بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، فإنك بالفعل تحتفظ بمسارات وثيقة من موارد شركتك ، بما في ذلك رأس المال والموظفين والمرافق. لكن ماذا عن وقت الموظفين؟ من الصعب تحديد مقدار الوقت وتعقبه ، وعلى هذا النحو ، فإن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يتعاملون عن طريق الخطأ مع الوقت وكأنه مورد غير محدود. ومع ذلك ، هذا لا يمكن أن يكون أبعد عن الحقيقة.
ووجدت دراسة حديثة أجرتها مؤسسة McKinsey أن 9٪ فقط من المديرين التنفيذيين "راضون جدًا" عن كيفية تخصيص وقت الموظفين في الوقت الحالي. بالإضافة إلى ذلك ، قال حوالي نصف المديرين التنفيذيين إن تخصيص الوقت الحالي لا يتوافق مع أهداف الشركة. ويمكن لموظف المكتب العادي أن يخبرك بأنه يتم إنفاق الكثير من الوقت في الشركة على المهام التافهة ، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وحضور الاجتماعات غير الأساسية.
$config[code] not foundتعد إدارة الوقت الفعالة أمرًا أساسيًا لإنتاجية وربحية أعمالك. لذا ، كيف يمكن للشركات تحسين إدارة الوقت؟ ليس الأمر سهلا كقول الموظفين فقط لاستخدام وقتهم بشكل أكثر فعالية. وبدلاً من ذلك ، يحتاج فريق القيادة إلى بناء ثقافة مؤسسية تدعم بشكل فعال إدارة الوقت الفعالة في جميع أنحاء المنظمة ككل.
ثقافة تدعم إدارة الوقت بشكل فعال
خصوصية الموظف
تعد تعدد المهام إحدى الكلمات الرئيسية في عالم الأعمال. من المتوقع أن يتمكن الموظفون من القيام بمهام متعددة بشكل فعال في وقت واحد. لذلك يملأ المديرون ساعات العمل بمختلف المشاريع والاجتماعات والأنشطة المشتركة.
ومع ذلك ، فإن الدراسات تثبت بشكل متزايد أن تعدد المهام غير فعال. في الواقع ، أثبت باحثو جامعة ستانفورد أن العاملين في تعدد المهام لديهم مهارات تنظيمية ضعيفة ، وأنهم يصرفون بسهولة ويفتقرون إلى التركيز في كثير من الأحيان.
إذا لم يكن تعدد المهام هو مفتاح الإدارة الفعالة للوقت ، فما هو إذن؟
الجواب هو التدفق. كما هو محدد من قبل الكاتب وعلم النفس ميهالي Csikszentmihalyi ، يحدث التدفق عند الدخول في حالة تركيز مكثف وبدون جهد على المهمة في متناول اليد. وغالبًا ما يشار إليه على أنه "يجري في المنطقة" ، والموظفون أكثر إنتاجية في هذه الحالة أكثر من أي وقت آخر.
لتحسين الإنتاجية ، يجب على أصحاب العمل القيام بكل ما في وسعهم للحفاظ على الموظفين في وضع التدفق. وهذا يعني تعزيز بيئة الشركات الصمت والخصوصية. كلما كان ذلك ممكنا ، يجب على المديرين تجنب إثقال كاهل موظفيهم بمهام متعددة أو تشتيتهم عن طريق رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية غير الضرورية.
كما يستفيد العديد من الموظفين من امتلاك مكاتب خاصة ، بدلاً من العمل في مزارع مكعبة صاخبة.
عدد أقل ، اجتماعات أكثر فعالية
واحدة من أكبر الآفات لإدارة الوقت الفعال هو اجتماع الشركات. يأخذ الاجتماع المتوسط وقتًا ثمينًا ويقاطع وضع تدفق الموظفين ، في حين يولد القليل جدًا في طريق تحقيق نتائج ذات معنى.
وفقًا لاستطلاع أجرته شركة Microsoft ، تعتبر الاجتماعات غير الفعالة من بين أهم الأوقات التي يهدرها متوسط أسبوع العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يقضي الموظفون ما يقارب ست ساعات أسبوعياً في الاجتماعات ، ويشعر 69٪ من الموظفين بأن هذه الاجتماعات غير منتجة.
لإدارة وقت الشركة بشكل أفضل ، يجب على المديرين التنفيذيين فقط جدولة الاجتماعات الضرورية للغاية. يجب أن يكون للاجتماعات غرض محدد: اتخاذ قرار أو حل مشكلة. يجب أن يكون هناك جدول أعمال مفصل للقضايا التي سيتم مناقشتها وبأي ترتيب ، ومقدار الوقت المخصص لكل منها.
إذا تم تصميم اجتماع فقط لنقل المعلومات ، ففكر في إرسال بريد إلكتروني بدلاً منه. يمكن أيضًا إجراء العديد من الاجتماعات الاختيارية ، لذلك إذا كان الموظف في وضع التدفق الحرج ، فيمكن له / لها الانسحاب من المقاطعة.
تتبع الوقت
يعرف كل مسؤول تنفيذي أنه لكي تتمكن الشركة من المضي قدمًا ، يجب أن تكون هناك مجموعة محددة بوضوح من الأهداف والغايات للمستقبل. ومع ذلك ، فإن مجرد وضع هذه الأهداف ليس كافيًا. في كثير من الأحيان ، يصبح التنفيذيون وموظفوهم غارقين في المهام اليومية ولا يجدون الوقت الكافي لدفع الأهداف طويلة الأجل. هذا هو المكان المتكامل ، تتبع الوقت الإلكتروني يأتي في.
يجب أن تقوم أنظمة التتبع الإلكتروني الفعالة بالتقاط التكاليف بالإضافة إلى الوقت المستغرق لكل موظف ومشروع فردي ، ثم دمج هذه المعلومات في نظرة شاملة لتخصيص وقت الشركة. وبهذه الطريقة ، يمكنك تحديد ما إذا كان تخصيص الوقت الحالي لشركتك يتوافق مع أهداف شركتك. كما هو الحال مع أي مورد ، سيؤدي تخصيص الوقت بشكل صحيح إلى تقليل النفايات وتسهيل نمو الشركة.
قال بيتر دركرز ، المستشار الإداري الأسطوري ، ذات مرة:
الوقت هو المصدر الأكثر ندرة ، وما لم يتم إدارته ، لا يمكن إدارة أي شيء آخر.
في عالم الأعمال ، الوقت ثمين. من مصلحة كل صاحب عمل تعزيز ثقافة الشركات التي تقيسها وتديرها وتقدرها.
غير منتجة اجتماع صور عبر Shutterstock
11 تعليقات ▼
