مرة أخرى في عام 1917 ، تحول أول Bankers Box® حفظ السجلات المكتبية رأسا على عقب. كما يوحي الاسم ، فقد تم تصميمه للمصرفيين لإدارة السجلات المصرفية. ومع ذلك ، سرعان ما اعتمدتها الشركات بجميع أنواعها لتنظيم السجلات وحفظها.
$config[code] not foundبسرعة إلى الأمام 95 عاما. لقد تغير العالم ، لكن بعض الأشياء لم تكن كذلك. شيء واحد لم يتغير هو الحاجة إلى إدارة المستندات والسجلات في عملك.
في الواقع ، أصبحت إدارة السجلات مصدر قلق أكبر في عالمنا المعاصر. على سبيل المثال ، التقاضي حقيقة واقعة في العمل اليوم. وقد رفعت المخاوف المتعلقة بالتقاضي من أهمية ما يحدث عندما يتعلق الأمر بالاحتفاظ بالسجل - حيث أن وجود سياسة ثابتة للاحتفاظ بالسجلات وتدميرها والقدرة على استعادتها بدقة إذا اقتضى الأمر أمر مهم. وهذا مثال واحد فقط.
ومع ذلك ، فالكثير من الشركات ليس لديها حل جيد لإدارة المستندات ، ونتيجة لذلك ، فإنها تعاني من عدم اليقين بسبب السجلات الضعيفة التنظيم - أو أنها تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية بسبب وجود تصور خاطئ ، فهي مصدر قلق كبير للتعامل مع السجلات داخل الشركة.
وهذا مؤسف. لماذا ا؟ نظرًا لأن إدارة السجلات من خلال حل داخلي أمر قابل للتنفيذ ولديه ميزات - فهو ليس صعبًا ، يمكنه توفير المال ، وهو مناسب ، وأكثر أمانًا ، وينقلك.
تقع إدارة السجلات داخل الشركة في نطاق قدرة الشركات الصغيرة والمتوسطة.
قامت شركة Fellowes ، وهي شركة معترف بها لالتزامها بالابتكار في مكان العمل ، باستطلاع آراء صناع القرار في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تضم ما بين 1000 موظف. يوضح هذا الاستطلاع مزايا إدارة السجلات داخليًا ، على النحو التالي:
1) توفير المال - 52٪ من أولئك الذين يستخدمون نظام إدارة المستندات الداخلية يقولون أنه وفر لهم المال / خفض النفقات. ليس هذا فقط ، 16٪ منهم يقولون أن نظام إدارة المستندات الداخلية كان له "تأثير إيجابي قوي" على النفقات التشغيلية.
في الواقع ، التكلفة هي المحرك الرئيسي للتحول إلى حل داخلي. ما يقرب من 65 ٪ من أولئك الذين يتحولون إلى حل إدارة المستندات الداخلية يقولون أن تكاليف تخزين المستندات خارج الموقع ، والتقطيع ، والتجليد والتغليف كانت عاملاً في قرارهم.
للحصول على لقطة سريعة للوفورات المحتملة لشركتك ، جرِّب أداة تحليل التوفير من Fellowes على الموقع saveanalyzer.fellowes.com.
2) لا توجد تكاليف أخرى غير متوقعة ومخفية إن إحدى المشكلات التي تواجهها الشركات التي تستخدم تخزين المستندات خارج الموقع واسترجاعها هي رسوم غير متوقعة مما يمكن أن يرفع التكلفة الإجمالية لإدارة السجلات خارج الموقع. أعلى رسوم التخزين والاسترداد الأساسية ، هناك رسوم إضافية على رسوم الوقود الإضافية ، وصناديق ذات حجم فردي ، وإعادة الملاكمة ، واستعادة الذروة ، والتسليم السريع ، والتسليم من طرف ثالث ، والحد الأدنى للتخزين ، ورسوم المناولة ، ورسوم البرنامج ، وتدمير / تقطيع الأرشيف ، الفواتير التفصيلية ورسوم النسخ. يمكن للحل الداخلي تقليل كل هذه التكاليف أو إزالتها. يوضح هذا الرسم البياني التأثير السلبي لرسوم كثيرة:
انقر لرؤية أكبر صورة الرسم البياني
3) أوقات الاسترجاع أسرع - الوقت هو المال في العمل. وقال 14٪ فقط إن موردي إدارة المستندات خارج الموقع استردوا المستندات في نفس اليوم الذي طُلب فيه. ما يقرب من الثلث يقول أنه يستغرق ثلاثة أيام أو أكثر لاسترداد السجلات - في بعض الأحيان أكثر من أسبوع! مع وجود حل داخلي ، تكون السرعة ضمن سيطرتك.
4) الكفاءة والراحة تتحسن - ووفقًا للاستطلاع ، فإن 74٪ يقولون أن الانتقال إلى إدارة المستندات خارج الموقع ليس له أي تأثير أو تأثير سلبي على الكفاءة.
خلقت Fellowes محلل الادخار لحساب إمكانات المدخرات الخاصة بك. يستغرق الأمر أقل من 60 ثانية لتشغيل الآلة الحاسبة - جربها وشاهدها.
7 تعليقات ▼
