رسائل البريد الإلكتروني في العمل الدبلوماسي واضحة ومهذبة ، ونسعى جاهدين لضمان عدم إساءة المستلمين أو إساءة تفسير المعلومات. عند كتابة بريد إلكتروني دبلوماسي ، استخدم لغة رسمية ودقيقة وتجنب الكلمات العاطفية. والهدف هو استخدام لغة لبقة - وهي كلمات تنقل بوضوح الرسائل المهمة - دون أن تتسبب في مشاعر سيئة.
ضبط النغمة
قم بتعيين النغمة من خلال التركيز على كيفية مساعدة أفكارك أو رسائلك أو تعليماتك لموظفيك. اعترف بأي صراعات متعلقة بالعمل تتعرض لها ، مثل المشكلات الفنية أو النكسات ، واطلب - بدلاً من الطلب - عندما يكون هناك شيء تريده أو تحتاج إليه. على سبيل المثال ، إذا كنت تضيف عددًا أكبر من الموظفين إلى مشروع حالي ، فاكتب "، علمت أن هذا المشروع قد وضع ضغطًا إضافيًا على فريقك ، لذا طلبت من جين دو المساعدة في تحرير النسخ. هل ستتمكن من تزويدها مسودة أولية قبل نهاية الأسبوع؟ " اللغة الدبلوماسية لها نغمة مهذبة تحاول أن تجعل المتلقين يشعرون بالراحة.
$config[code] not foundاحتفظ بها من الفئة الفنية
تجنب الموضوعات الشخصية أو السرية أو الحساسة ، مثل معلومات الرواتب أو مشاكل الموظفين أو النزاعات الداخلية ، في رسالة البريد الإلكتروني الدبلوماسية. تناقش الأمور العامة فقطيقترح مجلة شركة. تعامل دائمًا مع المسائل الشخصية أو السرية وجهًا لوجه أو عبر الهاتف إذا لم يكن الاجتماع وجهًا لوجه ممكنًا. أنت لا تعرف أبدا متى قد يتم تمرير البريد الإلكتروني في جميع أنحاء المكتب. استخدم التحيات والإغلاقات الاحترافية ، بحيث يعرف المتلقون أن المراسلات مرتبطة بالعمل ، وليست شخصية في طبيعتها.على سبيل المثال ، يمكنك بدء البريد الإلكتروني باستخدام "مرحبًا" أو "تحيات" أو "صباح الخير" - وليس "يا" أو "يو" أو "إلى اللمحات الخاصة بي".
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةاختر كلماتك بحكمة
ركّز على عبارات "أنا" ، بدلاً من عبارات "أنت" ، خاصةً عند معالجة العيوب أو الأخطاء أو التصحيحات في رسالة إلكترونية. اشرح بياناتك ، بحيث يحصل المستلمون على فهم واضح لأهدافك ونواياك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إرسال بريد إلكتروني على مستوى الشركة حول أهمية الالتزام بالمواعيد النهائية ، فاكتب "كان هدفي دائمًا هو الالتزام بالمواعيد النهائية من أجل الحفاظ على قاعدة دعم قوية للعملاء. إن حسن التوقيت والفعالية هما من أولوياتي القصوى لذا يرجى الاتصال بي إذا نشأت حالات قد تؤدي إلى صعوبات في الموعد النهائي. "
كن مباشرًا ومخصصًا
كن صادقًا ومباشرًا مع مراسلاتك ، لذلك لا يضطر زملاؤك إلى القراءة بين السطور أو تخمين ما تحاول قوله. اللغة الدبلوماسية هي لبقة ومختصرة وإلى هذه النقطة. أزل الكلمات أو الأفكار أو الأفكار الزائدة التي قد تربك موظفيك أو تعطل بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد معالجة انتهاكات قوانين ملابس الموظفين في بريد إلكتروني للمعلمين ، فاكتب "الرجاء مراجعة متطلبات قواعد اللباس في دليل الموظف. لا توجد سراويل قصيرة أو قمم للدبابات أو زحافات خلال ساعات الدوام المدرسي". قم بتوجيه رسالة البريد الإلكتروني إلى "جميع الموظفين" ، حتى لا يتم تمييز أي شخص.
