16 طرق خدمة الهاتف الافتراضي يمكن أن تساعد عملك

عند إطلاق نشاطك التجاري الصغير ، من غير المرجح أن تفكر بجدية في إعداد نظام الهاتف ، إذا فكرت في ذلك على الإطلاق.

أنت لست وحدك في هذا: من بين 25 قائمة من قوائم بدء التشغيل التي شاهدناها على الإنترنت أثناء البحث في هذه المقالة ، فقط أنظمة هاتف واحدة مدرجة وكانت بعيدة جدًا من حيث الأولوية.

هذا لا يثير الدهشة بشكل كبير. أكثر من ثلاثة أرباع الشركات الصغيرة التي بدأت في عام 2013 كان بها أربعة أشخاص أو أقل. مع هذا الفريق الصغير ، فإن استخدام الهواتف المحمولة الفردية أمر منطقي.

$config[code] not found

ومع ذلك ، ومع نمو هذه الشركات ، سواء من حيث الموظفين أو العملاء ، فإن الحاجة إلى نظام هاتفي أكثر تطوراً ومعقولة التكلفة ، تصبح واضحة. بعد كل شيء ، كنت أكره أن تفوت حتى مكالمة واحدة ، أليس كذلك؟

وهذا هو المكان الذي يدخل فيه نظام الهاتف الافتراضي الصورة.

ما هي خدمة الهاتف الافتراضي؟

على مدى عقود ، قدمت أنظمة الهاتف التجارية أكثر من هاتف على كل مكتب. بدءًا من البريد الصوتي إلى توجيه المكالمات ، إعادة توجيه المكالمات والمكالمات الجماعية ، غيرت أنظمة الهواتف الحديثة الطريقة التي تتواصل بها الأنشطة التجارية مع عملائها وشركائها وضمن أسوارها الخاصة.

لكن بالنسبة إلى العديد من الشركات الصغيرة ، كان سعر نظام الهاتف الداخلي باهظًا. وبصرف النظر عن المعدات نفسها (بما في ذلك الهواتف) ، كانت تكلفة إدارة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها والحفاظ على نظام عالية.

في أواخر التسعينات ، طرح حل جديد نفسه: خدمات الهاتف الافتراضية. مثل هذه التطبيقات على الإنترنت التي تستخدمها في السحاب ، مكنت هذه الخدمات الشركات الصغيرة من الحصول على ميزات أكثر مقابل أموال أقل من خلال تحمل كل تكاليف الأجهزة والإدارة والصيانة ونشرها عبر عدد من الشركات. إضافةً إلى ذلك ، يمكن للأنشطة التجارية التي تستخدم خدمات الهواتف الافتراضية استخدام أجهزة الهاتف الحالية ، سواء كانت موصلة بجدار أو بالجوال.

النتيجة؟ أصبح بإمكان الشركات الصغيرة الآن الوصول إلى خدمات الهاتف التجاري القوية بسعر أقل بكثير.

16 طرق خدمة الهاتف الافتراضي يمكن أن تساعد عملك

منذ تقديمها ، نمت خدمات الهاتف الافتراضية باستمرار خدماتها. لمساعدتك على استيعاب اتساع ما هو متاح ، تحقق من الميزات الأكثر شيوعًا ، بالإضافة إلى بعض الميزات غير المألوفة أدناه.

الميزات المشتركة لخدمة هاتف افتراضي

في ما يلي نموذج لأكثر الميزات شيوعًا التي تقدمها خدمات الهاتف الافتراضية:

