أحداث لا تنسى لا تحدث. تنظيم وعقد حدث يأخذ التخطيط. سواء أكان ذلك مؤتمرًا أو ندوة أو يومًا تقديريًا للعملاء ، وما إذا كان لديك ثلاثة أسابيع للتخطيط أو عام كامل ، فإن نجاح هذا الحدث يكمن في التفاصيل. لقد جمعنا 42 نصيحة لتخطيط أحداث الأعمال الصغيرة من الخبراء ، بما في ذلك بعض منظمي جوائز Small Business Influencer السنوية.
$config[code] not foundتخطيط الأعمال الصغيرة: ماذا تفعل أولا
1. حدد جمهورك المستهدف قبل أي شيء آخر. يجب أن تكون الخطوة الأولى - قبل القيام بأي شيء آخر - هي تحديد هوية جمهورك المستهدف بوضوح. من هذا كله ، ستوضع جميع القرارات الأخرى من حيث الشكل والمحتوى والأسعار والموقع ، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا النهج المنظم أيضًا على الاستمرار في التركيز على تحقيق أهداف محددة وعدم السماح للنطاق بأن يصبح واسعًا جدًا أو منخفضًا جدًا.
2. تقديم قائمة من التفاصيل - كل شيء بما في ذلك الإضاءة والنقل العام ، إلى المحتوى والمرطبات. عندما تقرر أن يكون لديك حدث ، فإن كل شيء مهم. من محتوى البرنامج والإضاءة إلى وسائل النقل ومواقف السيارات - كل شيء مهم. وسوف ينسب جمهورك كل شيء إليك وإلى … علامتك التجارية. سيجعل إنشاء قائمة لا تغفل الأشياء.
3. هل لديك غرض تجاري واضح لعقد هذا الحدث. قبل أن تبدأ في التخطيط لحدث ناجح ، كن واضحًا بشأن سبب قيامك بذلك في المقام الأول ، لأن كل قرار بعد ذلك يجب أن يدعم هدفك الرئيسي. هل هو يؤدي جيل؟ هل هو لخلق الوعي بشركتك أو منتج معين؟ هل هو تطوير ولاء العملاء؟ أو هل تريد ببساطة كسب المال (وهو أمر جيد أيضًا)؟ وتأكد من أن الفريق على دراية بالهدف ، بحيث لا يكون لديك "تسلسل نطاق".
4. احترس من أحداث الصناعة الأخرى عند الجدولة. تحقق من التقويم. تأكد من عدم جدولة الحدث على أو بالقرب من العطلات أو أوقات العطلات الشائعة. من الأهمية بمكان التحقق من الأحداث الأخرى التي قد يحضرها المشاركون المستهدفين.
5. كن مرنا مع التغييرات في الحجم والموقع والتفاصيل الأخرى. عند دخولك في عملية التخطيط للحدث ، قد تجد أن الحدث يتغير في الحجم والموقع وطرق أخرى غير تلك التي كنت تصورها في الأصل. هذا أمر طبيعي وجيد تمامًا طالما أنك لا تغيب عن بالنا السبب وراء قيامك بكل هذا العمل في المقام الأول. بعض المرونة أمر ضروري.
6. معرفة القيود الخاصة بك. كلنا نعرف أن الهدف هو إلقاء حدث مباشر رائع. ولتحقيق هذه الغاية ، يجب علينا أيضًا أن نكون مدركين لما يمكننا فعله أو لا نستطيع القيام به بشكل واقعي - سواء كان ذلك في الميزانية أو الوقت. إذا قررت إلقاء حدث مباشر في غضون أسبوع ، فخطط لإنشاء علاقة أكثر خصوصية. إذا كان حدثًا كبيرًا ، فاستعد لعدة أشهر. إذا كانت الميزانية صغيرة ، قد تضطر إلى الموازنة مع الإبداع والكثير من العمل المفيد.
7. قم بإنشاء أهداف SMART. دائما تبدأ الاستراتيجية. تمامًا مثل بناء أي نشاط تجاري ، تبدأ الأحداث الرائعة بإستراتيجية قوية ومدروسة وقابلة للقياس. تعتبر الأحداث المباشرة طريقة رائعة لمشاركة العلامة التجارية الخاصة بك ، والتواصل مع السوق المستهدفة ، والحصول على ملاحظات حول منتجك (وأكثر!) ، ولكنك تحتاج إلى معرفة ما تحاول تحقيقه. يمكنك الالتزام بأهداف SMART وتحديد ما تهدف إليه. ثم تأكد من متابعة التقدم في الوصول إلى هذه الأهداف.
