كتبت في عمودي الأخير عن قارئ Amazon Kindle eBook الجديد وقالت:
$config[code] not found"لقد كنا جميعًا ننتظر بفارغ الصبر أن تتحقق التكهنات حول" المكتب غير الورقي "، ومع ذلك يبدو أن هذا الوعد هو وهم أكثر مراوغة من ذي قبل".
لكن ربما يكون المكتب اللاورقي في الأفق. نعم ، لقد استمعت إلى أولئك الذين ما زالوا يقولون إن المكتب اللاورقي مازال حلماً. لكنني أعتقد أن المفتاح هنا هو السعي إلى تحقيق التقدم في التخلص من الورق ، وليس الكمال في تحقيق هذا الهدف النهائي. يمكن لنظام إدارة البيانات الصحيح أن يجمع بين الطابع العملي للورق وسرعة المعلومات والتكنولوجيا الجديدة.
بصفتنا رواد أعمال وأصحاب مؤسسات أعمال صغيرة ، فإننا نرغب في التخلص من كمية الورق التي نستخدمها لأنها تتطلب الكثير من الوقت (والمال) لإنتاج الكثير من المنتجات وتنظيمها واستردادها. يمكن القيام بذلك فقط توفير الكثير من المال لشركتك ، ومساعدتك على كسب المزيد من المال أيضا.
مع الانتشار الحالي للمعلومات ، نحتاج إلى إتاحة المعلومات لنا ولآخرين بسرعة العالم اليوم.
إلقاء نظرة على الطريقة التي يتم بها التعامل مع الورق والملفات في عملك.
إذا كنت مثلي ، سأكون جريئًا جدًا لاقتراح أن ما تعثر عليه لن يجعلك سعيدًا.
قد يكون لديك المكتب الأكثر تنظيماً في العالم ، ولكن الوقت الذي يستغرقه تنظيم حفظ السجلات والحفاظ على طريقة التنظيم هذه يترجم إلى دولارات حقيقية - ساعات يمكن إنفاقها على البحث والتطوير والتسويق.
هل تستخدم نظام "أكوام" من الإيداع ، حفظ الأشياء في أكوام أنيقة بحيث تعرف بالضبط أين كل شيء؟ فكّر في الفوضى الجسدية التي تسببها هذه المشكلة ، بالإضافة إلى الشعور بالذنب الذي تشعر به لأنك تشعر دائمًا بالحاجة إلى "المرور" بهذه الأكوام - لضمان ، على أقل تقدير ، أنك لم تنسَ شيئًا ما.
إذا كانت الملفات الورقية تدفن مكتبك ، فقد يكون خيار "الخروج بلا ورق" خيارًا جيدًا. ولكن ، ما الذي يعنيه عدم وجود ورقة عمل لعملك؟ إنها تنطوي على اتخاذ القرار بالقيام بذلك وعدم الرجوع. وهو يعني الحصول على جميع تلك الملفات الممسوحة ضوئيًا في الكمبيوتر ، وتدريب الموظفين على استخدام الملفات الرقمية.
يمكن الآن الاطلاع على الأوراق التي كان من الضروري شحنها من شريك إلى آخر أو من نشاطك التجاري إلى عميل أو عميل منظور أينما كانت هناك حاجة إليها. يمكن لشركتك توفير العديد من الساعات والدولارات التي لا نهاية لها في الإنتاجية والكفاءة وحدها.
الواقع هو أن مكتبك سوف يستخدم الورق دائمًا. مصطلح "بدون ورق" مرتفع جدًا عن المستوى القياسي للوصول إليه. يحتاج بعض الأشخاص إلى طباعة الأشياء لقراءتها. ستقوم بطباعة الأشياء التي يجب حملها معك وإظهارها لأشخاص آخرين. لا يمكن تخصيص كل عرض تقديمي لبرنامج PowerPoint. لن تتخلص من تلك الطابعات.
ولكنك ستتخلص من خزائن الملفات ، أو بعضها على الأقل ، أثناء فحص الملفات في جهاز الكمبيوتر وإنشاء ملفات جديدة على الكمبيوتر ، والحاجة إلى تنظيم هذه الملفات باستمرار.
فيما يلي 4 أشياء يجب مراعاتها عند استخدام الورق:
1. عند فحص الملفات ، يعد الماسح الضوئي المخصص للوثائق أمرًا حيويًا.
2. عند حفظ الملفات ، تكون الطريقة الأفضل والأكثر قبولًا عالميًا في تنسيق PDF أو تنسيق مستند محمول. هذا تنسيق ثابت يحافظ على مظهر الملف تمامًا كما بدا على الورق. يمكن قراءته عبر الإنترنت أو طباعته ، ويأخذ مساحة صغيرة ، ويسهل إنشاؤه باستخدام البرامج المتوفرة من Adobe.
3. إذا كنت بصدد ترقيم ملفاتك ، فستحتاج إلى محرك أقراص صلبة مخصص لعقد "خزانة الملفات" الجديدة ونظام نسخ احتياطي للبيانات الجيدة. يشير المحترفون الفنيون إلى وجود محركي أقراص ثابتة محمولتين. يمكنك العودة مرة أخرى إلى الآخر كل أسبوع ، ثم أخذ النسخة الاحتياطية إلى موقع خارج الموقع مثل صندوق إيداع مصرفي.
4. إذا لم يكن لديك أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك على شبكة اتصال محلية (LAN) ، فستحتاج إلى توصيلها حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى الملفات. تبلغ تكلفة إعداد شبكة لاسلكية ما بين 25 و 50 دولارًا أمريكيًا لكل جهاز كمبيوتر ، بالإضافة إلى 75 - 100 دولارًا أمريكيًا للموجه "المركزي" أو لأربعة أجهزة كمبيوتر.
معظم الناس ليس لديهم مشكلة في عرض الملفات الرقمية والحفاظ عليها. إن ما قد تواجهه أنت وموظفوك من مشكلة في التعود على النظام الجديد لإدارة السجلات والمعلومات. اجعل الجميع على متنها من حيث بروتوكولات الملف. كيف يجب تسمية الدلائل؟ كيف يجب تسمية الملفات؟ من الضروري أن يستخدم الجميع نفس المعايير. قرر ما ستكون عليه ، واطبع نسخ للجميع. جعل نسخة متوفرة على شبكة الشركة.
يعتبر الانتقال إلى الورق أمرًا اختيارًا: فهو أسلوب حياة واعية وقرار من أسلوب العمل. إنها ، عندما تلتزم تمامًا ، يمكن أن تزيد من إنتاجيتك وكفاءتك وفعاليتك ، بالإضافة إلى تقليل كمية النفايات التي ينتجها كل واحد منا.
هل اتخذت قرار الذهاب بدون ورق؟
* * * * *
