ما هي مهارات واجبات المكتب العامة؟

إذا كنت تبحث عن وظيفة مكتبية ، فقد تكون غير متأكد مما يعنيه أرباب العمل عندما يطلبون مهارات المكتب العامة. على الرغم من أن كل مكان عمل فريد من نوعه ، إلا أن هناك واجبات مشتركة يتوقع أن تؤديها المساعدة العامة. كلما زادت المهارات التي يمكنك تقديمها لرب العمل المحتملين ، زادت فرصك في الحصول على الوظيفة التي تريدها. سواء كان المسمى الوظيفي هو مساعد المكتب العام أو كاتب المكتب العام أو عامل المكتب العام ، فإليك بعض المهارات التي يبحث عنها أرباب العمل في معظم الأحيان في أداء مهام المكتب العامة:

$config[code] not found

الكتابة

يتوقع أصحاب العمل عادةً أن تكتب 60 كلمة على الأقل في الدقيقة (wpm). إذا كنت معتادًا على إرسال رسائل إلى أصدقائك باستخدام الإبهام والهاتف الذكي ، فقد يبدو التفكير في استخدام كل الأصابع العشرة ولوحة المفاتيح كاملة الحجم أمرًا شاقًا. إذا تعلمت الكتابة في المدرسة ، يمكنك بناء سرعتك مع بعض الممارسات. افتح مقالة في مجلة أو كتابًا ونسخ ما تقرأه. إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى العائلة والأصدقاء لممارسة كتابة جمل كاملة والتدقيق في عملك. الاختصارات والاختصارات التي تستخدمها عند التواصل بشكل غير رسمي مع الأصدقاء غير مقبولة للمراسلات التجارية.

حتى إذا لم تتعلم الكتابة أبدًا ، يمكنك تعليم نفسك من خلال أحد البرامج التعليمية المجانية المتاحة عبر الإنترنت. بعد معرفة مكان وضع أصابعك ، كل ما تحتاج إليه هو الحصول على أكبر قدر ممكن من الممارسة لتحسين سرعتك ودقتك.

ادخال بيانات

فكر في إدخال البيانات كطباعة على لوحة مفاتيح رقمية. لوحة المفاتيح ، التي تسمى أيضاً لوحة أرقام ، numpad أو 10-key ، هي جزء من لوحة مفاتيح الكمبيوتر القياسية. عادةً ما يتم وضعه على يمين المفاتيح الأبجدية الرقمية ، يبدو كآلة حاسبة. عندما تكون بارعاً في لوحة المفاتيح الرقمية ، ستجد أنها أسرع بكثير وأكثر كفاءة في كتابة الأرقام من صف المفاتيح فوق الأبجدية.

للبدء ، تحقق من بعض البرامج التعليمية المجانية عبر الإنترنت. الدقة في غاية الأهمية لأن الأرقام والتسلسلات الرقمية فريدة من نوعها. لا يوجد التدقيق الإملائي أو التصحيح التلقائي ، لذلك يجب عليك التأكد من إدخال المعلومات بشكل صحيح في كل مرة.

فيديو اليوم

يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة

الايداع

الإيداع أكثر من مجرد معرفة أبجدياتك.يمكن لمعظم الناس التعرف بسهولة على الرسالة الأولية في اسم الملف ورؤية أن "الحصان" يمر قبل "كوخ القباني". يمكن أن يكون الأمر أكثر تعقيدًا عندما يكون عليك النظر إلى الحرف الثاني أو الثالث عندما تكون الأحرف الأولية متشابهة. على سبيل المثال ، يأتي "horse" بعد "مفيد" لأن "o" يأتي بعد "a". لأن كلا من "horse" و "house" لهما نفس الحرفين الأول والثاني ، يجب عليك النظر إلى الحرف الثالث. يأتي "الحصان" قبل "المنزل" لأن "r" يأتي قبل "u".

قبل أن تكون التكنولوجيا شائعة في إعدادات المكتب ، كان الإيداع يعني إدارة الوثائق الورقية. يمكن الآن أن يتضمن حفظ الملفات تخزين واسترجاع الوثائق الرقمية أيضًا.

