يمكن أن تشمل مهام السكرتارية الواجبات الكتابية المختلفة مثل الرد على الهواتف ، الكتابة ، الإيداع ، فتح البريد والحصول على القهوة. السكرتير الذي يعمل كمساعد للمدير لديه وظائف مماثلة. ومع ذلك ، فإن هذا النوع من السكرتارية يقدم تقاريره مباشرة إلى المدير (على عكس كل شخص آخر في الشركة) ويساعد المدير بطرق مختلفة لتسهيل مهمته بالإضافة إلى الحفاظ على تنظيم المكتب.
$config[code] not foundوظائف الاتصالات
بصفتك سكرتير المدير ، ستكون في الغالب أول شخص يتواصل مع أولئك الذين يحاولون الوصول إلى مديرك داخل وخارج الشركة. بخلاف موظف الاستقبال أو السكرتير العام الذي يجيب على الهاتف لكامل الموظفين ، فقد تكون مسؤولاً عن الرد على المكالمات الواردة لمديرك فقط. سيكون عليك فحص المكالمات لتحديد ما إذا كان بإمكانك مساعدة المتصل أو إذا كان رئيسك متاحًا لإجراء المكالمة. تشمل مساعدة المدير على استقبال الزوار الذين يأتون إلى مكتب مديرك وتوجيههم وفقًا لتعليمات مديرك. قد تشمل مهام السكرتير لمديرك أيضًا التواصل مع محترفين آخرين نيابة عنها عن طريق المراسلات الخطية ، وإجراء المكالمات الهاتفية وإرسال رسائل البريد الإلكتروني.
وظائف المنظمة
يتوقع المديرون أن يتم تنظيم أمناءهم. ستكون مسؤولاً عن التأكد من أن ملفات المكتب محفوظة بشكل منتظم ويتم وضع أي وثائق سرية في منطقة آمنة. قد تضطر إلى فرز البريد الوارد لتحديد ما يتم تقديمه لمديرك ، أو يتم تقديمه أو يتم تجاهله. غالباً ما يتضمن مساعدة المدير الاحتفاظ بجدوله الزمني. سوف يتوقع منك تتبع مواعيده ، وجدول مواعيد الاجتماعات ، وإجراء ترتيبات سفره عند الحاجة. يمكن أن تتضمن الوظائف الإضافية إعداد مكالمات المؤتمر وحضور الاجتماعات بالإضافة إلى توفير جدول الأعمال وأخذ دقائق.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةوظائف إدارية
على الرغم من أنك سكرتير المدير ، قد تشمل بعض مسؤولياتك الإدارة. مساعدة المدير يمكن أن تعني في بعض الأحيان التصرف كمدير بنفسك. قد يعطيك رئيسك مهمة الإشراف على مشاريع معينة مثل إدارة قاعدة بيانات أو إنشاء وتحديث التقارير. إذا كان هناك موظفون آخرون في المكتب ، فقد تكون مسؤولاً عن إدارتها وتعيين مهامهم اليومية. يمكن أن يقدموا تقاريرهم لك مباشرة بدلاً من مديرك ، وقد تكون بمثابة المشرف المباشر. يمكنك أيضاً أن تدعى لتدريب موظفين آخرين وحتى توجيه المشرف الخاص بك على أمور مثل تعليمهم كيفية تشغيل الآلات المكتبية أو استخدام حزم البرامج.
