بفضل التكنولوجيا الحديثة ، أصبحت الكثير من المكاتب الآن خالية تماما من الورق. يتم إنشاء وثائق مهمة وتوقيعها وإرسالها حصريًا عبر الإنترنت وتخزينها لتسهيل الوصول إليها من قبل جميع الأطراف. في حين أنه من الملائم أن يكون لديك جميع الأوراق التجارية الخاصة بك في شكل رقمي ، فقد لا ترغب في التخلص من الطابعة الخاصة بك حتى الآن. سألنا فريق من الخبراء من مجلس شباب المقاول:
$config[code] not found"يتم إنجاز الكثير من الأنشطة التجارية عبر الإنترنت الآن ، ولا تتم طباعة العديد من المستندات مطلقًا على الإطلاق. ومع ذلك ، هناك بعض الحالات التي تكون فيها النسخة المطبوعة ضرورية. ما المستند الوحيد الذي يجب أن يكون لديك دائمًا نسخة فعلية منه ، ولماذا؟ "
المستندات التجارية يجب عليك دائما الطباعة
في ما يلي ما قاله أعضاء مجتمع YEC:
1. قيم شركتك
"جعل العناصر المطبوعة على الورق دائمًا تجعلها أكثر واقعية. القدرة على اللمس والشعور والتعليق أو حتى الرمي يجعلها أكثر واقعية. أنا شخصياً أحب أن تطبع قيم شركتك وأن تجلس على مكتبك أو تعلق على حائط ، لتكون بمثابة تذكير دائم بما أنت عليه (وليس كذلك). "Corey Eulas، Factorial Digital
2. العقود
"إن نوع المستند الوحيد الذي أعتقد أنه كان يجب أن تطبعه على الإنترنت وتخزينه عبر الإنترنت هو أي عقد. هذه مفاوضات مهمة ووثائق قانونية ، ولا تعرف أبدًا متى يجب عليك الرجوع إليها والإشارة إليها ". جاكلين مارانو ، شركة Marrano Solutions، LLC.
3. التراخيص والتصاريح ووثائق "الختم المجمعة"
"يجب أن تحتفظ بنسخ ورقية من تراخيص العمل والرخص ، لأن الأنظمة تتطلب منك في كثير من الأحيان القيام بذلك. كما يجب الاحتفاظ بالوثائق المادية لأي شيء يحمل توقيعًا أصليًا أو ختمًا مطبوعًا ووضعه في مكان آمن. لن يتم عرض نسخ المواد ذات الأختام بالشكل الصحيح بشكل رقمي ولن تعتبر وثائق أصلية من قبل العديد من الكيانات ". ~ Blair Thomas، eMerchantBroker
4. خطط الطوارئ
"من المهم الاحتفاظ بنسخة مادية من أي معلومات أو إجراءات تكون ضرورية إذا كانت حالة الطوارئ تجعل الوصول إلى الكمبيوتر أمرًا مستحيلاً. ويمكن أن يشمل ذلك معلومات الاتصال في حالات الطوارئ ، وإجراءات السلامة من الحرائق ، وإجراءات الإخلاء من المكاتب ، وخطط استمرارية العمل. "~ Roger Lee، Human Interest
5. أهدافك
"أنا لا أستخدم القلم والورقة بعد الآن. يتم تخزين كل شيء على جهاز الكمبيوتر الخاص بي أو جهاز المحمول الخاص بي. وأعتقد أيضا أن تكون خضراء وخفض على الورق. لكن إذا كنت سأطبع أي قطعة من الورق ، فستكون هدفي. لدي قائمة بأهداف ربع سنوية وسنوية ومدتها ثلاث سنوات وعشر سنوات والتي أراجعها كل شهر للتأكد من أنني على الطريق الصحيح ". ~ Jean Ginzburg، Ginball Digital Marketing
6. سيرتك الذاتية
"المستند الوحيد الذي يجب أن يكون لديك نسخة مادية منه دائمًا هو سيرتك الذاتية. من الجيد دائمًا أن تكون سيرتك الذاتية معك كمرجع في المقابلة. كما يدل على استعدادك وأخذ الفرصة على محمل الجد ". فلاديمير جندلمان ، شركة المجلدات ، وشركة
7. كلمات المرور
"احتفظ بنسخة مادية لكل كلمات المرور ذات الصلة التي تستخدمها طوال اليوم. من المحتمل ألا يتم تخزين تلك المعلومات في أي مكان عبر الإنترنت على الإطلاق ، لمنع حدوث سرقة أو سرقة للهوية. "~ Andrew Schrage، Money Crashers Personal Finance
8. شهادات الأسهم
"عند إصدار الأسهم إلى الشركاء التجاريين أو الموظفين ، من المهم الاحتفاظ بنسخة مطبوعة ونسخة رقمية ، في حالة فقد النسخة المطبوعة. عادة ما يحصل الموظفون على نسخة ورقية بمجرد ممارسة خيارهم لشراء الأسهم. "~ Syed Balkhi، WPBeginner
9. أي ملفات حاسمة لعملياتك
هناك عدة أنواع من المستندات التي نجدها في متناول اليد. تشمل هذه العقود عقود العملاء الموقّعة ، وملفات الموارد البشرية للموظفين والمراجعات نصف السنوية ، وكتيبات سياسة الشركة (واحد لكل موظف) ، والقيم الأساسية لشركتنا (معلقة بالفخر) ، ولوحات المعلومات المرئية للمبيعات ، والتقدم الأساسي في الأهداف الفصلية ، والشركة المطلوبة ، التأمين ووظائف الموارد البشرية المفوضة من قبل الدولة. ”~ Joe Beccalori، Interact Marketing
10. إيصالات الدفع
"في حين أن الإيصالات الرقمية كبيرة ، إلا أنه لا يزال من الجيد امتلاك القدرة على طباعة الإيصالات عند الضرورة لأسباب ضريبية أو وثائق أخرى". ~ Serenity Gibbons، NAACP
11. بطاقة عملك
"أنا دائما الحفاظ على بطاقات العمل في متناول يدي. فأنت لا تعرف أبدًا أين تتقابل مع شخص ما أو عندما تتعرف على من يريد التواصل معك لاحقًا. أبقي 10 أو نحو ذلك في مواقع مختلفة ، مثل حقيبتي ، وسترة ، سيارة ، محفظة ، حامل جواز سفر ، مكتب ومنزل. أيضا ، تأكد من بطاقاتك لا تنسى كما كنت. من السهل أن نفقدها ، لذا افعل ما تستطيع لتصميم شيء يعكس تفردك. "- Karlo Tanjuakio، GoLeanSixSigma.com
صورة عبر Shutterstock
4 تعليقات ▼
