نصائح لإدارة الوقت مباشرة من المهن الصناعة التقنية

"أنا أستخدم طريقة 1-2-3. أخطط لشيء مهم واحد في يومي ، ومهمتين أكبر الأخرى و 3 أو 4 مهام أصغر. المهمة الأهم هي الحصول على فتحتين مدة كل منهما 40 دقيقة ، ومهمتين أكبر تستغرق كل منهما 40 دقيقة ، وتتقاسم المهام الثلاث أو الأربع الصغيرة فتحتين مدة كل منهما 40 دقيقة. المفتاح هو التخطيط لمدة ساعة واحدة لكل فترة زمنية تبلغ 40 دقيقة. استخدم الـ 20 دقيقة المتبقية لتحويل المهام ، والأنشطة ذات الأولوية المنخفضة والاسترخاء ".

Kallas أيضا تمجد قيمة التخصيص المفرد. قد يصبح تعدد المهام هو القاعدة في السنوات الأخيرة ، ولكن ليس بدون تكاليف كبيرة في الإنتاجية. تشير التقديرات إلى أن المهام المتعددة تواجه انخفاضًا بنسبة 40 بالمائة في الإنتاجية ، وتستغرق وقتًا أطول بنسبة 50 بالمائة لإنجاز المهام ، وتزيد الأخطاء بنسبة 50 بالمائة.

تؤكد داريا شوالي ، المسوقة في daPulse ، على أهمية إدارة وقتك ، وليس مهامك:

• "حدد الموعد النهائي أولاً ، ثم أدرج المهام التي ستتناسب مع هذا الإطار الزمني. ليس العكس ، وهو وضع قائمة بجميع المهام ، ثم حاول تقييم الوقت الذي سيستغرقه الأمر. فكر في الأمر ، إذا كان لديك ساعتان مجانيتين فقط ، فمن السهل جدًا تقييم ما سيتم تضمينه في الفتحة الزمنية.
• تقسيمها إلى وحدات زمنية أصغر ، وليس مهام أصغر. في ما يلي مثال على ذلك: عيِّن الموعد النهائي لمدة شهرين ، وكسر هذا الأمر لأسابيع ، واكتشف ما سيتماشى مع كل أسبوع. كيف يحدث هذا فرقًا كبيرًا؟ من الأسهل فعليًا تقييم ما يمكنك تنفيذه في أسبوع واحد ، من المدة التي تستغرقها مهمة معينة على مدار فترة زمنية.
• عيّن نقاط تفتيش ذات معنى لمعرفة ما إذا كنت ستحقق الموعد النهائي. كل أسبوع هو مثل هذه النقطة. لأنه إذا لم تكمل ما خططت له لمدة أسبوع ، فهذا دليل واضح على أنك لن تقدم الموعد النهائي على المدى الطويل.
• أبدا دفع الموعد النهائي. فقط لا تفعل. هذه هي الطريقة التي تدير بها الوقت بدلاً من إدارتك. انظر أدناه ما يجب القيام به بدلا من ذلك.
• التركيز ، ودفع أكثر صعوبة ، وتحديد الأولويات لتلبية الموعد النهائي. الطريقة الوحيدة للوفاء بالمواعيد النهائية دائما هي عدم دفعهم أبدا. استمر في التركيز ، واترك كل شيء لا يساعدك في الوصول إلى الموعد النهائي. "

هناك أربعة أشياء تبرز مع هؤلاء الخبراء:

• كل واحد منهم يحدد الأولويات. إنهم ينظرون إلى ما عليهم فعله ويقررون ما هو أهم جزء في المشروع. في كثير من الأحيان فشلنا في تحديد أولويات مهامنا بشكل صحيح ، ببساطة القفز ومحاولة معالجة كل ما يحدث ليأتي أولا. في المرة القادمة ، بدلاً من معالجة المشروع على الفور ، اجلس وافكر في الطريقة الأكثر فاعلية لإكمال المهمة وتحديدها.
• وبمجرد أن يحدد كل من كالاس وشوالي أولوياتهما في يوم معين ، فإنهما لا يلينان في تحديد المواعيد النهائية ، وكذلك في السماح لنفسهما بفترة زمنية محدودة لتحقيق المهمة. حتى أن Shualy تذهب إلى أبعد من ذلك حتى لا تسمح لأي شيء أن يتسبب في دفع الموعد النهائي. هذا هو قرار جاد

• تشدد Shualy على الحاجة إلى تحطيم أجزاء أكبر من الوقت إلى أجزاء أصغر واستخدامها كنقاط لتفقد التقدم الذي تحرزه لمعرفة ما إذا كانت على المسار الصحيح وما هي التعديلات التي قد تحتاج إلى إجرائها. هذا مجال آخر نفتقد فيه أحيانًا القارب. يمكننا أن نكون منشغلين للغاية بالمهمة التي نحن بصددها لدرجة أننا فشلنا في التراجع وتقييم مدى التقدم الذي نحرزه وما إذا كانت التعديلات مطلوبة.
• يشمل Kallas الوقت في جدول أعماله لتحويل المهام ، المهام ذات الأولوية المنخفضة والاسترخاء. بغض النظر عن مدى تنظيمنا أو كفاءتنا ، فإن عقولنا تحتاج إلى وقت للتبديل من مهمة إلى أخرى. نحتاج أيضًا إلى وقت للاسترخاء والاستمتاع بوقتنا ، خاصة عندما نشارك في مهمة عالية التحمل. إن وضع بضع دقائق للقيام بذلك ، والتي تتخللها فترات الإنتاج لدينا ، يمكن أن تحدث فرقا كبيرا في إبقائنا ذهنيا حادا للمهام على الطريق.

كل واحد منا قد يكون فقط 112 ساعة في الأسبوع تحت تصرفنا. ولكن بالنسبة لأولئك الذين يستخدمونها بفعالية ، فإن تلك الساعات الـ 112 ستكون موردًا يدفع أرباحًا غير منتهية.

مشغول سائق صور عبر Shutterstock