يمكن للمديرين والمديرين التنفيذيين طلب المساعدة عند إكمال مهام العمل ، مثل إعداد اجتماعات المبيعات. مساعد تنفيذي رفيع المستوى يقدم الدعم الإداري لهؤلاء المهنيين. وفقا لدليل الدبلوم ، قد تشمل متطلبات التعليم لهذا المنصب على درجة الزميلة. قد تتطلب متطلبات إضافية قدرات البحث ومهارات برامج الكمبيوتر ومهارات التعامل مع الآخرين.
$config[code] not foundواجبات إدارية
يقوم المساعدين التنفيذيين رفيعي المستوى بأداء واجباتهم المكتبية الروتينية عند العمل في مكاتب أصغر. وتشمل هذه إجراء المكالمات الهاتفية ، والبحث عن أفكار هدية وقبول حزم التسليم. في مكتب أكبر ، يمكن للمساعدين التنفيذيين رفيعي المستوى الإشراف على العمال الذين يؤدون هذه الواجبات ، مثل موظفي الاستقبال.
إدارة السجلات المالية
تشمل إدارة السجلات المالية تحديث حسابات المصاريف ، والتحقق من حسابات ائتمان الشركات ومعالجة طلبات الدفع. المساعد مسؤول عن حفظ هذه المستندات المالية في مكان آمن. من خلال القيام بهذا العمل ، يحصل المساعدون التنفيذيون على معلومات شخصية حساسة ، مثل أرقام الضمان الاجتماعي ، ويرون معلومات شخصية عند العمل مع السجلات المالية. التقدير أمر لا بد منه.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالتمثيل في الاجتماعات
عندما يتعذر على المديرين أو المديرين أو المديرين التنفيذيين في الإدارة حضور الاجتماع ، يمكن للمسؤول التنفيذي الرفيع المستوى تمثيل السلطة التنفيذية. يمكن أن تتضمن هذه الاجتماعات التعامل مع الموردين أو الموردين أو التنفيذيين الآخرين. يجب أن يمثل المساعد التنفيذي الشركة بطريقة مهنية. يحتاج بعض المساعدين لحل النزاعات وإبلاغ السلطة التنفيذية عند عدم حل المشكلة بسرعة.
ترتيبات السفر
مساعد يجعل ترتيبات السفر للمديرين والمديرين التنفيذيين. وهذا يشمل استدعاء مكاتب حجز الفنادق والتعامل مع حجوزات تأجير السيارات. بعض المدراء التنفيذيين لديهم طلبات خاصة ، مثل الاحتياجات الغذائية ، ويجب على المساعد أن يتتبعها. يقوم المساعد التنفيذي رفيع المستوى بتأكيد جداول السفر وإبلاغ السلطة التنفيذية.
مراقبة الوثائق
أوراق العمل المكتبية تتطلب المراجعة والتحديث والإيداع. يمكن أن يتضمن إنشاء الوثائق المذكرات ، خطابات النماذج وفواتير الشركة. تتطلب بعض هذه الوثائق توقيعات إدارية قبل أن يتمكن المساعد من تقديمها. يتلقى المساعدين التنفيذيين رفيعي المستوى التدريب على كيفية التعامل مع المستندات المختلفة. يتم تخزين المستندات في خزانات أو نقلها إلى جهاز كمبيوتر.
