كيفية كتابة مذكرة لملف

يجب أن تلتزم الاتصالات في مكان العمل الموجهة إلى "ملف" بالعملية والهيكل لسجلات التوظيف بالإضافة إلى التنسيق الأساسي للمراسلات التجارية. تهدف مذكرات الملفات إلى توثيق مثل هذه الإجراءات مثل التغييرات في التوظيف أو قرارات التوظيف. كما أنها تحافظ على الحقائق والظروف المتعلقة بأنشطة الموارد البشرية والتحقيقات في مكان العمل.

المرسل

على الرغم من أن مذكرتك تهدف إلى توثيق الملف ، فقد لا يزال هناك جهات اتصال يجب أن تتلقى نسخة من الاتصال مباشرةً. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتوثيق ملف الموظف حول نظرها في عرض ترويجي ، فقد ترغب في تضمين مشرفها الحالي والمشرف الذي ستقوم بالإبلاغ عنه في الدور الجديد. بالإضافة إلى ذلك ، قم بتزويد الموظف بنسخة من المذكرة.

$config[code] not found

معلومات حساسة

يجب أن تُعالج مذكرات مكان العمل المتعلقة بالمعلومات الحساسة فقط لأولئك الذين يحتاجون إلى معرفة ويجب أن تكون المذكرات "سرية" بشكل واضح إذا كانت تحتوي على معلومات لا يجب مناقشتها بين الموارد البشرية ومشرف الموظف. في بعض الحالات ، لا يجب وضع المذكرات حول الملفات الحساسة في ملف الموظف على الإطلاق. على سبيل المثال ، في حالات التحقيقات في مكان العمل ، مثل التحرش الجنسي ، تنتقل مذكرة إلى ملف التحقيق وليس ملف موظفي الموظف.تظل المذكرات التي يتم تقديمها لأغراض التحقيق سرية ولا يمكن الوصول إليها إلا للموظفين الذين يحتاجون إلى معرفة ، مثل موظفي الموارد البشرية أو المديرين التنفيذيين للشركة وأصحابها أو المستشار القانوني.

محتويات المذكرة

ما لم تكن هذه المذكرة جزءًا من المراسلات المستمرة ، فقد تحتاج إلى وصف الظروف أو توضيح سبب وثائقك. إذا كانت المسألة المتعلقة بالموظفين - بخلاف التحقيق - تبدأ المذكرة باسم الموظف وإداراته وموقعه ومدة عمله. على سبيل المثال ، إذا كنت تلخص طلب موظف لنقل ، فيجب أن تحتوي الفقرة الأولى على معلومات ذات صلة ، مثل موضع الموظف والموقع أو الإدارة التي طلبت التحويل إليها. تحتوي المذكرة أيضًا على تفاصيل حول ما إذا كان طلب التحويل قد تم منحه أو تم رفضه أو رفضه.

التوزيع والمحفوظات

إذا كنت تكتب إلى ملف موظف ، يجب أن تنتقل نسخة من المذكرة إلى ملف المراسلات العامة HR كجزء من قائمة التوزيع. بالإضافة إلى ذلك ، يتلقى الموظف نسخة وكذلك الأطراف الأخرى الذين قد يكونون مطلعين على معلومات الموظف ، ما لم تكن المذكرة جزءًا من التحقيق في مكان العمل السري. في هذه الحالة ، يجب أن يكون لدى الموارد البشرية والموظفين العاملين في التحقيق حق الوصول إلى المذكرة فقط. عندما يتم إرسال الملف الذي يحتوي على المذكرة إلى أرشيفاتك ، يحتفظ قسم الموارد البشرية بنسخة من المذكرة الموجودة في ملف المراسلات العامة الخاص بالإدارة.