$config[code] not found
الميزانية: كيفية الدفع للحدث الخاص بك
8. قم بتطوير "خطة تمويل" للحدث الخاص بك ، وتقدير الأرقام. اعرف كيف ستدفع مقابل الحدث. يتم تمويل معظم الأحداث من خلال الرعاية أو مبيعات التذاكر أو ميزانيات التسويق الداخلية - أو مزيج من الثلاثة. عند إنشاء ميزانيتك للحدث ، ستحتاج إلى تقدير المبلغ الذي يمكنك جمعه من كل منطقة بشكل واقعي. قبل حجز مكانك أو توقيع أي عقود ، من المستحسن البدء في التوقيع على الرعاة أولاً ، أو بيع تذاكر مسبقة للتأكد من وجود اهتمام كافي بفكرة تمويلها.
9. إنشاء ميزانية نفقة - وتوفير المال من خلال التبرعات "العينية". تميل الأحداث إلى أن تكلف أكثر مما يعتقده صاحب العمل الصغير العادي - في المقام الأول فيما يتعلق بالمكان والطعام والمشروبات. تذكر أن تسعير جميع التصاريح والتراخيص التي ستحتاج إليها كذلك. (هذا هو المكان الذي يمكن لمخطط الحدث أن يساعدك على تجنب الصداع.) قم بعمل قائمة شاملة لجميع النفقات ثم قم بتظليل المناطق التي تعتقد أن الرعاة يمكن أن يلعبوا فيها دورًا لتقديم شيء "عيني". كلما تعاونت مع علامات تجارية أخرى شركاء لاستضافة الأحداث الخاصة بك ، يمكنك حفظ أكثر.
10. فكّر في التمويل الجماعي كخيار جديد لجمع الأموال للحدث. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تقوم فيها بتشغيل الأحداث ، استخدم منصات التمويل الجماعي لتخفيف المخاطر. عن طريق نشر الأحداث الخاصة بك على هذه المنصات سوف يحتاج المشاركون إلى التعهد لتلقي تذاكر الحدث. إذا لم يتم استيفاء الحد الأدنى لعدد الحضور المطلوب ، فلن يتم إجراء الحدث.
التسويق: جعل الناس يحضرون
11. ستحتاج إلى خطة تسويق تفصيلية. إنشاء خطة تسويق لهذا الحدث. كلما كنت أكثر تنظيماً ، كلما كان الحدث أكثر احترافية.
12. بذل جهود حثيثة أو فشل الحدث الخاص بك. إذا كنت لا تريد أن تكون في الحدث الخاص بك وحدك … ثم السوق ، والسوق ، والسوق ، والسوق … والسوق أكثر من ذلك.
13. حدد سببًا (أسبابًا) جيدة لكي يظهر الناس. ما هو القرعة للحضور؟ تحتاج إلى تحديد ما تفعله في الحدث الذي سيحضر هؤلاء الحضور المستهدفين في الباب. بالنسبة لمنتج استهلاكي ، قد يكون طرفًا به عروض ترويجية ومنتجات ترفيهية ومزايا مجانية. بالنسبة إلى حشد الأعمال ، قد يكون محتوى تعليميًا أو متحدثًا خبيرًا ومعروفًا. مهما يكن ، لا تفقد الصلة مع سبب رغبتك في حضور هذا الجمهور بعينه.
14. وضع خطيًا لماذا يجب أن يحضر السوق المستهدف - لا تفترض الفوائد واضحة. عند الترويج لحدث ، تأكد من إخبار السوق المستهدف عما سيتعلمون ، ومن سيجتمعون ولماذا يجب أن يكونوا هناك. لا تفترض أن أصدقائك سيخبرون أصدقائهم. إذا كنت تستخدم مكبرات الصوت ، فامنحه نسخة إعلانية حتى يتمكن من الترويج للحدث إلى جماهيره.
15. تعلم كيف تتحدث مع وسائل الإعلام. الصحفيون مشغولون جدًا ويحافظون دائمًا على الموعد النهائي … ليس لديهم الوقت لسماع خطوة المبيعات. دعهم يعرفون أن المعلومات موجودة و- للقصص المستقبلية- أنك خبير في هذا المجال. تضمين تلك المعلومات عند الوصول.
