تعتبر العديد من اجتماعات العمل ضرورية للتواصل والإدارة ، وفقا لمقال عن "كرات الأعمال". ومع ذلك ، يخشى الناس من الاجتماعات التي يرون أنها غير فعالة وغير منظمة ومخلفات الوقت. قبل إرسال دعوة الاجتماع التالية ، استخدم قائمة تحقق من الاجتماعات للتحضير لها. يساعد هذا النوع من الأدوات في تبسيط أهداف الاجتماع وتحديد المشاركين والإجراءات اللازمة.
$config[code] not foundقائمة المراجعة قبل الاجتماع
يقوم مخططو الاجتماعات الأكثر نجاحًا بالتخطيط المسبق لجميع أنشطة الاجتماعات والعناصر قبل إرسال الدعوات. تشمل أنشطة ما قبل الاجتماع اختيار يوم ووقت مناسبين للاجتماع وحجز موقع الاجتماع (مثل قاعة المؤتمرات أو قاعة المناسبات أو غرفة المطاعم الخاصة) ، وتحديد من يجب أن يكون في الاجتماع. تبتعد العديد من الاجتماعات عن طريق ببساطة عدم وجود صانعي القرار الأساسيين على الطاولة أو عن طريق وجود عدد كبير من المشاركين المتخلفين الذين يرمون الجميع عن الموضوع الرئيسي. البنود الأساسية الأخرى لقائمة مرجعية ما قبل الاجتماع هي جدول أعمال الاجتماع ، مع فترات زمنية لكل قسم أو موضوع الاجتماع ؛ جميع أدوات العرض التقديمي ، بما في ذلك توصيلات الكمبيوتر المحمول ، وخطوط الاتصال الهاتفي للمكالمات الجماعية ، والنشرات ؛ والغداء أو المرطبات. كما يعيّن معظم مخططي الاجتماعات مذيعًا للاجتماعات في هذا الوقت.
قائمة مراجعة الاجتماع
عندما يبدأ الاجتماع ، يستخدم قادة الاجتماع الأكثر كفاءة قائمة تحقق لضمان عدم فقد أو نسيان عناصر جدول الأعمال. تشمل عناصر قائمة التحقق إجراء مكالمة بنداء لحضور الاجتماع ، ومراجعة ملاحظات الاجتماع الأخيرة وتحديد جدول أعمال الاجتماع الحالي بوضوح. وتشمل معظم جداول أعمال الاجتماع تعريف المشكلة ، والعصف الذهني للحلول ، والتصويت على الحلول وحل المشكلة. يتضمن العديد من قادة الاجتماع بنودًا مثل "التأكد من طلب الآراء وتلقيها من جميع المشاركين" ، خاصةً عندما يكون لديهم حاضرين صوتيين ورؤساء آخرين. تأكد من مناقشة الخطوات التالية قبل انتهاء الاجتماع.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةقائمة مراجعة قائمة الاجتماعات
عادة ما يكون هناك العديد من الإجراءات التي يجب اتخاذها بعد الاجتماع ، ويمكن أن تساعد قائمة التحقق من الاجتماعات في التأكد من عدم نسيان أو إغفال أي شيء. قد تتضمن بعض عناصر قائمة مراجعة ما بعد الاجتماع كتابة ملاحظات الاجتماع وتوزيع الملاحظات ومتابعة الخطوات التالية. قد تتضمن بعض عناصر الخطوة التالية البحث في الموضوعات بشكل أكثر شمولاً أو الاجتماع مع مساهمين إضافيين أو تحديد موعد لاجتماع المتابعة. ومن الأمثلة الأخرى على هذه الأنواع من العناصر إنشاء فريق مهام ، والحصول على تعليقات المشاركين وتوصيل أي قرارات رئيسية لبقية الشركة.