أرقام الهواتف - الإعلان عن رقم رئيسي واحد أو إنشاء العديد من أرقام الاتصال المباشر المحلية و vanity 800 حسب الحاجة (تحذير: يمكن أن تعني أرقام أكثر تكلفة أعلى). يمكنك عادةً تعيين معرف المتصل الذي ترغب في استخدامه ، لذلك سيشاهد الشخص الذي تتصل به اسم شركتك.
استقبال الظاهري وقوائم الخدمة الذاتية - تحية المتصلين مع تحية مهنية ومن ثم إرسالها في طريقهم أو تقديم قائمة مع خيارات بما في ذلك دليل ملحق وكذلك الموقع وساعات العمل.
عقد الموسيقى - يمكنك حتى اختيار بنفسك!
توجيه المكالمات - ساعد المتصل على الوصول إلى الشخص المناسب باستخدام قواعد التشغيل التلقائي التي يمكنك تغييرها بسرعة. حدد من يحصل على المكالمة باستخدام ميزات مثل قوائم انتظار المجموعات والرنين المتزامن والحصول على مكالماتك على الطريق باستخدام ميزات "المتابعة" التي تعيد توجيه جميع المكالمات إلى جهازك المحمول. يمكنك أيضًا إعداد قواعد الفحص حتى يتم إرسال المكالمات المهمة إليك بينما يتم إرسال مكالمات أقل أهمية إلى البريد الصوتي.
ميزات الهاتف الأخرى - تقدم معظم خدمات الهاتف الافتراضية خدمة تحويل المكالمات ، ومواقف انتظار المكالمات ، ومعرف المتصل ، وانتظار المكالمات وعدم الإزعاج. حتى أن البعض يعلن عن المتصل (أي يطلب من المتصل أن يقول اسمه ، سجل ذلك ، ثم قم بتشغيله من أجلك قبل قبول المكالمة) ومنع المكالمة.
اضغط للاتصال - دع عملائك يتصلون بك عن طريق النقر على زر موقع الويب.
دعوة المؤتمر - إنها مثل حفلة عبر الإنترنت حيث تنجز عملك.
الفاكسات - تلقي رسائل الفاكس وإيصالها عبر البريد الإلكتروني.
البريد الصوتي - فكر أكبر من القدرة البسيطة على استلام بريد صوتي. تقوم العديد من خدمات الهواتف الافتراضية بإعادة توجيه رسائل البريد الصوتي إلى عنوان بريدك الإلكتروني حيث يمكنك تشغيلها على الفور.
ادارة الحساب - تغيير وإدارة ومراقبة نظام الهاتف الخاص بك مع لوحة القيادة على الانترنت سهلة الاستخدام. لا توجد أنظمة معقدة لإدارة ولا توجد أجهزة للتعامل معها.

ميزات غير مألوفة لخدمة هاتف افتراضية

يعيش مرافقة - لا شيء أفضل من وجود شخص حي يجيب على هاتف العمل الخاص بك. تمكنك بعض خدمات الهاتف الافتراضي من تقديم هذه التجربة دون الحاجة إلى استئجار موظف استقبال.
نسخ البريد الصوتي - ومع ذلك ، فإن تسجيل كل رسالة صوتية يتم تسليمها إليك عبر البريد الإلكتروني أمر جيد ، فلا يمكنك الاستماع إلى أحدها خلال اجتماع. هذا عندما يكون البريد الصوتي المكتوب ، رسالتك في النص ، مفيدًا حقًا.
دعوة الوجه - هل تحتاج إلى مغادرة المكتب عندما تكون في منتصف مكالمة؟ تتيح لك ميزة "مكالمات المكالمة" نقل المكالمة إلى جهازك المحمول حتى يمكنك الاستمرار في التحدث أثناء التنقل.
مؤتمرات الويب والفيديو - توفر بعض خدمات الهواتف الافتراضية القدرة على استضافة الويب وعقد المؤتمرات بالفيديو حسب الحاجة.
دمج - يتيح لك دمج خدمة الهاتف الافتراضية مع التطبيقات المستخدمة في كثير من الأحيان إعداد عمليات فعالة. على سبيل المثال ، باستخدام RingCentral ، يمكنك إرسال رسائل الفاكس الواردة إلى مجلدات Box محددة وتمكين "click-to-call" من داخل حل خدمة العملاء Zendesk.
تسجيل المكالمات - إذا كنت تحتاج إلى تسجيل مكالمة ، سواء لأغراض قانونية أو تدريبية ، فإن بعض خدمات الهاتف الافتراضية تقدم هذه الميزة.

صوت عبر بروتوكول الإنترنت (الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) القرار

يمكن تقديم خدمات الهاتف الافتراضي بإحدى الطريقتين التاليتين:

خدمة الهاتف التقليدية باستخدام PBX (تبادل الفروع الخاص) الذي يستخدم نفس الخطوط التي يستخدمها بيتك وهاتفك الخلوي ؛ أو
VOIP ، وهي طريقة تقوم بتوجيه مكالماتك عبر الإنترنت.

في حين أن VOIP غالبًا ما يكون أقل تكلفة ، فهناك حقيقتان مهمتان يجب مراعاتهما قبل اختيار خدمة هاتف ظاهرية تستخدم هذا الأسلوب:

الموثوقية - يتطلب VOIP اتصال إنترنت ثابت وقوي. إذا لم يكن ذلك متاحًا ، فستبحث في المكالمات المشوشة والمغلقة.
خدمات الطوارئ - تتكامل خدمات الطوارئ بالكامل مع خدمات الهاتف التقليدية التي تستخدم PBX ولكن ليس مع خدمات VOIP. وهذا يعني أن خدمات مثل 911 لا يمكنها تتبع مكالمات VOIP ، وهي قيود شديدة إذا كنت تواجه أي مشكلة. في الوقت الذي يتم فيه معالجة هذه المشكلة ، لا يزال هناك قلق حقيقي.