غالبًا ما يكون Basecamp في مقدمة القوائم عندما يتعلق الأمر بأداة إدارة المشاريع التعاونية القائمة على الويب. لطالما أحببت بساطته وحقيقة أن التدريب الصغير إلى الصفر في البرامج الفعلية أمر ضروري من أجل تحريك الأمور. في الوقت نفسه ، وجدت أنه غالبًا ما يخطئون إلى جانب المبالغة في التبسيط ، وهناك بعض الميزات التي أرغب في الحصول عليها في مجموعة الأدوات الخاصة بي. ومع ذلك ، لم أكن أتطلع إلى تبني أداة معقدة مثل MS Project أيضًا.
$config[code] not foundسمعت مؤخرًا عن WorkZone ، والذي من المفترض أن يقدم مرونة أكثر قليلاً ، واعتقدت أنني سأجربه. لخفض الحق في التنبيه المفسد ، لقد تأثرت. على الرغم من أن منحنى التعلّم أكثر حدة من نظام Basecamp للمشرفين ، فإن الميزات الإضافية تستحق ذلك. والأفضل من ذلك ، يحصل المشرفون على القدرة على إيقاف الميزات التي لا يرغبون في استخدامها ، مما يجعل منحنى التعلم قصيرًا قدر الإمكان لأعضاء الفريق.
WorkZone: أساسيات
واجهة WorkZone بسيطة للاستخدام اليومي من قبل أعضاء فريقك. القائمة العلوية خالية من الفوضى وبديهية لفهم:
سيقضي المسؤولون بعض الوقت في "الإعداد" ، ولكن معظم أعضاء الفريق سيعملون معظم أعمالهم من علامة التبويب "متعقب المشروع". سوف يهبطون على هذه الصفحة بمجرد تسجيل الدخول ، ويسهل النظر إليها بكل بساطة.
في الجزء العلوي الأيمن ، يرون هذا:
كما ترون ، يمكنهم بسهولة تبديل المشاهدات لرؤية قائمة المهام التي يعمل عليها الجميع ، أو مشاهدتها على شكل مخطط جانت ، أو الاطلاع على قائمة بالمنتجات ، أو الاطلاع على أي نشاط حديث كان الفريق قد وصل إليه.
تحتل قائمة المهام مركز الصدارة ، كما أنها تشرح نفسها بنفسها ، حيث تظهر لقطة الشاشة هذه:
يمكنك بسهولة معرفة من المسؤول عن ماذا ومتى تكون المشاريع ومهامها مستحقة. يتيح لك عمود الحالة معرفة ما إذا كان هناك شيء ما قد تأخر.
بالونات التعليقات الحمراء في عمود PROJECT / TASK المصورة أعلاه ، تتيح لك معرفة أن هناك تعليقات جديدة للنظر فيها. للاطلاع على التعليقات ، كل ما عليك فعله هو النقر على المهمة لفتحها ومشاهدتها:
وتوضح هذه الواجهة عندما تكون التعليقات الجديدة في النظام ، وتسهل إضافة التعليقات إلى المهام والمشاريع والوثائق كلما كان ذلك أمراً منطقياً. يتلقى المستخدمون تحديثات عبر البريد الإلكتروني عند إضافة التعليقات لضمان عدم تفويت الرسائل.
سترى أيضًا زر "بريد إلكتروني" أزرق اللون على كل شاشة تقريبًا يمكنك استخدامها للبقاء على اتصال. إذا قمت بإعداده كمسؤول ، فسيحصل المستخدمون أيضًا على تنبيهات تلقائية بالبريد الإلكتروني حول المهام القادمة والمزيد. (سنصل إلى ذلك في دقيقة).
قد يشتكي البعض من أن هذه الواجهة قد جُردت قليلاً ، لكني أحبها فعلاً بهذه الطريقة. إنه يزيل فوضى الشبكات الاجتماعية ويركز على أهم شيئين: من يتحدث وما يتحدثون عنه.
كما توجه هذه الشاشة المستخدمين مباشرة إلى أي مستندات يحتاجونها ، ومعلومات المشروع أو المهمة.