هاتف

هل تحتاج إلى وضع ابتسامة على وجهك للتحدث إلى العملاء على الهاتف؟ الجواب نعم لأن ابتسامتك تأتي من خلال صوتك عندما تتحدث. على الرغم من أنه من المهم معرفة كيفية نقل المكالمات وتعليق المكالمات ، إلا أن أهم مكون في مهارات الهاتف هو القدرة على أن تكون لطيفًا وأن تظل هادئًا ، حتى عندما يكون المتصل محبطًا أو صبورًا أو غير مهذب. باعتبارك الشخص الذي يجيب على الهاتف ، قد تكون أول اتصال للعميل بالشركة. الانطباع الأول الذي تقوم به هو الذي سيجعل العملاء يعودون.

مايكروسوفت أوفيس

Microsoft Office عبارة عن مجموعة من البرامج المصممة لأنواع مختلفة من إدارة البيانات. الثلاثة الأكثر استخدامًا هي Word و Excel و Outlook. Word عبارة عن برنامج لمعالجة النصوص ، يُستخدم لإنشاء مستندات مثل الحروف والنشرات والكتيبات والمذكرات وغيرها من أشكال المواد المكتوبة. Excel هو برنامج جداول بيانات لمجموعة متنوعة من التطبيقات مثل إدارة المخزون ، وإنشاء جداول عمل الموظفين ، وتتبع النفقات. يتم استخدام Outlook للبريد الإلكتروني ، والحفاظ على التقويمات الفردية والجماعية ، وإدارة المهام وعدد قليل من الوظائف التنظيمية الأخرى. كما هو الحال في الكتابة وإدخال البيانات ، هناك العديد من البرامج التعليمية المتاحة عبر الإنترنت لمساعدتك على تعلم البرنامج. إذا كنت بحاجة إلى المزيد من التعمق ، فالكثير من الكليات المجتمعية وبرامج الإرشاد توفر دورات غير معتمدة في Microsoft Office والتي يمكنك إكمالها في بعض الأمسيات.

أجهزة المكاتب

تشمل أجهزة المكاتب أجهزة الكمبيوتر وآلات النسخ وأجهزة الهاتف متعددة الخطوط وآلات الفاكس وأجهزة التقطيع وأجهزة قياس البريد. قد تختلف العمليات الأساسية لكل نوع من الماكينات وفقًا للعلامة التجارية وطراز الماكينة. لن يتوقع منك القيام بإصلاحات كبيرة ، ولكن غالباً ما يكون موظفو المكاتب العامة مسؤولين عن الصيانة الروتينية مثل استبدال الورق والحبر في الآلات التي تستخدمهم.

المهارات الناعمة

قد يكون من الصعب تحديد المهارات الناعمة ، ولكنها ضرورية في عالم الأعمال. النظر في المهارات التالية وكيف يمكن أن تكون أصول لصاحب العمل:

• تكيف
• تعاون
• قيادة
• إدارة
• تعدد المهام
• ترتيب الاولويات
• حل المشاكل
• العمل بروح الفريق الواحد
• إدارة الوقت

وفقا لروبرت هاف ، وهي شركة دولية متخصصة في الموارد البشرية ، فإن الدليل على المهارات الناعمة يمكن أن يقلب الميزان لصالحك عندما تكون مهاراتك وخبراتك مماثلة لمهارات المرشحين الآخرين. يقول بعض مديري التوظيف إن المهارات الناعمة أكثر أهمية. يتم تعليم المهارات الفنية بسهولة. من الأصعب تعليم المهارات الشخصية ومهارات اتخاذ القرار. عند كتابة سيرتك الذاتية أو التحدث عن نفسك في مقابلة عمل ، أبرز مهاراتك في استخدام عبارات مثل:

