كل نشاط تجاري صغير يقبل بطاقات الائتمان يعرف عن عمليات رد المبالغ المدفوعة. رد المبالغ المدفوعة يتم عند عكس معاملة بطاقة الائتمان. تشمل بعض الأسباب الشائعة لإعادة تحميل التكاليف (وليس كلها) ما يلي:
- لم يستلم العميل الخدمة أو السلعة المشتراة.
- الخدمة أو البند الذي تم شراؤه لم يتم الإعلان عنه.
- تم تحصيل مبلغ خاطئ من العميل أو تمت محاسبته مرتين.
- لم يعترف العميل بالرسوم في كشف حسابه الائتماني.
- تم استخدام الاحتيال ، إما نتيجة لسرقة الهوية أو بطاقة الائتمان مع نية متعمدة لطلب استرداد المبالغ المدفوعة في وقت لاحق.
كتاجر فإنه يدفع أن تعرف الأشياء الخاصة بك وتكون استباقية. وكلما زادت معرفتك وأصعبك في العمل على توقع المشكلات وتجنبها ، زادت إمكانية تقليل عمليات رد المبالغ المدفوعة.
والخبر السار هو أنه يمكن تجنب العديد من عمليات رد المبالغ المدفوعة. قد تبدو بعض النصائح التالية واضحة ، لكنها تمثل المنع الأساسي وتعالج المشاكل التي تفشل أحيانًا بعض الشركات في القيام بها.
التواصل بوضوح وتقديم معلومات الاتصال
في بعض الأحيان ، يمكن أن يأتي رد المبالغ المدفوعة من سوء الاتصال أو الاتصالات غير الواضحة.
الإعلان بدقة قدر الإمكان وتقديم شروط واضحة للخدمة. قد يتسبب تقديم معلومات غير كافية في العديد من المشكلات مثل تقديم معلومات غير دقيقة ، خاصةً إذا كنت تبيع عبر الإنترنت أو عبر البريد ولا تتوفر للعميل فرصة إجراء الفحص المادي للعنصر. يخطئ على جانب إعطاء أكبر عدد ممكن من التفاصيل عمليًا عند البيع عبر الإنترنت.
إذا كانت هناك مشكلة ، فحاول حلها مع العميل مباشرةً وتكرار سياسة الإرجاع إذا لزم الأمر.
تأكد من سهولة تحديد المعاملات من نشاطك التجاري في بيان ائتمان العميل. من المستحسن أيضًا تضمين رقم خدمة العملاء أو موقع الويب الخاص بك. بهذه الطريقة ، إذا لم يتعرف العميل على الرسوم ، فيمكنه الاتصال بك مباشرةً.
إعطاء خدمة العملاء العظمى والاستجابة بسرعة
تزيد خدمة العملاء الجيدة من احتمال وصول العميل إليك أولاً إذا كان غير راضٍ عن الخدمة أو الشراء ، مما يتيح لك الفرصة لإصلاح المشكلة قبل تقديم طلب رد المبالغ المدفوعة.
بالنسبة للطلبات عبر الإنترنت ، قم بالشحن قبل إيداع المعاملة. إذا كان أحد العناصر غير متوفر أو كان هناك تأخيرات في التسليم ، أخبر العميل لإدارة التوقعات.
لديك سياسة عودة سخية وأذكرها بوضوح في إيصالات المبيعات أو موقع الويب الخاص بك. سيأتي العملاء إليك لاحتمال استرداد الأموال بدلاً من المرور بعملية رد المبالغ المدفوعة.
الاسترداد أو الاستبدال هما طريقتان لحل القضايا ، بالطبع ، ولكن الإبداع يساعد أيضًا. قد يرضي العميل خصمًا كبيرًا لعملية شراء مستقبلية. في بعض الأحيان قد تكون الإجابة على التعليمات أو المساعدة لحل مشكلة في تثبيت أو تشغيل أحد العناصر. ولكن لن يكون لديك فرصة "لإضفاء الصالح" ما لم تستجب بسرعة وبشكل مهني.
