ومع ذلك ، عادة ما تدعي هذه الأنظمة أنها نوع من "ضبطها ونسيانها". قد يكون هذا مضللاً ويمكن أن يؤدي إلى توقعات غير واقعية ، فضلاً عن استراتيجيات تنفيذ خاطئة.
لحسن الحظ ، من الممكن استخلاص قدر كبير من القيمة من أنظمة التشغيل الآلي طالما أنك تفهم مزاياها وقيودها.
من المهم فهم العمليات التي يمكن إجراؤها تلقائيًا بشكل موثوق ضمن شركتك. ويمكن أن يشمل ذلك كشوف المرتبات ، والفواتير ، ومحاسبة التكاليف ، ومراقبة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، والتسويق المرتبط بالإنترنت ، وإدارة إشراك العملاء المحتملين ، ومراقبة الاستخبارات التنافسية وغيرها الكثير. وتتمثل الخدعة في تحديد العمليات ، إذا كانت تلقائية ، ستوفر أكبر قيمة لشركتك على وجه الخصوص.
تتضمن إحدى الطرق لتحديد هذه القيمة بعناية تتبع وقت الموظف لتحديد ما إذا كان الموظفون ينفقون قدرا كبيرا من الوقت على العمليات التي يمكن أن تكون تلقائية بسهولة. في حالات كهذه ، غالباً ما يوفر تطبيق النظام الآلي عائدًا مرتفعًا للاستثمار عن طريق تقليل الوقت المستغرق في الأنشطة الشاقة أثناء تحرير الموظفين للعمل في مهام أخرى.
إن اختيار وتنفيذ برامج معينة لتلبية متطلبات الأتمتة هو موضوع واسع للغاية بحيث يغطي بالكامل هنا (حيث يقوم المستشارون بأموالهم).
ومع ذلك ، بمجرد تحديدك للعمليات التي يمكن تنفيذها تلقائيًا في مؤسستك ، هناك عدد قليل من أفضل ممارسات أتمتة البرمجيات التي يجب تذكرها:
وظيفة التكامل
تأكد من وجود وظيفة التكامل داخل النظام الذي تختاره. يجب أن تتواصل برامج الأعمال الحديثة مع بعضها البعض بحيث يمكنك جمع البيانات واستردادها ومعالجتها مهما تراها مناسبة.
إذا كان البرنامج يستخدم الكثير من البروتوكولات الخاصة ، فابحث في مكان آخر عن البرامج التي ستلعب بطريقة لطيفة مع الآخرين.
طول العمر
عامل رئيسي آخر للنظر عند اختيار برامج الأتمتة هو طول العمر. إن البرامج المتخصصة الجديدة وغير المثبتة نسبياً في بيئة الأعمال تنطوي على مخاطر لأنها قد لا تدوم طويلاً. لذلك ، حتى إذا كان البرنامج يعمل كما هو معلن عنه ، قد تتعثر عندما يكون هناك حاجة إلى تحديث والأعمال التجارية قد ذهبت.
عندما يتعلق الأمر بأتمتة العمليات التجارية الرئيسية ، فمن الحكمة أن تختار من البرامج عالية الجودة التي صمدت أمام اختبار الزمن. غالباً ما تتطلع الشركات الصغيرة إلى Quickbooks و ADP وحتى Microsoft Dynamics GP لتوفير أساس البنية الأساسية للتشغيل التلقائي. على الرغم من أن هذه المنتجات لا تناسب احتياجات الجميع تمامًا ، إلا أن كل منها يستحق نظرة متأنية.
رصد وتحديث
أخيرًا ، ضع في اعتبارك أنه حتى أنظمة الأتمتة الأكثر تقدمًا لا يمكن تركها بدون مراقبة وتحديثات منتظمة. بشكل عام ، يجب فحص البرامج يومياً لضمان حسن سيرها بحيث يمكن تصحيح أي مشاكل بسرعة.
إذا كان البرنامج الذي اخترته يقدم عقد صيانة ، فمن الحكمة أن تستثمر فيه. يجب إعادة تقييم أو تحديث أنظمة الأتمتة مرتين على الأقل في السنة. في بعض الأحيان ، سيشمل عقد الصيانة تحديثات تلقائية للبرامج ، وهي ميزة قيمة للغاية.
يتغير البرنامج بسرعة ، مما يتطلب صيانة دورية لضمان تكامل سلس مع العمليات اليومية. إذا اكتشفت أن البرنامج متخلف أو يتسبب في مشاكل حتى بعد تحديثه ، فيجب عليك بالتأكيد البحث عن بديل. غالباً ما يتم تخفيف الإزعاج الناتج عن تنفيذ برنامج أتمتة جديد من خلال زيادة الوظائف التي يوفرها.
يمكن أن تؤثر برامج الأتمتة بشكل كبير على الحد الأدنى لشركتك ، ولكن من المهم عدم الإفراط في التفكير. لا تدفع سيارتك سيارتك إلى العمل ولا يقوم الموقد الخاص بك بطهي الطعام بمفردها. يمكن فقط للناس إدارة الأعمال. عندما يتم ترك البرنامج لتشغيله ، تحدث أشياء سيئة.
ركز على إنشاء إستراتيجية قوية للتنفيذ والصيانة ويمكنك تبسيط العمليات الخاصة بك مع زيادة أرباحك.
طريقة سهلة ، الطريق الصعب صور عبر Shutterstock
3 تعليقات ▼