• "النجاح في تشغيل العديد من المشاريع والمواعيد النهائية"
• "قاد فريقًا يتكوّن من 3 أشخاص أدى إلى تبسيط عملية تقديم الطلبات وإدارة المستندات المصاحبة"
• "أعطى الأولوية للمشاريع المتعددة في بيئة سريعة الخطى"
• "اكتملت دائمًا المشاريع في الموعد المحدد أو قبل الموعد النهائي"
• "تابع باستمرار التزامات العمل ، مما أدى إلى تعزيز ومسؤولية أكبر"
• "تطبيق نظام جديد لخفض وقت التقديم بنسبة 20 بالمائة"

متطلبات التعليم

لا توجد متطلبات رسمية للتعليم لموقف المكتب العام. كثير من الناس يدخلون في هذا المجال مع دبلوم المدرسة الثانوية. اعتمادا على صاحب العمل ، قد تكون هناك حاجة إلى بعض الكليات أو حتى درجة. أرباب العمل يريدون أن يعرفوا أنك تستطيع القيام بالمهمة. بالنسبة لمعظم ، مهاراتك ومؤهلاتك الإدارية أكثر أهمية من درجة معينة. كل منظمة لها أغراضها وإجراءاتها الخاصة. أبعد من مهاراتك الأساسية ، ستعرف ما تحتاج إلى معرفته عندما تكون في العمل.

بيئة العمل

تم العثور على العاملين في المكاتب العامة في مجموعة متنوعة من الإعدادات ، من الشركات الصغيرة إلى الشركات الكبيرة. هناك حاجة إلى مساعدة المكتب العام في أي صناعة تقريبًا ، بما في ذلك المؤسسات الأكاديمية ، ومرافق الرعاية الصحية ، والوكالات الحكومية ، والشركات الربحية والمنظمات غير الربحية. غالبية موظفي المكاتب العامة هم من النساء. حوالي واحد من كل أربعة يعملون بدوام جزئي.

الراتب وتوقعات الوظيفة

الأجر الوسيط للعاملين في المكتب العام هو 15.14 دولار في الساعة أو 31،500 دولار في السنة. الأجر المتوسط ​​هو الرقم الذي يكسب منه نصف المهنة أكثر ، ويكسب النصف أقل. تختلف الرواتب على نطاق واسع حسب صاحب العمل والموقع الجغرافي وسنوات الخبرة والتعليم والمهارات. يتوقع مكتب الولايات المتحدة لإحصائيات العمل نموًا بسيطًا أو معدومًا في الوظائف للعاملين في المكاتب العامة حتى عام 2026. وهذا لا يعني أنه لا يمكنك العثور على وظيفة. هذا يعني أنه لن يتم إنشاء الكثير من الوظائف الجديدة. زادت التكنولوجيا من كفاءة العاملين في المكاتب ، لذلك ليس هناك حاجة للعديد من الناس كما في الأجيال السابقة. ومع ذلك ، هناك حاجة إلى عاملين في المكاتب العامة لأولئك الذين يتقاعدون أو يغادرون وظائفهم لأسباب أخرى.

الحصول على وظيفة مكتب مع قليل من الخبرة في العمل أو لا

عامل المكتب العام غالباً ما يكون مبتدئاً. إنه مكان جيد للبدء إذا كنت تدخل القوى العاملة للمرة الأولى أو بعد غياب طويل. كما أنه مكان جيد للبدء إذا كنت تقوم بتغيير الحقول وليس لديك نوع التجربة التي تنطبق مباشرة على وظائف أخرى. حتى مع القليل من الخبرة أو لا ، فإن أصحاب العمل المحتملين يرغبون في معرفة أنه بإمكانك التعامل مع واجبات ومسؤوليات كاتب المكتب التي تتطلبها الوظيفة.

