إذا كنت تتعامل مع زميل في العمل يكون سلوكه سيئًا بما يكفي لتبرير شكوى ، فعليك كتابة شكواك في أقرب وقت ممكن وفي أيدي الأشخاص الذين يمكنهم المساعدة. كما هو الحال مع أي مراسلات عمل أو رسائل شكوى ، يجب أن تشير الرسالة إلى الحقائق دون اللجوء إلى استدعاء الأسماء أو البيانات العاطفية.
فحص بروتوكولات مكان العمل
انظر على دليل الموظف الخاص بك قبل البدء في الكتابة ، إلى معرفة ما إذا كان هناك بالفعل بروتوكول في مكان لشكاوى زملاء العمل. في بعض الحالات ، هناك نموذج داخلي يلزمك تعبئته ، أو سيتم إرشادك لتوجيه الرسالة إلى شخص معين داخل الشركة. أحيانًا يكون مشرفك المباشر ، ولكنه قد يكون أيضًا مسؤول الموارد البشرية للشركة. إذا كانت المشكلة تنطوي على شيء غير قانوني ، مثل التحرش الجنسي أو النشاط غير القانوني ، قم بتوثيق جميع الحوادث التي شاهدتها ، في حال كنت بحاجة إلى مشاركة هذه المعلومات في وقت لاحق.
$config[code] not foundمراجعة المشكلة
قبل أن تكتب ، أيضا فكر في ما الذي سيهتم به المرسل إليه - وهو في معظم الحالات صحة وإنتاجية العمل. إذا كان زميل العمل منخرطًا في سلوكيات مزعجة ، فلا يكفي أن تخبر المرسل إليه أن زميلك في العمل يقوم بشيء مزعج. بدلاً من ذلك ، اكتب كيف يؤثر هذا السلوك المزعج عليك أو على مكان العمل. إذا كان من الصعب عليك إكمال عملك في الوقت المناسب ، على سبيل المثال ، سوف يؤثر ذلك على إنتاجية الشركة الإجمالية. إذا قمت بمراجعة المشكلة ووجدت أن سلوك زميل العمل لا يؤثر فعليًا على إنتاجية الشركة أو صحتها بشكل عام ، فقد تكتشف فعليًا أن رسالة الشكوى غير ضرورية ، كما يذكر خبير إدارة الأعمال أليسون غرين من US News & World Report.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةاذكر الحقائق
ابدأ الخطاب بشيء مثل "أنا أكتب لأخبرك عن مشكلة تؤثر على إنتاجية المكتب." سيؤدي ذلك إلى جذب انتباه المرسل إليه. ثم اذكر حقائق المشكلةتوفير التفاصيل الكافية لإعطاء المرسل إليه فكرة عما يحدث ، ولكن ليس الكثير من التفاصيل التي ستتعثر عليها. أيضا التركيز على تصريحات "أنا"يقترح مدير مكتبك ماري جي ماكنتاير التحدث عن كيفية تأثير المشكلة عليك بدلاً من التحدث فقط عن سلوك زميل العمل. احتفظ بهذا القسم لفقرة أو فقرتين ؛ يقول غرين: "إن حسابًا موجزًا للمشكلة هو أفضل طريقة للذهاب".
اطلب القرار
في الفقرة الأخيرة من الرسالة ، ناقش ما قمت به لمحاولة حل المشكلة. إذا كنت قد تحدثت مع زميلك في العمل شخصياً ، على سبيل المثال ، فأذكرها. ثم اطلب مساعدة المرسل إليه في حل المشكلة. هذا أفضل من الطلب ، حيث سيبدو أقل تشويشًا وأكثر تشبهًا أنك تبحث عن حل تعاوني. في النهاية ، قم بتوقيع الرسالة بحرص ، وقم بتضمين تاريخ في الأعلى أو الأسفل حتى يكون هناك سجل نهائي عندما حاولت أن تحل المشكلة. في أفضل السيناريوهات ، سيهتم رئيسك أو موظف الموارد البشرية بالمشكلة من هناك.
