يمكنك إنجاز أشياء مذهلة في مجال الأعمال عندما تتوفر لديك الأدوات المناسبة ، سواء التقنية أو الاجتماعية. هذا ينطبق بشكل خاص على إدارة مشاريع الشركة.
مع بعض الأدوات الرائعة في ترسانتكم ، مثل تلك التي تليها ، يجب أن تكون قادرًا على تلبية جميع احتياجات إدارة مشروعك.
هل لديك كل سبعة من هؤلاء؟
برنامج إدارة المشاريع
بفضل التكنولوجيا الحديثة ، أصبح برنامج إدارة المشاريع أسهل في الاستخدام من أي وقت مضى. تمكّنك أفضل البرامج من الاحتفاظ بجميع المتعاونين في نفس الصفحة ، مع الجداول الزمنية التفاعلية ، وتتبع البيانات ، وختم الوقت ، والنفقات على كل مهمة ، وجمع المحتوى ، وقدرات التفويض.
$config[code] not foundوفقًا لـ Tom Treanor ، مدير التسويق في شركة Wrike ، وهي شركة برمجيات إدارة مشروعات ، "تحتاج إلى خيار إدارة مشروع يجعل من السهل إنشاء المهام وإشراك أعضاء الفريق من خلال وضع العلامات بسهولة ، والتي تتكامل مع برامج البريد الإلكتروني ومشاركة الملفات. يعد استخدام برامج إدارة المشروعات الرائعة أحد مفاتيح النجاح في تحقيق أهداف أعمالك. "
منصات قابلة للمشاركة
يحتاج كل مشروع إلى الوصول إلى قدرات مشاركة الملفات من أجل إبقاء أعضاء الفريق المعنيين في مهمة في جميع الأوقات. يسمح ذلك بالوصول إلى الملفات من مدير المشروع إلى أعضاء الفريق ويساعد على تقليل مشاكل المشروع وإدارة الوقت غير الفعالة.
أفضل برامج المشاركة ستكون لها الصفات التالية:
- عبر الإنترنت ويمكن الوصول إليها في أي مكان مع اتصال بالإنترنت
- وظائف تحرير بسيطة
- القدرة على إرفاق المشروع بالمهمة
- تقاسم القدرات بين المتعاونين
- ميزات الأمان التي تحمي وتحتفظ بنسخة احتياطية من عملك
- التكامل مع برنامج إدارة المشروع الخاص بك
من بين أكثر أنظمة المشاركة شيوعًا هي Google Drive و Dropbox و Microsoft OneDrive و Communifire.
تحليل المشروع
من أجل الحفاظ على سير أعمالك بسلاسة قدر الإمكان ، تحتاج إلى أداة تحليل المشروع التي ستجمع البيانات من برمجيات إدارة المشاريع. هذه البيانات ستحسن كفائتك ومعالجتك.
أفضل خيارات إدارة المشروع ستحتوي على برامج تحليلية مبرمجة مباشرة في البرنامج ، ولكن يمكنك أيضًا العثور على بدائل منفصلة تجمع البيانات من أجلك. سيعرض لك التقرير الناتج الوقت والمال المنفقين على كل مشروع ، وعدد الأشخاص المعنيين ، وكمية الاتصالات اللازمة ، وأي معلومات أخرى تحتاج إلى معرفتها من أجل تبسيط العمليات وتحسين صافي أرباحك.
معايير الاتصالات
قبل البدء في مشروع مع أي متعاون ، يجب عليك تحديد معايير الاتصال الخاصة بك. تستخدم معظم الشركات البريد الإلكتروني في جميع الاتصالات ، ولكن لن يعمل ذلك مع كل شركة وكل مشروع.
اسمح للمتعاونين بمعرفة القنوات المناسبة للمتابعة عندما يحتاجون إلى طرح سؤال ، والمشاركة في اجتماعات الفريق ، ومناقشة الأفكار الإبداعية ، والتفاعل مع زملائهم في الفريق.