16. استخدم علامات تصنيف Twitter. يُعد Twitter رائعًا للترويج للأحداث ولإيجاد شعور بالمجتمع عبر الإنترنت حول حدث ما. إعداد هاشتاج فريدة من نوعها في وقت مبكر. ابحث في Twitter أولاً للتأكد من عدم استخدامه بالفعل. ضع علامة التجزئة على موقع الحدث على الفور ، وإذا كنت تستخدم زر Tweet للمشاركة على الموقع ، فقم بوضع علامة التجزئة على يمين الكلمة. عندما يغرد الناس ، فإنه يشجع الحدث تلقائيًا على Twitter.
$config[code] not found17. استخدم الأحداث الاجتماعية عبر الإنترنت للترويج للحدث الرئيسي. لزيادة الاهتمام بحدثك ، حاول عقد جلسة دردشة فيديو جماعية من Google أو عبر Twitter قبل بضعة أسابيع من الحدث الرئيسي. قم بدعوة عدد قليل من المتحدثين للمشاركة في الحدث الاجتماعي عبر الإنترنت. قدّم معاينة لما سيحدث في الحدث الرئيسي ، من خلال إجراء بعض النقاش حول ما سيغطيه المتحدثون ، أو إبراز الأنشطة. يولد الترقب.
18. شراء الإعلانات على شبكات التواصل الاجتماعي. غالبًا ما يتم تجاهل شراء الإعلانات على الشبكات الاجتماعية من خلال أحداث صغيرة. تقدم منصات الإعلان الاجتماعي (Facebook و LinkedIn و Twitter فوق كل شيء) خيارات استهداف عميقة يمكن أن تساعد بشكل كبير في الوصول إلى جمهورنا المستهدف في موقعنا الجغرافي. والخبر السار هو أنه لا توجد ميزانيات كبيرة مطلوبة ويمكن قياس مبيعات التذاكر بسهولة.
19. استخدم YouTube للترويج لحدثك. يوتيوب هو محرك البحث الثاني في جميع أنحاء العالم بعد جوجل. يُعد تحميل مقاطع الفيديو من الأحداث السابقة أو المقابلات التي أجريناها مع المتحدثين / المؤدين طريقة رائعة لإقناع الحضور المحتملين بالنقر على الشراء. يوفر الفيديو إشارات مرئية مهمة مما يؤثر بشكل كبير على عملية صنع القرار لدينا. مع الأحداث التي نشعر بها دومًا من خطر عدم معرفة ما سيحدث ، يسهل الفيديو هذا التوتر.
20. إنشاء فيديو ترويجي رائع منخفض الميزانية. الإبداع القليل مع بعض لوحة الملصقات ، والمقطع الموسيقي الخالي من حقوق الملكية ، وكاميرا الفيديو الذكي الذكي ، سيخلق مقطع فيديو ممتعًا للمساعدة في نشر ما سيأتي. في ما يلي مثال جيد لمقاطع الفيديو ، وفعل ذلك فقط على ميزانية صغيرة ، للترويج لحدث أعمال صغير.
21. الحصول على المدونين المحليين المعنيين. كن ذكيا مع المدونين. عادةً ما يكون إشراك المدونين المحليين للمشاركة في الحدث بمثابة استراتيجية رائعة لجذب الجمهور قبل الحدث وخلاله وبعده. يعتمد المدونون عادة على نطاق واسع ولا يتبعون عادة قواعد وسائل الإعلام التقليدية.
22. الاستفادة من منصات تسجيل الأحداث مثل Meetup. استخدم المنصات الحالية. إذا كانت هذه هي المحاولة الأولى لك في تشغيل حدث ما وتفتقر إلى المهارات اللازمة للترويج له ، فقم بإلقاء نظرة على Meetup.com. بخلاف تقديم مجموعة لإدارة الأحداث عبر الإنترنت ، فإن Meetup هو مُحيل كبير للجمهور ذي الصلة في منطقتك. كما أنه يتميز بالتسجيل وإمكانيات إدارة RSVP التي تكون مفيدة بشكل خاص إذا كنت عديم الخبرة.
23. استخدم التسجيل عبر الإنترنت. الطريقة الأسهل لإخافة الناس هي عن طريق التسجيل التناظري (رسائل الفاكس أو المسودات المصرفية أو عند الباب فقط). عرض التسجيل عبر الإنترنت لتأمين أكبر عدد ممكن من الحاضرين في أسرع وقت ممكن ، مما يساعد على التنبؤ بالأرقام وصدور الميزانية قريبًا.
24. احصل على القائمة على المواقع التي تلائم مجموعتك. بمجرد أن تعرف من تريد الحضور ، فإن الخطوة التالية هي وضع نفسك أمامهم. هناك مواقع ويب متخصصة في تنظيم الأحداث على المستوى الوطني (على سبيل المثال Meetup ، Lanyrd) ومحليًا ، لذا ابدأ هناك والبحث الأكثر ملاءمةً للإدراج في القائمة.
