أصبحت اجتماعات العمل عبر مؤتمرات الصوت والفيديو جزءًا لا يتجزأ من أي منظمة. لقد ولت الأيام التي استخدم فيها عمالقة تكنولوجيا المعلومات فقط برامج التعاون عبر الإنترنت لإجراء اجتماعات العمل عبر الإنترنت.
اليوم ، حتى الشركات الصغيرة تحقق فوائد استخدام أدوات التعاون لعقد المؤتمرات على شبكة الإنترنت.
والنتيجة هي الموت البطيء للاجتماعات المباشرة ، التي رأينا بالفعل أدلة عليها قبل حوالي أربع سنوات.
$config[code] not found- قامت شركة Cisco Systems بإلغاء تدريب المبيعات في عام 2009.
- انسحبت أبل من عالمها المستقبلي Macworlds.
- حتى أن العديد من الشركات قد خفضت من قوة فريقها في إدارة الفعاليات والاجتماعات وتليها زيادة حادة في الاجتماعات الافتراضية.
من خلال اعتماد أدوات وبرامج للاجتماعات عبر الإنترنت ، يمكنك توفير 50-80 في المائة من التكاليف ، التي يتم إنفاقها في غرف الفنادق والتأجير والنقل والتعبئة والتسويق. قد تكلف استضافة الأحداث الافتراضية مبلغًا منخفضًا يصل إلى 10 دولارات أمريكية في اليوم ، مقارنةً باستثمار يتراوح بين 200 و 1000 دولار لحدث مادي.
هذا يعني أنك تحصل على نفس مقابل أقل.
ومع ذلك ، فإن مجرد وجود أداة مؤتمرات عبر الإنترنت لا يضمن النجاح في عقد الاجتماعات عبر الإنترنت.
هناك طريقتان للنظر في ذلك.
- أولاً ، يجب أن تكون مباركة أداة الاجتماع عبر الإنترنت مع جميع الميزات الآسرة والضرورية لمؤتمرات الصوت والفيديو السلسة.
- ثانيًا ، يجب أن يكون محتوى العرض التقديمي جاهزًا بما يكفي لمتابعة جلسة تفاعلية.
يجب أن يكون لديك النظام الأساسي المناسب لاستضافة الاجتماعات عبر الإنترنت مع جميع ميزات التعاون المحتملة بالإضافة إلى تبني إستراتيجيات عرض المحتوى جيدة التنظيم لإبقاء الأشخاص لفترة زمنية أطول.
وما لم يتم الاهتمام بهذين الجانبين ، فلا يمكن أن تنجح الاجتماعات الافتراضية. في ما يلي قائمة بنصائح مؤتمر الويب التي قد تجدها مفيدة أيضًا.
كيفية إدارة كل من المتطلبات
إن الفوز بالأعمال التجارية في الاجتماعات عبر الإنترنت يدور حول كيفية جعل الاتصالات أسهل وأكثر سلاسة بين عملائك وأقرانك.
ما عليك سوى مساعدتهم في التعاون بكل سهولة على كل ما يريدون اقتراحه أو مناقشته أو مراجعته أو تحقيقه في راحة مكتبهم أو حتى في منازلهم. وأنت في المنزل.
وبالنظر إلى حقيقة أن طبيعة المشاركات والتفاعلات أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت تعتمد بشكل كامل على استراتيجيات العرض ، وتوقعات الأعمال ، وتركيز المحتوى بين الأفراد المشاركين ، فالأمر يعود لهم في كيفية الاستفادة من الأدوات والموارد المتاحة على أفضل وجه.
كلما كان المحتوى الذي تقدمه في اجتماع أكثر تحديدًا وتلخيصًا وقابلية للتنفيذ ، كلما كان بإمكانك تحقيق أهداف أعمال الجميع ، ومن ثم ، إبرام صفقات سريعة.
الآن تأتي إلى الشرط الأساسي ، وهذا هو اختيار الأداة المناسبة. لا يمكنك التنازل عن أي ميزة من الميزات المتميزة التي يمكن أن يقدمها لك كبار البائعين. في الواقع ، لا يوجد نقص في أدوات عقد المؤتمرات على شبكة الإنترنت في السوق.
