معالجة متطلبات العملاء. تعد المساعدة الإدارية الإضافية ضرورية للوفاء بالمواعيد النهائية واستكمال المشاريع في الوقت المحدد. يعمل المساعدون تحت الإشراف المباشر لقادة الفرق.
$config[code] not foundواجبات إدارية
يساعد مساعدي الفريق في المهام الإدارية التي تتطلب القليل من الإشراف. انهم جدول المواعيد مع العملاء وتأكد من العملاء تلقي المستندات والمستحقات في الوقت المحدد. أنها تنظم اجتماعات فريق الداخلية وإعداد مسارات لضمان جميع الموظفين على نفس الصفحة. وتشمل المسؤوليات الأخرى: تصنيف رسائل البريد الإلكتروني حسب الأهمية ، تنبيه أعضاء الفريق إلى المواعيد النهائية القادمة ، عمل نسخ ، تشغيل المهمات ، إعداد الوثائق وتنظيم الملفات الإلكترونية. السرعة ومهارات الاتصال الفعالة والاهتمام بالتفاصيل هي متطلبات العمل العليا.
البيانات والتسليمات
غالباً ما تحتاج فرق العمل إلى دعم إداري إضافي للمساعدة في حفظ السجلات وإدارة البيانات وتسليم المشروع. يقوم مساعدي الفريق بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات وتجميع تلك الملاحظات في مذكرات المشروع. فهم يقومون بجمع وإدخال البيانات في ملفات إلكترونية بحيث يكون لدى أعضاء الفريق سجلات لدعم تحليلاتهم ونتائج المشروع. يقوم المساعدين بإعداد نواتج المشروع بإضافة أرقام الصفحات والأغلفة الجذابة وقوائم المصطلحات وجدول المحتويات للتقارير المكتوبة. مهارات الكمبيوتر ومهارات الدخول إلى البيانات والقوة المطبعية تساعد مقدمي الطلبات على التميز كمرشحين مؤهلين للوظائف.
وجبات الطعام وترتيبات السفر
ينسق مساعدي المشروع غداء وعشاء المكتب مع أعضاء الفريق. انهم يأمرون والتقاط وجبات الطعام للموظفين الذين يعملون لساعات طويلة لتلبية المواعيد النهائية. يقومون بترتيبات السفر ، بما في ذلك الرحلات الجوية والسكن وتأجير السيارات. من خلال البحث في مسارات المؤتمرات وإبلاغ أعضاء فريق تفاصيل الحلقة الدراسية ، فإنها توفر المزيد من الوقت للأعضاء من ذوي الخبرة للتركيز على مشاريع واسعة النطاق وتستغرق وقتا طويلا.
المسؤوليات المالية
إن التأكد من بقاء الفريق في حدود ميزانيته هو مسؤولية وظيفية حيوية. يقوم مساعدي الفريق بتتبع نفقات المشروع وإيصالات الشراء ، ويقومون بتسجيل تلك الأرقام في برامج الكمبيوتر المحاسبية وجداول البيانات. فهم لا يتخذون قرارات شراء تنفيذية ، لكنهم يخطرون قادة الفرق عندما تبدو الميزانيات وكأنها قد تسقط في المنطقة الحمراء. يطلب المساعدون اللوازم والمنتجات عندما تنخفض المخزونات. الميزنة والفهم الأساسي للمساعدة المحاسبية مساعدين المشروع الحفاظ على الأهداف المالية المقترحة.
