وعادة ما يتم توظيف كبار السكرتارية في المكاتب ويقومون بواجبات إدارية رئيسية لضمان سير العمليات التجارية اليومية بكفاءة. قد يعمل السكرتير البارز تحت مدير واحد أو أكثر ، ومن المتوقع أن يحتفظ بسجلات دقيقة لجميع المراسلات الرئيسية داخل الشركة. يعمل كبار السكرتارية في مجموعة واسعة من الشركات في القطاعين العام والخاص.
دور الدعم
يتمثل الدور الأساسي للسكرتير الأول في توفير الوقت للمشرفين عليه من خلال أداء واجبات إدارية أساسية. يلعب كبار السكرتارية دوراً رئيسياً في ضمان تسليم الرسائل إلى الأطراف المطلوبة بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب. سيقوم السكرتير الأول عادة بإملاء ملاحظات من الإدارة العليا ، وإخراج الملاحظات في شكل حرف أو تقرير وتوزيع المعلومات على المستلمين المقصودين ، كما هو موضح على موقع مقاطعة شامبين. ولذلك يجب على السكرتير البارز أن يكون لديه فهم راسخ للقواعد النحوية وعلامات الترقيم وأن يكون ماهرا في استخدام تطبيقات البرامج المكتبية الأساسية لتقديم البيانات الإحصائية أو استخدام قوالب الرسائل. كما يتوقع من السكرتير البارز الاحتفاظ بجدول مواعيد محدد لمشرفها وتأكيد الترتيبات لعقد اجتماعات العمل مع جميع الحاضرين المتوقعين. قد تكون مكلفة أيضا بإجراء ترتيبات السفر وحجز ترتيبات الإقامة للمؤتمرات خارج الموقع.
دور الاتصالات
في بعض الأحيان ، يُطلب من السكرتير الرفيع المستوى التنسيق والإشراف على مهام العمل الأساسية التي تُمنح للموظفين الكتابيين لضمان اكتمالها بكفاءة وفي الموعد المحدد. ومن المتوقع أيضا أن يقوم كبار السكرتارية بتدريب الموظفين الجدد وإعادة تدريب الموظفين الحاليين عند تكييف أي تغييرات في ممارسات العمل العادية. يجوز لكبير السكرتير أيضاً إجراء اتصالات هاتفية من مصادر داخلية وخارجية ، ونقل الرسائل بين الإدارات والمكالمات الهاتفية التي يقوم بها المديرون لضمان ملاحظة جميع المعلومات ذات الصلة. وقد يتم تكليفها أيضًا بتوجيه استفسارات الزائرين إلى مكتب الاستقبال ، كما هو موضح في موقع Total Jobs على الويب.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةواجبات إضافية
قد يأخذ السكرتير البارز محاضر في الاجتماعات وعادة ما يتم تكليفه بإيداع المراسلات بدقة من مصادر داخلية وخارجية. السكرتير الأول مسؤول أيضا عن مراقبة اللوازم المكتبية الرئيسية وإصدار أوامر جديدة لتجديدها. ويمكنه أيضًا المساعدة في إعداد ومعالجة تقديرات الميزانية وفواتير المبيعات وكثيراً ما يساعد في إدارة المرتبات وكثيراً ما يقوم السكرتيرات بالأبحاث ويقومون بإنشاء تقارير حول مستويات أداء الأعمال وأرقام المبيعات وتكاليف الشراء ، كما هو موضح في موقع مقاطعة مونتيري.
