وقد أبرزت جميع الأضرار والفوضى الناجمة عن الأعاصير هارفي وإيرما في الأسابيع الأخيرة الحاجة إلى إعداد الشركات الصغيرة في حالة وقوع كارثة طبيعية. ما يصل إلى 40 في المائة من الشركات الصغيرة لا تسترد عافيتها بعد كارثة طبيعية. وعلى الرغم من أن التعامل مع هذه المواقف ليس سهلاً ، فإن وضع خطة يمكن أن يسهل عليك التنقل في عملك من خلال العملية.
$config[code] not foundالأعمال التجارية الصغيرة لدوس للبقاء على قيد الحياة
وبما أن هناك العديد من العوامل المختلفة التي يجب مراعاتها ، فقد تحدثت مؤسسة Small Business Trends مع بعض الخبراء الذين قدموا نصائح حول مختلف جوانب التأهب للكوارث والتعافي منها. فيما يلي 10 نصائح يمكن أن تساعد عملك على النجاة من كارثة.
إنشاء تدريبات لسيناريوهات الكوارث المحتملة
قال جيمس ر. بيلي ، البروفسور وستايسي وجوناثان هوشبيرغ زميل تطوير القيادات في كلية إدارة الأعمال بجامعة جورج واشنطن ، في رسالة بريد إلكتروني إلى Small Business Trends ، "التخطيط المسبق يتطلب تنبؤات بالسيناريوهات. وبالنظر إلى كل الاحتمالات ، بغض النظر عن مدى احتمالية ذلك ، يجب أن يتم الترفيه عنها والتمرن عليها وحفرها. "
النسخ الاحتياطي لجميع السجلات المهمة في السحابة
وفقا ل Kevin Miller ، CMO لبرامج إدارة نفقات الأعمال Neat ، فإن أفضل خيار ممكن للشركات الصغيرة هو الاحتفاظ بالمستندات الهامة في حل السحابة التي تنظم سجلاتك أيضًا وتجعلها قابلة للبحث. ولكن من المقبول أيضًا للأنشطة التجارية الصغيرة استخدام حل سحابي أبسط. أو إذا احتفظت بنسخ مطبوعة من مستندات معينة ، احتفظ بها في مكان منفصل أو في مكان آمن آمن ضد الحرائق والفيضانات.
الحصول على رأي ثان حول التغطية التأمينية
إن وجود التغطية التأمينية الصحيحة يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في قدرة نشاطك التجاري على النجاح في مواجهة كارثة طبيعية. لهذا السبب ، من الأهمية بمكان أن تكون لديك تغطية لا تتضمن فجوات. وقال جيف دودان ، الرئيس التنفيذي لشركة تنظيف المضادات والأعفان في المياه العذبة AdvantaClean ، في مقابلة هاتفية مع مؤسسة Small Business Trends ، إنه ينبغي للشركات الصغيرة أن يكون لديها بالفعل وكيل متخصص في حماية الشركات. كما أنه لا يمكن أن يؤذي الحصول على رأي ثانٍ وإعادة النظر في تغطيتك سنويًا إذا احتجت إلى إجراء أي تحديثات.
خلال الكارثة ، تأكد من التصرف بشكل حاسم
بمجرد مواجهة وضع الكارثة ، انتهى وقت التخطيط. لقد حان الوقت لاتخاذ إجراء فعلي. في هذه الحالة ، قد يكون من الضروري تعديل نمط قيادتك.
يوضح بيلي: "هناك فرق حقيقي بين الإدارة والقيادة. في أوقات الهدوء ، فإن اليد الثابتة هي الأفضل. المستوى ، التحليلي ، المقاس. الإدارة هي ترتيب اليوم. لكن في الأزمة ، هناك حاجة إلى إجراء سريع وحاسم. عادة ما يكون التوافق هو أفضل مسار ، لكن الإجماع يستغرق وقتًا. في وقت كارثي - على الرغم من تأويله - يكون الوقت هو الجوهر. قيادة قوية وقوية ، وأحيانًا لا هوادة فيها ، تحكم اليوم. "
تقييم أي أضرار لعملك قبل استئناف العمليات العادية
وبمجرد أن تنتهي الكارثة ، يحذر دودين ، عند تقييم الأضرار ، من التأكد من أن موقع عملك آمن بالفعل قبل إعادة الدخول. وهذا يعني إلقاء نظرة على أساس المبنى ، وضمان أن المياه قد تراجعت وتبحث عن أي أسلاك كهربائية مكسورة. تأكد من أن المبنى آمن قبل أن تطلب من موظفيك العودة.
