حفظ السجلات هو جزء أساسي من العديد من أنواع الأعمال اليوم. سواء كنت تعمل في مكتب طبي ، أو جامعة ، أو شركة قانونية ، أو مؤسسة أخرى ، فإن إدارة النماذج التي تحافظ على عمل هذه الشركات غالباً ما تكون وظيفة بدوام كامل في حد ذاتها. في بعض الأحيان ، يمكن أن تبدو كمية الأوراق التي تم إنشاؤها بواسطة المؤسسة ساحقة. يمكن التخفيف من المشكلات الشائعة التي تواجهها إدارة السجلات من خلال وجود أنظمة للتعامل معها.
$config[code] not foundفقدت السجلات
يمكن أن تتراوح السجلات المفقودة من إزعاج بسيط للأعمال التجارية إلى متاعب هائلة تستغرق عدة أشهر ، أو حتى سنوات ، لحلها. على سبيل المثال ، إذا طلب العملاء مستندات من الشركة على أساس منتظم ولا يمكنك تقديمها في الوقت المناسب (أو على الإطلاق) ، فأنت تخاطر بفقدان أعمالهم في المستقبل. إذا كانت هناك حاجة لسجلات مهمة لمسألة قانونية ، مثل الدفاع عن الشركة ضد دعوى قضائية ، فإن توفير المستندات المناسبة قد يكلف مبالغ ضخمة من المال ، أو حتى يعني حل العمل بالكامل. إحدى الطرق لتجنب فقدان السجلات هي الحصول على تنظيم مفصل وعملية تخزين.
تنظيم السجل
تنظيم الملفات الصحيح هو أحد الأركان الأساسية لإدارة السجلات الجيدة. عادة ، تنظم الشركات الملفات حسب التسلسل الزمني حسب السنة ثم حسب الترتيب الأبجدي حسب اسم العميل. بالإضافة إلى النسخ المطبوعة من سجلات شركتك ، يعد التخزين الإلكتروني خيارًا قابلاً للتطبيق يوفر المساحة والوقت اللذين يمكن لنشاطك التجاري أن يستخدمهما في الاستخدامات الأخرى. ومع ذلك ، حتى إذا اخترت حفظ غالبية الملفات القيّمة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بمؤسستك ، فإن النسخ المطبوعة لها مكانها في تخزين السجل والمؤسسة. غالبًا ما تحتاج المستندات الأصلية ، كتلك التي تحمل توقيعات موثقة ، إلى الاحتفاظ بها لعدد معين من السنوات أو أحيانًا إلى أجل غير مسمى.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةتخزين السجلات
استنادًا إلى نوع النشاط التجاري الذي تحتفظ بسجلاته ، بالإضافة إلى مدة تشغيل الشركة ، قد تجد مساحة نفاد مساحة جميع خزائن الملفات التي يجب عليك الاحتفاظ بها. الحل المحتمل لهذه المشكلة هو عدم الاحتفاظ بأي سجلات غريبة. ضع في اعتبارك المدة التي تحتاج فيها أعمالك بالفعل إلى أن تكون هذه النماذج في متناول اليد. لأغراض الضريبة الفيدرالية ، يمكن التخلص من غالبية المستندات بعد فترة زمنية محددة ، وفقًا لتوجيهات دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، بناءً على نوع الإرجاع الذي تم تقديمه (راجع قسم الموارد). يتعين على الشركات المختلفة ، مثل المكاتب القانونية والطبية ، الاحتفاظ بمعلومات العميل لعدد محدد من السنوات فقط ، حسب الحالة التي تعمل فيها. الحل الآخر هو تخزين السجلات في منشأة منفصلة ، مثل وحدة تخزين الإيجار. وبهذه الطريقة ، فإنها لا تأخذ مساحة قيمة في مقر عملك الذي يمكنك استخدامه لإدارة المؤسسة. لكن ضع في اعتبارك أن هذه الوحدات يمكن أن تكون مكلفة اعتمادًا على عدد السجلات التي تحتاج إلى تخزينها.
