إن أخذ محاضر في الاجتماع هو طريقة فعالة ومفيدة للإشارة إلى نقاط العمل والقرارات والاستفسارات التي يجب حلها خلال اجتماع عمل حيث قد يكون الناس منخرطين في النقاش لتدوين الملاحظات. عادةً ما يكون هناك مدرج محدد للوظيفة ، والذي تتمثل مهمته في تدوين الملاحظات خلال الاجتماع ، وترتيبها في صيغة واضحة وإصدارها إلى الحاضرين بعد اختتام الاجتماع. في الاجتماعات الرسمية ، يجب الاتفاق على محضر الاجتماع السابق وقبوله في محضر محضر الاجتماع الحالي من قبل الحضور.
$config[code] not foundقبول الدقائق
تحديد ما إذا كان النصاب القانوني موجودًا في الاجتماع الحالي. يتم تعريف النصاب القانوني على أنه الحد الأدنى لعدد الأعضاء اللازمين للموافقة على الاقتراح واتخاذ القرارات النهائية وفقًا للقوانين الداخلية للجمعية أو المجموعة. دون اكتمال النصاب القانوني ، لا يجوز عقد اجتماع رسمي.
اقرئي ، أو لديك سكرتير للجمعية أو مجلس الإدارة أو المجموعة ، اقرأ الدقائق بصوت مرتفع من الاجتماع السابق ، مع ملاحظة الحضور والحضور.
ناقش محاضر الاجتماع السابق ، وقم بإجراء أي تصحيحات قبل الموافقة. يجب أن تكون المناقشة واقعية وودية ، وليس فتح النقاشات القديمة أو الصراعات.
دعوة للحصول على اقتراح من الكلمة. يطلب الرئيس أو رئيس مجلس الإدارة أو المجموعة أو الاجتماع اقتراحًا بقبول محضر الاجتماع السابق للقراءة أو مع التغييرات التي تمت مناقشتها كما هو مذكور. يمكن تقديم الاقتراح من قبل أي عضو مجلس تصويت وسيحتاج إلى إعارة من قبل شخص آخر. يجب قبول الدقائق السابقة قبل متابعة الاجتماع الحالي.
اطلب من جميع الحاضرين التصويت لقبول المحضر. يتم ذلك من خلال رفع الأيدي ، عن طريق الصوت أو من قبل الرئيس يطلب من كل ضيف على حدة. قم بتدوين ملاحظة في محاضر الاجتماع الحالي قبل أن يتم قبول السابقة.
أخذ الدقائق
الحصول على نسخة من جدول أعمال الاجتماع ، لتحديد ما سيتم مناقشته. هذا سوف يحدد تدفق الدقائق الواجب اتخاذها. بموجب قواعد النظام في روبرت ، كبند في جدول الأعمال ، يجب قراءة وقبول محضر الاجتماع السابق قبل بدء الاجتماع.
اجلس بجانب الشخص الذي يرأس الاجتماع للتوضيح مع تقدم الاجتماع. استخدم مسجل شريط لالتقاط الإجراءات والتحقق من الملاحظات بمجرد انتهاء الاجتماع.
اكتب عنوان المحاضر ، وتسجيل تاريخ ووقت ومكان الاجتماع ، وكذلك أسماء كل حاضر في الاجتماع.
تدوين الملاحظات مع استمرار الاجتماع ، مع ملاحظة كل بند من بنود جدول الأعمال قيد المناقشة. سجل أسماء الذين يقدمون الحركات ، وكذلك ما إذا كان يتم تبنيهم أو رفضهم. اكتب كيف تم اتخاذ هذا القرار ، سواء من خلال رفع الأيدي أو طريقة أخرى.
قم بنسخ ملاحظات الاجتماع في أقرب وقت ممكن بعد انتهاء الاجتماع ، في حين لا تزال المناقشات حاضرة.
استخدم القالب من الاجتماعات السابقة لكتابة الدقائق الحالية. إذا لم تكن هناك دقائق سابقة ، فأنشئ نموذجًا ، مع ذكر عنوان الاجتماع والتاريخ والحضور بوضوح.
اشرح بوضوح أي قرارات يتم اتخاذها ، مع تفاصيل كاملة عن هذا القرار.
إرفاق أي مستندات إضافية قدمت خلال الاجتماع لتتضمن مع المحضر كملحق.
تلميح
اكتب بدون تحيز ، مع ذكر الحقائق الدقيقة لأي مناقشات تجري.
وضح أي عناصر ملتبسة مع مدير الاجتماع قبل تداول الدقائق.
