الاجتماعات هي الدعامة الأساسية في الأعمال التجارية - فهي تحفز القرارات والإجراءات. تنظم الاجتماعات الأكثر إنتاجًا عناصر العمل دون أن تأخذ وقتًا بعيدًا عن الموضوعات الهامة الأخرى في جدول الأعمال. إذا لم تتم إدارة الإجراءات بشكل صحيح ، فيمكن إهدار الوقت الثمين في مناقشة المهام التي لا تكتمل ، أو الفشل في تحقيق الأهداف المقصودة أو عدم جلب قيمة للمنظمة. تبدأ إدارة عناصر العمل بشكل فعال حتى الإغلاق بالتقاطها بدقة في محضر الاجتماع.
$config[code] not foundتعريف
تحديد المهام بوضوح ، دون ترك أي مجال لسوء التفسير. أعد التأكيد على الإجراء أثناء توثيقه للتأكد من موافقة الحاضرين على الاجتماع وفهم ما هو متوقع. عيّن الإجراء لشخص موجود في الاجتماع ، واجعله يعترف بالمسؤولية اللفظية. يمكن لبند العمل الذي تم تحديده بشكل ضعيف والمعين لشخص لم يكن موجودًا عند رفع القضية أن يبقى مفتوحًا إلى أجل غير مسمى.
تسجيل
استخدم تنسيقًا قياسيًا لتسجيل الاجتماعات ، مع تخصيص جزء مخصص لقائمة عناصر الإجراءات. يساعد الحفاظ على اتساق التنسيق في ضمان التقاط المشكلات بشكل صحيح للسماح بالمتابعة الفعالة. سجل ما يجب القيام به ، ومن المسؤول عن التأكد من حدوثه ، وتاريخ رفع القضية أو تحديد الإجراء ، وتاريخ اكتمال الإجراء. لكل مهمة ، يكون لديك مالك أساسي ويتم تعيين شخص احتياطي - يمكن أن تعمل النسخة الاحتياطية كمتعاون للمالك الأساسي وتدعم المهمة إذا تمت دعوتها.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةتوزيع
لا تنتظر طويلاً لتوزيع محاضر الاجتماع. إذا أخذ شخص ما ملاحظات إلكترونية خلال الاجتماع ، يمكن أن تكون الدقائق جاهزة للتوزيع بمجرد إغلاق الاجتماع أو بعده بوقت قصير. قد يؤدي التأخير المطوّل إلى فقدان الحاضرين الشعور بالعجلة. يمكن أن تأخذ مهام العمل الأكثر حداثة أولوية أعلى من تلك الصادرة خلال اجتماعك.
تتبع
استخدم قائمة عناصر الإجراءات لتتبع المهام بناءً على تواريخ الاستحقاق المحددة. إذا كان الاجتماع جزءًا من سلسلة مجدولة بانتظام ، فابدأ الاجتماع التالي بمراجعة الإجراءات المفتوحة. أبلغ الحاضرين مقدمًا حتى يتمكنوا من تحضير أي مواد عرض تقديمي ضرورية للإبلاغ عن التقدم. إذا كان الاجتماع جلسة فريدة أو قائمة بذاتها ، فإن المتابعة مع مالكي الإجراءات فرديًا أو في اجتماع جديد يركز بشكل حصري على إجراءات التتبع حتى الإغلاق.
رؤية
إذا لم يتم تسجيل تواريخ الاستحقاق أو كانت الإجراءات المبلغ عنها لا تلبي التوقعات ، فضع هذه الحقائق مرئية لأعضاء الفريق. إعادة توزيع قائمة عناصر الإجراءات ، بما في ذلك التعليقات المكتوبة التي تشرح بوضوح سبب التأخير ، وسبب اعتبار الإجراء غير كاف ، وما يجب فعله للعودة إلى المسار الصحيح. إذا كانت هناك حاجة إلى مساعدة إدارية لإزالة حواجز الطرق ، قم بجدولة الوقت مع أعضاء فريق الإدارة المناسبين لتقديم ملخص موجز لكل من المشكلة والحل الموصى به من الفريق.
إغلاق
عند اكتمال الإجراء ، قم بتحديث قائمة عناصر الإجراءات من خلال تحديد تاريخ إغلاق هذه القضية. أعد توزيع القائمة على أعضاء الفريق حتى يتمكنوا من رؤية الإجراءات التي تم إغلاقها ومتى. بعد أن يرى الجميع العناصر المغلقة ، قم بإزالتها من القائمة. يمكن أرشفة العناصر المغلقة أو حذفها ، وهذا يتوقف على احتياجات الفريق أو توقعات الإدارة.