25. عرض الحوافز المحلية الشركاء لتشجيعكم. سوف تساعد النشرات الصحفية التي يتم إرسالها إلى وسائل الإعلام ذات الصلة في توليد الأخبار ، ويمكنك النظر إلى مشاركة وسائل الإعلام (عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت) كشركاء. يحصلون على التعرض في الحدث الخاص بك في مقابل الإعلان عنه. إذا لم يرغبوا في الانخراط في هذا المستوى ، فاتهمهم بفكرة تنظيم مسابقة لقرائهم لكسب التذاكر.
26. اجعل الأمر سهلاً على مكبرات الصوت الخاصة بك للتعريف بأتباعها. إذا كان لديك أي خبراء / متحدثين يحضرون ، فحثهم على الإعلان عن حضورهم إلى متابعيهم / مشاركتهم في البريد الإلكتروني على الشبكات الاجتماعية.
27. إعطاء حوافز الطيور في وقت مبكر. تعتبر تذاكر الطيور في وقت مبكر بسعر أرخص طريقة رائعة للحصول على تسجيلات مبكرة من خلال منح الناس حافزًا للتحرك الآن بدلاً من الانتظار والنسيان.
فريق: من هو الذهاب إلى مساعدة؟
28. تفويض المسؤوليات. بغض النظر عن حجم عملك ، حاول دائمًا تفويض المسؤوليات. إن وجود شخص واحد مسؤول عن كل التفاصيل لا ينجح بشكل جيد. كلما كان ذلك ممكنًا ، دع الناس يسيطرون على المناطق التي يستمتعون بها كثيرًا. على سبيل المثال ، دع عشاق الطعام في شركتك يتعامل مع تفاصيل المطاعم. وكلما ازدادت مسؤوليات شخص ما ، زاد احتمال نجاحه في تنفيذها.
29. متابعة - ومتابعة مرة أخرى. تحقق في وقت مبكر وكثيرا ما. على الرغم من عدم رغبة أي شخص في أن يتم إدارتها بشكل دقيق ، إلا أنه يجب التأكد من أن الموظفين والموردين يسيرون على المسار الصحيح لواجباتهم في المناسبات. طالما يعلم الأشخاص أنك تتوقع تحديثات من وقت لآخر ، فمن المحتمل أن يصبحوا محبطين عند الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني لأحدهم.
30. الرعاة هم الملوك - تأكد من أنهم يشعرون بذلك. إذا كان لديك رعاة - تعاملهم مثل الملوك. يمولون الحدث الخاص بك وتمكنك من القيام بذلك (إذا كان هذا هو نموذج عملك). كن واضحًا جدًا قبل الحدث ما سيحصلون عليه كجهات راعية.
31. دائما التقليل من الاقبال ، للرعاة. إذا كنت تعتقد أن بإمكانك الحصول على 100 مشارك ، فاعتمد قاعدة رعايتك على تقدير أقل - خاصة إذا كان هذا هو أول حدث لك. من الأفضل أن تقدم لمقدمي الرعاية مفاجأة سارة عن مفاجأة مخيبة للآمال.
32. اسأل الناس عما يفكرون به ، وكن جاهزًا للتغذية الراجعة الجيدة أو السيئة. اطلب النقد. إذا كنت قد أنجزت نصف وظيفة محترمة ، فستحصل على الكثير من الشهرة. قل شكرا ، ولكن بعد ذلك طلب CRITIQUE وتكون على استعداد لذلك.
33. قم بتغطية الحدث الخاص بك من خلال فريق إعلامي اجتماعي ماهر. لا تنس فريق التواصل الاجتماعي. على الرغم من أنه ليس ضروريًا لكل حدث أو صناعة ، إلا أن المزيد والمزيد من الأحداث تركز على تسخير القوة الفيروسية لجمهورها. إذا كان جمهورك يرسل تغريدة ، و Facebooking والتقاط الصور على Instagram - يجب عليك أن تفعل الشيء نفسه ، وسوف تحتاج إلى فريق مدرب لتنفيذ.
34. ابحث عن البائعين الذين يخدمون مكانتك وهم على استعداد للمشاركة. أفضل البائعين الذين يمكنك العمل معهم هم أولئك الذين هم على دراية بثقافة الأعمال الصغيرة. ابحث عن الموردين الذين يعملون مع الشركات الصغيرة بشكل متكرر أو الذين يشاركون على مستوى أكبر من دورهم.
