الاجتماعات الفعالة تضيف قيمة حقيقية للشركات. فهم ينتجون الأفكار ويعطون التوجيه ويقوون الروابط ويجددون النشاط. وفي الوقت نفسه ، لا تستطيع الشركات تخصيص موارد لا حصر لها. المفتاح هو التأكد من دعوة الأشخاص الأساسيين - في الوقت المناسب وفي المكان المناسب. تفاعلات مباشرة نحو هدف مشترك وتنتهي بخطة عمل واضحة.
واضح الغرض
جميع الاجتماعات الفعالة لها غرض واضح. هذا يترجم إلى أجندة. إذا حاولت تغطية الكثير من العناصر في وقت واحد ، فسيكون اجتماعك أكثر من اللازم. إذا كان هناك عدد قليل جدًا من الموضوعات المعروضة على الطاولة ، فستكون رسائل البريد الإلكتروني أو المناقشات الشخصية أو أشكال التواصل الأخرى أكثر عملية. يجب أن يحدد جدول أعمالك البنود المحددة التي سيتم مناقشتها بالترتيب الصحيح. تساعد كتابة الأشياء مسبقًا على توضيح تركيز الاجتماع. كما يضمن أن المشاركين لديهم "الاشتراك" ، يصلون بأفكار قيمة ويبقون على المسار الصحيح أثناء نشوء النقاش.
$config[code] not foundمنظم بشكل جيد
اللوجستيات ضرورية لاجتماع فعال. أحد الجوانب هو دعوة المجموعة المناسبة من الأشخاص الذين يقومون بالمهام التي ستتم مناقشتها ، واتخاذ قرارات حول هذا العمل أو تأثير القيادة. اختر وقتًا ليس مجانيًا فقط لجميع الحاضرين ، ولكنه لا ينافس أولويات العمل أو مستويات الطاقة الأخرى. طول اجتماعك مهم أيضًا.في معظم الحالات ، تكون ساعتان بحد أقصى صحي. كما أنه يساعد على تقدير الأوقات لكل بند من بنود جدول الأعمال - واحترام الحدود. يجب أن يجعل موقعك الأشخاص يشعرون بالراحة وأن يكونوا عمليين. في بعض الحالات ، سيعني هذا وجود موقع خاص أو مكالمة جماعية أو اجتماع خارج الموقع.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةتبادل ديناميكي
الاجتماعات الفعالة تتطلب التواصل الفعال. ويساعد على وضع قواعد أساسية مثل "جزء من هدفنا هو وضع ميزانية للسنة المالية القادمة تزيد من صافي دخلنا بنسبة 15٪. إذا كنت تقترح فئات مصاريف جديدة لقسمك ، فستكون مستعدًا لإجراء تخفيضات في مجالات أخرى - أو إجراء حجة سليمة حول كيفية زيادة النفقات الإضافية للعائدات. "تتضمن طرق خلق التآزر تناول" استطلاع رأي للمشكلة "حيث يمكن للمشاركين الاتصال المجالات المثيرة للقلق أو العصف الذهني لتوليد الأفكار بشكل جماعي. المشرف هو سلاحك السري لتشجيع الحوار الجماعي والبناء على اهتمامات كل شخص ، مع الحفاظ على الاجتماع العام على المسار الصحيح.
نتائج ذات مغزى
في نهاية اجتماعك يجب أن تكون هناك نتائج واضحة وقابلة للتنفيذ. إحدى الطرق لتشجيع ذلك هي إدراج "الخطوات التالية" كموضوع نهائي في جدول أعمالك. خصص 10 إلى 15 دقيقة لربط جميع الأطراف السائبة. تلخيص القضايا التي حلها المشاركون. اذكر جميع البنود التي لم يتم حلها - وحدد من هو المسؤول عن التصدي لها ، متى. إن القيام بذلك علانية ، وليس دون اتصال بالإنترنت ، يعزز المساءلة. بالإضافة إلى ذلك ، خطط لتوزيع دقائق أو ملخص عام للمناقشة ونتائجها. في بعض الحالات ، تتضمن الخطوات التالية جدولة اجتماع آخر. تحقق مع الزملاء المسؤولين عن مهام المتابعة قبل الاجتماع التالي لضمان استمرار التقدم.