اجعل الصحة البدنية والرفاهية من فريقك أولوية قصوى
ومن الممارسات الجيدة أيضًا الاستثمار في بعض معدات الحماية ، بما في ذلك حماية العين وأقنعة التهوية ، خاصةً إذا كان هناك عفن أو أضرار مائية أخرى في المبنى. بالإضافة إلى ذلك ، يقول دودان إنه يمكن أن يكون من السهل على الأشخاص الذين يقومون بالتطهير بعد الكوارث أن يشعروا بالإرهاق والإرهاق. لذا فهو يوصي بالتأكد من حصولك على ما يكفي من الوجبات الخفيفة والمياه المعبأة في زجاجات ، بالإضافة إلى جدولة فترات راحة منتظمة.
تأكد من تقديم المطالبة قبل الاتصال بشركات التأمين
إذا كان موقعك قد تعرض لأضرار كبيرة ، فستحتاج بالطبع إلى الاتصال بشركة التأمين بأسرع وقت ممكن لتقديم مطالبة. ومع ذلك ، إذا كنت تتعامل مع بعض الضرر الطفيف وكنت غير متأكد من تقديم مطالبة أو لا ، فقال دودان إنه من الأفضل تقييم خياراتك قبل الاتصال بشركة التأمين الخاصة بك. يمكن أن يكون الاتصال بشركات التأمين حول قضية ما بمثابة مطالبة على تغطيتك والتأثير على أسعارك المستقبلية حتى إذا قررت أن تعتني بالمشكلة بنفسك.
وقال: "إن مسؤوليتك الأساسية هي اتخاذ وسائل معقولة للتخفيف من أي ضرر آخر للمبنى أو العقار. لذلك إذا كنت قد وظفت محترفًا في الترميم ، فقد تصرفت بشكل معقول. فقط لا تؤجل العملية بشكل غير معقول وتكون في الوقت المناسب والتواصل وتحافظ على سجلات جيدة. "
تتبع جميع النفقات المتعلقة بالكوارث
خلال عملية الاسترداد ، تحتاج أيضًا إلى تتبع جميع النفقات الطرفية الخاصة بسجلاتك ، خاصةً إذا كنت تتعامل مع مطالبات التأمين. هذا لا يعني فقط تتبع مصروفات الإصلاح الفعلية الخاصة بك. يجب أيضًا تتبع بعض الأمور مثل الساعات التي تدفع فيها للموظفين للقيام بأعمال التنظيف بدلاً من واجباتهم العادية والغذاء والماء الذي تقدمه للعمال والمبيعات التي فقدها نشاطك التجاري خلال فترة الاسترداد.
امنح نفسك الوقت لاستعادة السجلات
من هناك ، ستحتاج إلى العمل على استعادة سجلاتك والعودة إلى عملياتك اليومية. حتى إذا كان لديك سجلات احتياطية ، فإن إعادة التنظيم قد تستغرق بعض الوقت. لذلك لا سيما إذا كنت تتعامل مع كارثة في موسم الضرائب أو قبله ، يوصي ميلر بتقديم طلب للحصول على ملحق لتزويد نفسك ببعض غرف التنفس. تمنح IRS في كثير من الأحيان تمديدات للشركات التي تأثرت بالكوارث. لذا فإن هذا يمنحك المزيد من الوقت للتنظيم بينما لا تزال تتعامل مع كل الفوضى التي تأتي مع التعافي من كارثة طبيعية.
الوصول إلى البنوك والباعة
إذا فقدت أي سجلات مهمة أو فاتتك أي مدفوعات ، يقترح ميلر أيضًا التواصل مع البنك الذي تتعامل معه ومورديك لاسترداد تلك المعلومات المهمة. يمكنك طلب نسخ افتراضية أو مطبوعة من سجلاتك المالية وعقودك وفواتيرك وغيرها من المستندات الهامة. هذا سيساعدك على بناء قاعدة جميلة من السجلات. يمكنك أيضًا العمل مع مورديك لمعرفة معلومات حول إضافات الدفع أو خطط الدفع لمساعدتك في إدارة نفقاتك أثناء التعامل مع جهود الاسترداد.
إعصار إعداد الصورة عن طريق Shutterstock