تجنب الأخطاء الفنية
يعد فرض رسوم على المعاملة المزدوجة حدثًا شائعًا جدًا في عصر التكنولوجيا هذا. تأكد من إدخال المعاملة في محطة نقطة البيع الخاصة بك مرة واحدة فقط وأودعها مرة واحدة فقط. تأكد من إلغاء أي إيصالات مبيعات غير صحيحة وقم فقط بمعالجة المعاملة مرة واحدة.
إذا كان العميل موجودًا ، فيرجى إخباره بأنك قد أفرغت المعاملة وتمزيق الإيصال القديم أمامه. إذا لاحظت أن العميل قد فرض رسومًا مرتين أو بشكل غير صحيح ، فعليك تصحيحها على الفور وإعادة رد أموال حساب العميل. إيصالات مبيعات الودائع وإيصالات الائتمان في المستحوذ في أقرب وقت ممكن. قم بإنشاء أي ورقة بحثية قد تكون ضرورية للتحقق من أن العميل قد أجاز المعاملة وتلقى عملية الشراء. تأكد من أن العميل قد وقع على الإيصال. إذا كنت تشحن أحد العناصر ، فتأكد من الحصول على تأكيد التسليم. احتفظ بسجل لمسودات المبيعات ولا تغيرها بأي طريقة. لن يساعدك كثيرًا في فهم المشكلات التي يمكن أن تؤدي إلى عمليات رد المبالغ المدفوعة وكيفية تجنبها ، إذا لم يكن موظفوك كذلك. خذ وقتك ليس فقط لتوضيح ما يجب على موظفيك القيام به ، ولكن لماذا. بهذه الطريقة ستتمكن من تمكين موظفيك من توقع المشكلات واتخاذ قرارات يومية لإرضاء العملاء. فكر على نطاق واسع أيضًا. لا يقتصر الأمر على موظفي المبيعات بالتجزئة أو دعم العملاء الذين يحتاجون إلى فهم. ضع في اعتبارك هؤلاء الموظفين كمشرف الموقع الخاص بك ، والذين قد يتمكنون من إلغاء رسوم بطاقة الائتمان عبر الإنترنت المتكررة عن طريق وضع إشعار على صفحة ويب بعدم النقر فوق الزر الخلف أثناء إجراء عملية عبر الإنترنت ، حيث قد يؤدي ذلك إلى فرض رسوم مضاعفة. ضع في اعتبارك أيضًا موظفي التسويق ، الذين هم في وضع يمكنهم من تجنب سوء الفهم من خلال كتابة أوصاف المنتج وشروط الخدمة بوضوح. بعبارة أخرى ، عليك التفكير في عمليات التسويق والمبيعات ودعم العملاء من البداية إلى النهاية. هناك عدد من الأشياء التي يمكنك تنفيذها في نقطة البيع لتجنب الاحتيال وعمليات رد المبالغ المدفوعة الناتجة عن ذلك. بعض النصائح السريعة تشمل: يمكنك قراءة المزيد عن منع الاحتيال في نقطة البيع هنا "مكافحة الاحتيال على بطاقات الائتمان في نقطة البيع". لقد أنشأت MasterCard دليل رد جيد جدًا ، في شكل PDF مناسب ، يمكنك العثور عليه جنبًا إلى جنب مع موارد أخرى مفيدة على: قواعد ماستركارد للازدهار. قد لا يكون من الممكن تجنب كل عملية رد مبالغ مدفوعة ، ولكن اتباع أفضل الممارسات والسياسات هذه سيساعدك بالتأكيد على تقليلها. صورة الائتمان عبر Shutterstock ترك درب الورق
تدريب الموظفين - واشرح لماذا
ممارسة تقنيات جيدة لمنع الاحتيال