بمجرد إكمالهم مهمة ما ، كل ما عليهم فعله هو الرجوع إلى قائمة المهام ، والنقر فوق المربع الموجود في عمود الحالة ، ووضع علامة عليه على أنها كاملة:
ما أحبه حقًا في كل هذا هو مدى بساطة الواجهة. قد يتطلب الأمر تدريبًا طفيفًا أو بدون تدريب لتعليم فريقك استخدام هذه الواجهة.
القسم الرئيسي الآخر لفريقك هو علامة التبويب "التقارير". إذا كان لدي شكوى واحدة مع WorkZone ، فسيبدو أن الشريط الجانبي يبدو أكثر رعباً مما هو عليه في الواقع. تمنحك هذه التقارير جميع المعلومات نفسها التي يمكنك العثور عليها في قائمة المهام ، ولكنها تجعل من السهل فحص المعلومات للعثور على شيء محدد.
هذا المجال التقارير هي واحدة من الميزات التي يمكن أن تستخدمها بعض المنصات الأخرى حقا ، لكنها أهملت خوفا من تشوش واجهاتهم. أنا شخصياً أعتقد أنه يستحق المفاضلة.
الميزة الأكثر فائدة هنا هي "قائمة المهام" التي يمكن لأعضاء فريقك استخدامها لمعرفة ما لديهم من قبل. هذه هي نفس المعلومات التي يحصلون عليها من قائمة المهام ، ولكنها تعني لهم تحديدًا.
إذا قمت بتمكينه ، فيمكنه أيضًا استخدامه لمعرفة أعضاء الفريق الآخرين الذين يعملون عليه.
مثل هذه التقارير هي التي تجعل WorkZone مفيدة بشكل خاص عندما تتعامل مع عدد كبير من الأشخاص والمشاريع ، حيث يبدأ من الصعب تحديد من يفعل ماذا ومتى. وإذا كنت تتساءل عن السعر ، فستبدأ بسعر 200 دولار في الشهر.
فوائد هذه الأداة لإدارة المشاريع
إذن ، في الصورة الكبيرة للأشياء ، ما هي فائدة WorkZone؟
الكل في الكل ، أود أن أقول أن WorkZone هو الأنسب لرواد الأعمال والمديرين الذين يريدون شيئًا بسيطًا نسبيًا ، ولكنهم يبحثون عن عدد قليل من القدرات أكثر من المنصات التعاونية الأخرى التي قامت بتجريد واجهاتهم. فمثلا:
- تبعيات المهام - تتيح لك WorkZone جدولة المهام بحيث يتعذر الدفع بالمهام اللاحقة في حالة عدم الوفاء بالمواعيد النهائية. هذا هو الشيء الوحيد الذي تفتقده Basecamp في ترسانتها.
- المهام الفرعية - على الرغم من أن الإدارة لا ينبغي أبدا أن تكون مجنونة بالمهام الفرعية ، فإن عدم القدرة على خلقها هو عيب في التصميم بالنسبة للكثيرين منا في الإدارة. هناك بعض المهام التي لا يمكنك تخطيطها بشكل صحيح بدون تقسيمها إلى أهداف أصغر.
- وجهات النظر عبر المشروع - قد تكون "قائمة المهام" بسيطة ، ولكنها لا تقصر العرض على مشروع واحد في كل مرة. إن البرامج المصممة بتركيز مشروع واحد مفيدة حقًا فقط للشركات الناشئة ، وهي ليست دائمًا الخيار الأفضل لنشاط تجاري ، حتى لو كان صغيرًا ، ولديه العديد من المشروعات التي يجب العمل عليها في وقت واحد.
- الوقت تتبع - يجعل WorkZone من السهل نسبياً معرفة الوقت الذي يتم استخدامه فيه ، وعن طريق من ، بحيث يمكنك تخصيص الموارد وفقًا لذلك. إنه ليس بديلاً عن تطبيق تعقب الوقت مثل Toggl ، ولكن من الجيد أن يكون تتبع الوقت متكاملًا بالكامل مع برنامج إدارة المشروع.
مع وضع كل ذلك معًا ، لا يمكنني بالضرورة تقديم الادعاء المثير للجدل بأن WorkZone أفضل من Basecamp - ولكن يمكنني القول إنه خيار أفضل لرواد الأعمال والمديرين الذين يتعاملون مع شيء معقد إلى حد ما ، ولكنهم لا يزالون يرغبون في تعاون بسيط واجهة في أداة إدارة المشروع الخاصة بهم.
6 تعليقات ▼
