الكأس المقدسة لإدارة المشاريع: توفير الوقت والمال مع الاستمرار في إطلاق مشروع رائع وعالي الجودة. إنه هدف تسعى كل شركة إلى تحقيقه ، ولكن الكثير منها لا يفعل ذلك لأسباب عديدة. سواء كان نقص الموارد أو نقص الميزانية أو نقص المعرفة ، غالباً ما تسمح الشركات للمشروعات بأن تخرج تماماً عن نطاق السيطرة في نطاقها أو ميزانيتها أو واحدة من العديد من الطرق الأخرى التي غالباً ما تنطلق منها المشاريع.
$config[code] not foundإذن ما مدى انتشار مشكلة المشاريع الخارجة عن السيطرة ، والأهم من ذلك ، ما هو مفتاح منعها؟
كيف يصبح المشروع طيور القطرس
قبل بضع سنوات ، قامت وحدة إستراتيجية الخدمات الأوروبية بإجراء دراسة لتحديد عدد المشاريع التي تجاوزت الميزانية وما هي تكلفة الشركات على المدى الطويل. كانت نتائجهم أكثر تطرفًا مما كان متوقعًا:
- القيمة الإجمالية للعقود - 47.65 مليار دولار.
- وبلغ مجموع التجاوزات في التكاليف 14.54 مليار دولار.
- 57 ٪ من إجمالي العقود (105) شهدت تجاوزات في التكاليف.
- 33 ٪ من إجمالي العقود (105) عانت تأخيرات كبيرة.
- تم إنهاء 30 ٪ من مجموع العقود (105).
ووجدت دراسة مماثلة نشرتها مؤسسة هارفارد بيزنس ريفيو ، التي تحلل ما مجموعه 471 1 مشروعا لتكنولوجيا المعلومات ، أن متوسط التجاوز كان 27 في المائة. في حين أن هذا وحده كبير ، وجدت الدراسة أن واحدًا من كل ستة مشاريع قد اجتاح ميزانيته بمتوسط 200٪ وتجاوز جداولها بنسبة 70٪ تقريبًا.
ما كان سبب هذه المشاكل؟ وجدت دراسة HBR عدد من العوامل هي المسؤولة عن ذلك. لكن العديد منهم وصل إلى سوء التخطيط ونقص المعلومات. بعض الشركات بشكل كبير التقليل من التكلفة والوقت المتضمن في مشروع معين. اشترى آخرون في الضجيج التسويق الخاصة بهم ، مما يبسط ما تنطوي عليه والمبالغة في تقدير قدراتهم الخاصة.
العثور على وسيط سعيد
ينبغي أن يذهب دون أن يقول إن التخطيط السليم للمشروع أمر لا بد منه. لكن، تحديدا ماذا يعني ذلك؟
في حين أن الأهداف النبيلة قد تبدو جيدة في مرحلة الاقتراح ، إلا أنها يمكن أن تكون مدمرة على مدى عمر المشروع. وكلما كان المشروع أكبر وأطول ، كانت هناك مساحة أكبر من الأهداف التي يجب تفويتها وتجاوز المشروع حدود ميزانيته وقيوده الزمنية.
ولكن حتى مع أفضل التخطيط ، تحدث أشياء غير متوقعة. يمكن أن يكون هذا أي شيء من تغيير النطاق المطلوب من قبل العميل إلى تغييرات غير متوقعة في السوق تتطلب التعديل.
واحدة من أفضل الطرق لتخفيض تكاليف المشروع وتخطيط الميزانية الضعيفة يمكن أن تكون ببساطة عن طريق تتبع الوقت والنفقات على أساس كل مشروع للموظفين المعنيين. من خلال القيام بذلك ، يحصل مديرو المشاريع على تقديرات أكثر دقة لنطاق المشروع وما يتم إنفاقه فيما يتعلق بالوقت على المشروع والنفقات الفعلية للمشروع. كما يمكن أن يكشف وقت التعقب عن الموظفين الذين قد يتطلبون القليل من التوجيه أو المزيد من التوجيه لإنهاء المشروع بمهارة.
في أكثر الأحيان ، يتجاوز مشروع أهدافه في وقت سابق من وقت لاحق. لسوء الحظ ، يتابع العديد من مديري المشاريع بصورة عمياء الدورة التي تم توضيحها ويقومون بإجراء القليل من التحليل للتأكد من أن الأهداف الوسيطة تصطف مع أهداف الميزانية والجدولة. إذا كنت قد أنجزت 10٪ من أهداف المشروع ، ولكنك استهلكت 15٪ من الميزانية ، فلا يوجد سبب للاعتقاد بأن الاتجاه سيتغير دون التداخل وإجراء التعديلات. بدون إجراء تعديلات ، يمكنك أن تتوقع أن 20٪ من العمل ، سيكون المشروع قد استهلك 30٪ من الميزانية وما إلى ذلك. على هذا المعدل ، بحلول الوقت الذي تم فيه إنجاز المشروع ، سيكلف 150٪ من الميزانية المخصصة.
بعض المبادئ التوجيهية للنظر فيها
مع كل مشروع ، من الأهمية بمكان وضع معالم بارزة لتقييم التقدم المحرز ورؤية كيف يتطابق هذا التقدم مع معلمات وأهداف المشروع. في وقت سابق يتم ذلك ، سيتم اكتشاف المشاكل المحتملة في أقرب وقت ويمكن إجراء تعديلات للحفاظ على المشروع على الهدف.
لا تنسَ البقاء على اتصال منتظم مع الموظفين في المشروع في حالة احتياجهم إلى توضيح طفيف في جميع المراحل ، أيضًا. وهذا لا يجعل المشروع على الطريق الصحيح فحسب ، بل يضيف أيضًا تماسكًا لجهود المجموعة أيضًا.
مع التخطيط الجيد والمتابعة الدؤوبة ، يمكن لشركتك تجنب كونها إحصائية مؤسفة ، ويمكن أن تحقق هدف توفير الوقت والمال مع تقديم منتج أو خدمة ذات جودة عالية.
اجتماع الصورة عبر Shutterstock
2 تعليقات ▼
