واحدة من أكبر التحديات التي تواجهها العديد من الشركات عند محاولة البقاء ملتزمة ببعض اللوائح الحكومية هي تنفيذ برامج تتبع الوقت بشكل صحيح. مع مجموعة كبيرة من الخيارات ، بما في ذلك التكنولوجيا المنخفضة والتكنولوجيا الفائقة ، يمكن أن يكون تحديًا هو تحديد البرامج الصحيحة ، والطرق الصحيحة وأفضل الممارسات لتنفيذها على مستوى الشركة.
في ما يلي نظرة على أفضل ممارسات الجدول الزمني التي تتضمن بعض أهم الممارسات الأساسية والهامية للعثور على برنامج تتبع الوقت المناسب لمؤسستك.
$config[code] not foundتنفيذ تتبع الوقت من الأعلى إلى الأسفل
لا شيء يمكن أن يؤدي إلى إضعاف معنويات الموظفين أكثر من الشعور بأن هناك معيارًا مزدوجًا ، خاصة عندما يتعلق الأمر بتتبع وقتهم. عندما لا يشجع رئيسه على تتبع الوقت فحسب ، بل يستخدمه أيضًا ، فإن ذلك يساعد على التأكيد للموظفين على أهمية تتبع الوقت لجميع المعنيين.
هناك العديد من الطرق المبتكرة لجعل المنظمة بأكملها خاضعة للمساءلة. لم تنفذ وكالة الإعلان Colle + McVoy نظام جدول زمني فحسب ، بل إنها حل برمجي يتيح فتح ثلاجة بيرة على مستوى الشركة كل يوم جمعة ، شريطة تقديم جميع الجداول الزمنية للموظفين في الوقت المحدد.
وفقا لأدويك:
"بنى Colle + McVoy آلة عجيبة تسمى TapServer -" نظام نشر البيرة متعدد البرميل "الذي يستخدم RFID والبرنامج المكتوب خصيصًا للتحقق مما إذا كنت قد توقفت عن كونك git كسول ، أنهيت الجداول الخاصة بك وحصلت على باينت مجاناً ".
لا سيما أن شيئًا لا يحظى بشعبية كبيرة مثل تتبع الوقت ، فإن معرفة القيم التي يقدّرها بما يكفي للقيام بذلك بنفسه وتطبيق القواعد نفسها على مستوى الشركة يمكن أن يكون دافعًا قويًا لأي شخص آخر للقيام بدوره.
تقديم التدريب اللازم
التواصل هو كل شيء. إن التأكد من أن الجميع يفهم ما ينطوي عليه تتبع الوقت بدقة يمكن أن يغير طريقة استجابة الموظفين لسياسات الجدول الزمني الجديدة الخاصة بك بسرعة فائقة. على الرغم من النوايا الطيبة للموظف ، إذا لم يفهم ما هو متضمن ، فقد يؤدي إلى أخطاء ومعلومات مفقودة في الجداول الزمنية.
وهذا مهم بشكل خاص للشركات التي تعمل مع الوكالات الحكومية ، أو لديها أنواع الموظفين كل ساعة أو راتب ، أو أي منظمات أخرى لديها متطلبات تتبع زمنية صارمة. قد يعني التدريب المناسب في الغالب الفرق بين الالتزام المتبقي وفقدان العقد القيم تمامًا.
أتمتة العملية بأكملها
DCAA News هي منظمة تقدم معلومات للمقاولين الذين يتطلعون إلى أن يصبحوا متوافقين مع DCAA وتأمين العقود الحكومية. نظرًا لأن الحفاظ على التوافق مع DCAA يتطلب تتبعًا دقيقًا للوقت ، فمن الجدير بالذكر أحد التوصيات التي تقدمها DCAA News:
"… تخطي أي شكل من أشكال مسك الدفاتر اليدوية ؛ اجعل حياتك سهلة مع نظام برنامج آلي متوافق مع DCAA. تستطيع حزم البرامج هذه أن تعلم ما هي البيانات التي يجب تتبعها ، ويمكن أتمتة الموافقات ، ويمكن أن تسمح للموظفين بتسجيل الدخول أو الخروج من أي مكان ، وإنشاء الفواتير ، وتمكين التنزيلات في QuickBooks ، ومسارات ترك الوقت ، وإنشاء تقارير مخصصة مفصلة للغاية ، وتوفير كلمة مرور الحماية وهلم جرا. يمكن لحزم البرامج هذه أن تسمح للمديرين للمديرين بمهام أكثر واقعية بينما يمكنهم في الوقت نفسه عرض بيانات جدول زمني دقيقة ".