الشيء المهم التالي في قائمة التحقق هو مدى تقييمك لأفضل أداة اجتماع عبر الإنترنت واختيار أداة مناسبة لعملك. على الرغم من أن الكثيرين منا على دراية بقدرات عقد الاجتماعات عبر بروتوكول VoIP والهاتف ، فهناك طرق أفضل لتحسين استخدامهم.
في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على كل هذه الاحتمالات الخمسة.
جعل التعاون أسهل ، قابلة للتحقيق ومثيرة للاهتمام في أي وقت ، في أي مكان
يجب أن يكون لديك برنامج الاجتماع عبر الإنترنت لهم جميعًا:
- التوافق التام مع جميع المتصفحات الشائعة مثل Chrome و Firefox و Safari التي يستخدمها المشاركون ، بحيث لا يشعر أي شخص بالعزلة
- دعم استضافة العروض التقديمية التفاعلية ، أو عرض المنتج ، أو مراجعة المنتج ، أو حتى مراجعة العقود التجارية معًا … كل ذلك في متناول عملائك
- القدرة على تسجيل وأرشفة ، وكذلك إعادة استخدام مخرجات الاجتماع داخليا عبر فرق العمل والتنظيم وذلك لتحليل متطلبات العملاء وملاحظاتهم بشكل أفضل
- طريقة أكثر ذكاءً لتحميل الوسائط الخاصة بك أو إضافة صور إلى لوح المعلومات الخاص بك من Flickr ، بحيث يمكنك مشاركة محتويات الوسائط المتعددة بسرعة مع المشاركين كمراجع ، حتى عندما يكون الاجتماع قيد التشغيل
- تقديم الدعم لإدارة جميع أنواع التفاعلات (الحالية ، والمشاركة ، والمناقشة ، والتحرير ، والعصف الذهني) في الوقت الحقيقي وبطبيعية ، فضلاً عن المرونة في استعراض تحليل اللوح الأبيض لاحقًا للحصول على نظرة تفصيلية.
اجعل غرفة الاجتماعات تبدو كبيرة ومكلفة
نعم ، المظهر والمظهر يهمان كثيرًا.
كلما جعلت غرفة الاجتماع وغرفة الانتظار الخاصة بك مثيرة للاهتمام وجذابة للعملاء ، كلما كان الانطباع الأفضل لعلامتك التجارية.
يمكن أن يؤدي إضافة شعار الشركة ، باستخدام ألوان العلامة التجارية واللافتات الجذابة للإعلانات ، إلى جعل العميل يعتقد أنك قمت بتطبيق تصميم مخصص للتعامل مع الاجتماع باعتباره اجتماعًا خاصًا وخطيرًا.
إنها تجربة العلامة التجارية التي سيحملها عملاؤك في اجتماعاتهم المقبلة.
قد يساعدك ذلك ، ربما بفضل التعليقات الجيدة ، على إغلاق صفقة حاسمة.
باستخدام مجموعات قوالب العلامات التجارية ، يمكنك إنشاء مواضيع اجتماع فريدة لكل قسم من الأقسام أو المجموعات داخل المؤسسة وخارجها ، وبالتالي الاحتفاظ بهوية الشركة لعلامتك التجارية.
تمكين مشاركة سطح المكتب والتحكم عن بعد في الشاشة
تتمثل إحدى أسهل الطرق وأكثرها فاعلية لزيادة تفاعل الجمهور في مشاركة التحكم بين المشاركين.
يوفر التحكم عن بعد في الشاشة الحرية للزملاء والزبائن والزبائن والزائرين في كيفية رغبتهم في المضي قدمًا في العروض التقديمية والعروض التقديمية الخاصة بهم.
من خلال خيارات مشاركة سطح المكتب ، يمكن للفرق التعاون في البرامج المباشرة مثل مقاطع الفيديو لعرض المنتجات ، أو مراجعة المستندات ، أو عروض Power Point التقديمية ، أو جداول البيانات ، أو أي مشروعات جارية. فهم يكتسبون سيطرة أفضل على جلساتهم الفردية بالإضافة إلى إبقاء المناقشات منتهية لوجهات النظر بنطاق 360 درجة.
