الهواتف الجواب
تعد الرد على الهواتف مهمة ضرورية بغض النظر عن مجال عملك أو مجال محدد. يجب أن يتمتع مديرو المكتب بمهارات هاتف ممتازة بالإضافة إلى صوت لطيف وممتع. بصفتك مدير مكتب ، سوف تتحدث إلى العملاء والموردين وغيرهم من المهنيين. قد تحتاج للإجابة عن الأسئلة أو معالجة المخاوف أو تحويل المتصل إلى ممثل شركة آخر.
$config[code] not foundجدولة
إذا كنت مسؤول المكتب الوحيد في الشركة ، فمن المحتمل أن تكون مسؤولاً عن الحفاظ على تقويم منظم من المواعيد والأحداث. قد تكون مسؤولاً عن شخص واحد فقط أو عن كل الموظفين. وتشمل الحالات مجموعة واسعة من الشؤون مثل تحديد المواعيد مع العملاء أو التخطيط لعقد اجتماعات أسبوعية للموظفين. في بعض الحالات ، يعمل المشرفون أيضًا كمساعدين شخصيين ، لذلك قد تجد نفسك تنظم خدمات رعاية الحديقة أو حمام السباحة ، أو تأكيد حجوزات العشاء أو إعداد ترتيبات السفر لرئيسك في العمل.
الاتصالات
وبصفتك مسؤولاً في المكتب ، من المحتمل أن تكون صوت الشركة ، وغالباً ما تتحدث نيابة عن رؤسائك. وبسبب ذلك ، فإن امتلاك مهارات شخصية مثالية يعد شرطا أساسيا هاما. لن تتواصل فقط بين الأشخاص داخل الشركة وخارجها ، بل ستكون مسؤولاً أيضًا عن نقل المعلومات المهمة. سوف يتم الاتصال وجهًا لوجه ، عبر الهاتف ، من خلال الرسائل والفاكسات وعبر البريد الإلكتروني.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةادخال بيانات
اعتمادا على الشركة والمهنة ، قد تكون مسؤولا عن إنشاء والحفاظ على جداول البيانات أو إدخال المعلومات في قاعدة بيانات الشركة. على سبيل المثال ، قد يحتفظ مدير مكتب في شركة بناء بجدول بيانات من الموردين المحليين وتكاليف المواد. تحتفظ معظم الشركات أيضًا بسجلات تفصيلية لمعلومات العملاء السابقة: العنوان وأرقام الاتصال وعناوين البريد الإلكتروني وملاحظات الخدمة.
منظمة
هذه هي الفئة الأكثر شمولاً وربما الأكثر أهمية. يوفر المسؤولون الإحساس بالتنظيم والكفاءة في جميع أنحاء المكتب وفي الجوانب الأخرى للشركة. إنهم يحققون ذلك من خلال الحفاظ على أنظمة تنظيم منتظمة وبيئة نظيفة خالية من الفوضى.
المهمات
من حين لآخر يعمل المشرفون أيضًا كـ "go-fers" ، ويديرون المهمات التي لا تندرج تحت أي وصف وظيفي بشكل خاص. وقد تشمل هذه المهام ، على سبيل المثال لا الحصر ، الإيداع في البنوك أو التسوق لشراء اللوازم المكتبية أو الحصول على وجبة غداء للموظفين.