لن تجعلك أتمتة عملياتك التجارية متوافقة مع الحكومة فحسب ، بل ستساعد أيضًا في الحفاظ على أمان بيانات شركتك. ووفقًا لدراسة أجرتها شركة IBM ، فإن "95٪ من جميع الحوادث الأمنية تنطوي على خطأ بشري" عالية بجنون.
لن تعمل أتمتة عملياتك على تخفيف مخاطر البيانات فحسب ، بل ستساعد أيضًا على الحفاظ على امتثالك ، وطالما أنك تقوم بتدريب موظفيك بشكل صحيح على اتباع هذه الأنظمة الجديدة ، فستكون مؤسستك قادرة على تحقيق أقصى استفادة من نظام الجدول الزمني الخاص بك.
الانتقال إلى الموظفين كل ساعة
في حين قد يبدو الموظفون بأجر جيد من الناحية النظرية ، من الناحية العملية ، نادرا ما ينجح هذا الترتيب بالنسبة لصاحب العمل أو الموظف. من السهل للغاية على الموظف الاستفادة من شيك الرواتب غير الموجه نحو النتائج ، في حين يحاول العديد من أرباب العمل الحصول على أكثر من قيمة أموالهم من الموظف. والنتيجة هي في كثير من الأحيان صراع شد الحبل حيث الإنتاجية هي الضحية النهائية.
يصف كتاب "ديكمان" في نيسان / أبريل ، بعنوان "ريتش ريتش" ، بعضًا من هذه التحديات:
"في وظيفة أخرى ، قيل لي أن المرتبات تعني أنه" إذا أغلقنا المكتب في وقت مبكر ، فسوف تحصل على راتبك. "لكننا أغلقنا المكتب ربما بعد الظهر أو ثلاثة بعد الظهر من العام ، وكان هناك الكثير ، العديد من الأحداث التي تتطلب أكثر من 8 ساعات. عندما أضع يومًا مدته 22 ساعة لحدث كبير للغاية ".
الحل الأفضل بكثير هو نقل جميع الموظفين إلى الأجر بالساعة ، حيث يفهم كل طرف بوضوح ما هو متوقع ، وهناك مجال أقل بكثير للاستفادة من الآخر.
سجل وقتك يوميا
واحدة من أكبر الأخطاء التي يرتكبها كثيرون هي تسجيل جداول الوقت في نهاية الأسبوع. بالكاد يستطيع الكثيرون أن يتذكروا ما تناولناه في وجبة الإفطار بالأمس ، ناهيك عن تذكر وإعادة إنشاء أيام عمل كاملة بعد هذه الحقيقة. للحفاظ على سجلات جيدة وأفضل الممارسات ، تأكد من أن كل شخص في الشركة يقوم بتسجيل الجدول الزمني مرة واحدة يوميًا على الأقل.
وبالعكس ، للمساعدة في تسهيل ذلك ، تأكد من أن عملية تسجيل الجدول الزمني ليست معقدة للغاية بحيث يكون عمل روتيني كبير للقيام بذلك. لا يستغرق تسجيل الجدول الزمني أكثر من بضع دقائق كل يوم.
وبالرغم من أنها ليست شاملة بالتأكيد ، إلا أن أفضل الممارسات في هذه الجداول الزمنية هي من أهمها ، ولسوء الحظ ، مهملة.
إذا كانت مؤسستك قادرة على تنفيذ ذلك أثناء تنفيذ نظام الجدول الزمني ، ويمكن أن تستمر في التواصل بشكل واضح وفعال مع موظفيك - ستعمل شركتك بشكل أفضل من أجلها.
ساعة توقيت الصورة عبر Shutterstock
7 تعليقات ▼