على سبيل المثال ، قد ترغب في طرح جميع الأسئلة البسيطة وتفاعلات الفريق ضمن ميزة تعليقات برنامج إدارة مشروعك ؛ وجميع اجتماعات الفريق التي تتم من خلال دردشة الفيديو الجماعية ، مثل Google Hangout.
إن تحديد هذه المعايير في البداية سيقلل الوقت الضائع وسوء الفهم ويساعدك على تقديم عمل أكثر كفاءة.
قوالب
من المحتمل أن تقع معظم مشاريعك ضمن الفئات نفسها. على سبيل المثال ، إذا كنت متخصصًا في تحسين محركات البحث ، فستعمل مع حملات PPC ، والإشارات الاجتماعية ، ومحتوى موقع الويب ، في جميع الاحتمالات.
من أجل جعل المشاريع تتدفق بسلاسة أكبر ، يمكنك تطوير قوالب لكل من هذه الفئات. قد يستغرق الأمر بعض الوقت الإضافي في البداية ، ولكن الأمر يستحق ذلك عندما تعمل الجوانب المختلفة لكل مشروع بكفاءة أكبر وينتهي العمل الذي يؤديه أعضاء فريقك إلى طلب مراجعة أقل.
المسؤولية المفوضة
هناك لعنة شائعة لمديري المشاريع هي الرغبة في القيام بكل شيء بنفسك لأنك تعتقد أنك ستتمكن من القيام بذلك بشكل صحيح. عادةً ، لا يمكن ببساطة القيام بكل شيء بنفسك والاستمرار في الكثير من العمل سيؤدي إلى الحصول على عمل ضعيف الجودة بينما تتسابق على إكمال كل شيء في الوقت المحدد.
مشروع مقسم بشكل صحيح بين كل عضو من أعضاء الفريق هو مشروع من المرجح أن ينجح. فقط تذكر أن تفويض مهمة يعني أنك تثق بأعضاء الفريق الآخرين لأداء العمل بشكل صحيح وأنك بحاجة إلى إظهار تلك الثقة من خلال تسجيل الوصول فقط من حين لآخر ، وليس إدارة كل عنصر من عناصر المهمة.
إن تفويض المسؤوليات وثقة أعضاء فريقك لإكمال المهمة لن يؤدي فقط إلى تخفيف عبء عملك ، بل تحسين أداء الموظفين بمرور الوقت.
القيادة المحددة
يعتمد نجاح معظم المشاريع على قائد محدد يمتلك سمات مهنية. إذا لم يكن لديك قائد واضح ، سيؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك وإبطاء العملية أثناء قيام أعضاء فريقك بإغراقهم أثناء عملية اتخاذ القرار لأنه لم يتم تعيين أي شخص لاتخاذ القرارات النهائية.
يمكن للقائد الراسخ وضع أفضل الأفكار من أعضاء فريقك في الممارسة وتقديم الكلمة الأخيرة بشأن قرارات المشروع. يجب على قائد الفريق أيضًا:
- داعية للرؤية ،
- التواصل بشكل جيد،
- التواصل بصراحة وأمانة مع جميع المتعاونين ،
- تحمس الحماس حول المشروع ،
- مندوب بدون الإدارة الجزئية ،
- إظهار الثقة ومهارات اتخاذ القرار القوية ،
- تعرف على كيفية حل المشكلات أثناء عرضها ،
- تقديم ملاحظاتك والثناء عندما تستحق ذلك ،
- الاستماع إلى مدخلات الآخرين وتشجيع الإبداع والأفكار.
القائد المختص هو واحد من أهم الأدوات في حزام إدارة مشروعك. بوجود قائد محدد يرغب في العمل مع جميع المتعاونين ، فإن إدارة المشاريع الناجحة ليست ممكنة فقط … فمن المحتمل.
مدير المشروع صور عبر Shutterstock
7 تعليقات ▼