الحصول على انتباه صاحب العمل المحتملين مع السيرة الذاتية التي تسلط الضوء على المهارات التي لديك. هناك الكثير من الأمثلة الجيدة على الإنترنت. تضمين إنجازات من المدرسة الثانوية إذا كنت خريجًا حديثًا. إذا كنت قد قدمت فترة تدريب أو قمت بعمل تطوعي ذي معنى ، قم بتضمينه. أكملت دورات القائمة والشهادات المكتسبة إذا كانت تتعلق مباشرة بالوظيفة التي تقدمت لها. خلاف ذلك ، لا تمنع سيرتك الذاتية بمعلومات غير ضرورية لمحاولة ملء الصفحة. فئة في "مقدمة إلى أجهزة الكمبيوتر" هي ذات الصلة إلى أي منصب المكتب العام تقريبا. لا يعزز الفصل الدراسي في "أساسيات الكلب الأساسي" سيرتك الذاتية إلا إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة في مكتب بيطري أو مرفق رعاية حيوانات. ومع ذلك ، إذا كنت معتمدة في الإسعافات الأولية أو الإنعاش القلبي الرئوي (CPR) ، يمكنك سردها. هذه المهارات هي أحد الأصول لصاحب العمل ، بغض النظر عن الأعمال أو الصناعة.

انظر إلى قائمة عمل صاحب العمل بعناية وحاول أن تتطابق مع كل متطلبات مع عرض لمعرفتك أو مهارتك. استخدم عبارات مثل "اكتب بدقة بسرعة 60 wpm" أو "الشهادة المكتسبة في Microsoft Word من ABC Community College".

Nailing the Job Interview

الهدف من السيرة الذاتية هو عدم حصولك على وظيفة. انها لتحصل على مقابلة عمل. السيرة الذاتية تحظى باهتمام صاحب العمل المحتمل. عندما تتحدث مع ذلك الشخص وجهاً لوجه ، لديك الفرصة لإبراز مؤهلاتك. كما أنها فرصتك لطرح الأسئلة حول الموقف والشركة. كما يحدد صاحب العمل ما إذا كنت على حق في العمل ، يجب عليك تحديد ما إذا كانت الوظيفة مناسبة لك.

ارتد ملابسك بعناية وحذر للمقابلة. أنت تريد من صاحب العمل المحتملين أن يركز على مهاراتك ومؤهلاتك ، وليس على مظهر مناسب أكثر ليلًا أو ليلة في ناديك المفضل. يمكن أن تختلف الملابس المقبولة للمقابلة وفقًا للموقع الجغرافي وصاحب العمل. إذا كنت تعمل مع وكالة توظيف أو مستشار وظيفي ، فراجعها حول ما هو مناسب. بشكل عام ، الأنماط البسيطة والمتواضعة في الألوان المحايدة مثل البحرية والرمادية هي الأفضل.

في الليلة التي سبقت المقابلة ، تأكد من أن ملابسك نظيفة ومضغوطة وأنه ليس لديها أي أزرار مفقودة أو طبقات منفصلة. تحقق من حذائك أيضًا للتأكد من أنها نظيفة ومناسبة للأعمال. في يوم المقابلة ، يجب أن يكون شعرك نظيفًا ومصمماً بعيدًا عن وجهك. الحفاظ على المجوهرات إلى الحد الأدنى. بمجرد حصولك على الوظيفة ، من المحتمل أن يكون لديك بعض المرونة في نظام اللباس الخاص بالشركة لإظهار أسلوبك. أما بالنسبة للمقابلة الوظيفية ، فأنت تريد أن يكون التركيز على قدراتك وليس على ملابسك

تبحث نحو المستقبل

وظيفة ككاتب مكتب عام يمكن أن يؤدي إلى وظائف أخرى ودفع أعلى. مع الخبرة ، قد يتم الترويج لك داخل الشركة. قد تجد أنك مؤهل ليكون مديراً ذا مسؤوليات إشرافية على واحد أو أكثر من موظفي المكاتب العامة. على الرغم من أن التكنولوجيا قد غيرت طبيعة العمل المكتبي ، فإن العديد من المنظمات لا تزال تعتمد على العاملين في المكاتب العامة المؤهلين لضمان سير العمل بسلاسة. العاملون بالمكاتب العامة هم موظفون أساسيون في مجال الدعم يمكّنون العاملين الآخرين من أداء وظائفهم.