يوم الحدث: سحبه
35. وضع التوقعات بعناية - ثم تقديمها. تأكد من أن الجمهور لديه تجربة رائعة (وليست جيدة) ؛ وأن تعطيهم ما يتوقعون من الحضور.
36 - الموقف معدي. ضيوفك في جزء كبير سيلعبون موقفك وديناميكيتك خلال الحدث. يؤدي من خلال المثال ويكون لها الوقت المناسب.
37. دع تفاعل الحشود يكون مقياسا. اقرأ الجمهور خلال الحدث. اسأل الناس كيف يفعلون. إذا كانت الأمور تسير على ما يرام ، وإذا لم تكن كذلك ، فستعرف.
38. اسأل نفسك دائمًا: ما مدى صلة هذا بالحضور؟ تأكد من أنك تقدم محتوى ملائم لأكثر من 80٪ من الجمهور. يجب أن يبتعد الجمهور عن التكتيكات الملموسة لتحسين أعمالهم وحياتهم المهنية … ويجب أن يشعروا بقدرة المتحدث. التحدث عن عملك وما تفعله - دون تقديم ما يحتاجه الجمهور - هو مضيعة للوقت والمال للجميع.
39. باعتباره سيد الاحتفالات أو المتحدث - الممارسة. أنت تعرف عملك ، ولكن لا تفترض أنك تعرف كيفية وضع عرض تقديمي. ممارسة تقديم العرض التقديمي ، والإجابة على الأسئلة والتعامل مع أفراد الجمهور الصعبة والمواجهة. كلما كنت مستعدا أكثر كلما كان ذلك أفضل.
$config[code] not found40. تبدو افضل ما لديكم. انظروا إلى الجزء … كن مريحًا لكن الموضة إلى الأمام. حتى لو كنت محاسبًا أو محاميًا ، اختر أكثر بدلتك أو رباطك المميز. يتذكر الناس كم أنت مرتاح في بشرتك.
خطة طوارئ: ماذا تفعل عندما تسوء الأمور
41. تخيل الحدث ، خطوة بخطوة ، وقم بعمل قائمة من عمودين: ماذا يمكن أن يحدث في عمود واحد ، وخطة الطوارئ الخاصة بك في الثانية. كن مستعدا لما هو غير متوقع. ربما فشل نظام الصوت. ربما مقدم العرض الرئيسي بكلاين. يمكنك التعامل والتحرك؟
42. كن على استعداد لتقديم يد المساعدة لملء أي ثغرات. على الرغم من أن التخطيط للأمام هو صيغة رائعة للنجاح ، إلا أنه لا يكفي أبداً. شيء غير متوقع يأتي دائما. وبالتالي ، فإنه من المفيد وضع القليل من الشحوم الكاثودية الإضافية للظروف المخففة. وهذا ينطبق على ترتيبات تقديم الطعام ومتطلبات الطباعة وأماكن إقامة الضيوف والتنبؤات الجوية والترفيه والمزيد.
شكراً جزيلاً للخبراء الذين يساهمون في نصائح التخطيط الخاصة بالأحداث التجارية الصغيرة المذكورة أعلاه:
- مات تيلفر ، مدير التسويق لقلب الإنترنت والمدون في التسويق Nerd نصائح 1 و 24 و 25 و 26 و 27
- بيت سلفر ، العضو المنتدب ، دوبت للاستشارات نصائح 2 و 11 و 14 و 15 و 38 و 39 و 40
- Laura Leites ، منظم الأحداث والمالك ، إنتاج حدث L2 نصائح 3 و 4 و 5 و 8 و 13 و 31
- Joy Go ، التسويق عبر الإنترنت ومدير برنامج الشركاء ، يوم 2 يومًا للطباعة نصائح 6 و 28 و 29 و 36 و 42
- ليز كينغ ، الرئيس التنفيذي ، كبير أخصائيي الأحداث ، ليز كينغ إيفنتس نصائح 7 و 9 و 33 و 34
- جوليوس سولاريس ، متحدث في صناعة الحدث ومحرر المدونة Event Manager نصائح 10 و 18 و 19 و 21 و 22 و 23
- رامون راي ، المبشر التقني ومحرر التقنية التجارية الصغيرة نصائح 12 و 30 و 32 و 35 و 37 و 41
- أنيتا كامبل ، المؤسسة والرئيسة التنفيذية لاتجاهات الأعمال التجارية الصغيرة تلميحات 16 و 17 و 20
Shutterstock: خطة ، الميزانية ، فارغة ، مأدبة ، فريق ، بالحرج
109 تعليق ▼