الموقع ، المنطقة الزمنية ، عدد الحاضرين … لا شيء يمكن أن يكون حاجزًا في إيصال رسائلك للآخرين والتصرف بناء عليها.
قم بتمكين قوة جلسة الدردشة الخاصة والمستدقة
من المفترض أن تكون الاجتماعات عبر الإنترنت طبيعية وتفاعلية وسرية في بعض الأحيان.
تساعد المناقشات الخاصة خلال اجتماع ويب مستمر على توضيح الكثير من الأسئلة التي لن يتم حلها بخلاف ذلك.
$config[code] not foundفي اجتماع المجموعة ، من الواضح أنه ليس كل عضو يفهم كل موضوع من مواضيع المناقشة بنفس الوتيرة. في كثير من الأحيان ، يتم ترك الحضور مع الأسئلة غير المراقب مما أدى إلى الارتباك والقضايا الرئيسية.
يمكن أن يؤدي سوء الفهم والاستفسارات الأقصر إلى عدم الاتفاق على هدف تجاري مشترك. تحتاج فجوات الاتصال هذه إلى استجابة سريعة خلال الاجتماع نفسه ، وإلا فمن الصعب التوصل إلى توافق في الآراء. وهذا هو الهدف النهائي لأي اجتماع جماعي.
يضمن خيار الدردشة الخاصة أن يحضر أحد المشاركين ردود فعل وردود فعل في الوقت الفعلي على جدول أعمال معين أو عنصر عمل من شخص آخر دون إزعاج الآخرين في غرفة الاجتماعات. يساعد هذا الحضور على فهم تعليقات وإجراءات بعضهم البعض بشكل خاص وبطريقة أفضل. هذا يأخذ التعاون عبر الإنترنت إلى ارتفاع أكبر.
إن المحادثة السريعة بين شخصين تجعل المحادثات سرية ، بحيث يتم حل المشكلات بشكل أسرع وبهدوء دون مقاطعة الجلسة العامة.
تطبيق ترجمة لغوية للمحادثات العالمية
يمكن أن تكون آفاق الأعمال والشركاء والأقران من أي جزء من العالم. لذلك ، يمكن أن تكون الاتصالات التجارية العالمية بأي لغة.
ومن ثم ، لا ينبغي أن يكون تفضيل اللغة حاجزًا في عقد المؤتمرات عبر الإنترنت ، خاصة عندما يكون الحضور من المتحدثين الأصليين.
أنت بحاجة إلى منصة اجتماعات عبر الإنترنت تتيح للأعضاء الاختيار من بين 50 لغة مختلفة يفضلون ترجمتها ، كل ذلك في الوقت الفعلي. يؤدي ذلك إلى إزالة حواجز الاتصال ويتيح تدفق المحادثة باللغة الأصلية للمتحدث.
بصفتك مضيفًا للاجتماع عبر الإنترنت ، تحتاج إلى التأكد من أن كل عضو قادر على تطبيق تفضيل اللغة بنقرة بسيطة على زر "الترجمة".
يمكن أن تكون محادثة الدردشة متعددة اللغات مفيدة أيضًا لفرق تدريب ودعم العملاء. مع خدمة الترجمة الفورية ، يمكن للعملاء طرح الأسئلة والتطبيقات المعتدلة ، والقيام بالمزيد أثناء عروض المنتج بلغتهم الأم. هذا يزيد من فرصتك لإغلاق المزيد من الصفقات التجارية والاحتفاظ بالعملاء السعداء.
وأخيرًا وليس آخرًا ، يجب أن تعمل منصة الاجتماع عبر الإنترنت بغض النظر عن الموقع الجغرافي ونظام التشغيل والمنطقة الزمنية.
إذا كانت منصة الاجتماعات عبر الإنترنت الموجودة لديك لا تزال بحاجة إلى دمج كل هذه الميزات الأساسية ، فقد حان الوقت للبحث عن بديل. لا تعمل أدوات التعاون الجيدة عبر الإنترنت على تحسين إنتاجية فريقك فحسب ، بل تعمل أيضًا على إنشاء انطباع بعلامتك التجارية إلى الآخرين.
اجتماع الصورة عبر Shutterstock
3 تعليقات ▼
