إن رفض طلب الموظف لإجراء تحويل ، أو زيادة في الراتب ، أو مجرد إجازة لأسباب شخصية أو طبية ، من المحتمل أن يحتل المرتبة الثانية - مباشرة بعد عقد اجتماع إنهاء - باعتباره أصعب المهام لموظفي الموارد البشرية. من الصعب بشكل خاص إذا قدم الموظف طلبًا موثقًا بشكل صحيح وفي الوقت المناسب لإجازة ، إذا كنت واثقًا من أن الإجازة ضرورية وستفيد الموظف. ومع ذلك ، فإن كتابة خطاب لرفض طلب الموظف ضروري للتطبيق المتسق لسياسات مكان العمل ، وممارسات التوظيف العادلة ، وفي بعض الحالات ، تتطلبها اللوائح الفيدرالية أو قوانين الولاية.
$config[code] not foundالتأكيد
أخبر الموظف أنك تلقيت طلبه ، وإذا كان التوقيت يمثل مشكلة ، فعليك تضمين التاريخ الذي تلقيت فيه الطلب. قد يكون التوقيت مشكلة عندما فشل الموظف في تقديم طلب في الوقت المناسب أو لم يتبع إجراء طلب الإجازة. في رسالتك ، أعد التأكيد على أساس طلب الموظف ، مثل "تم استلام طلبك لمدة ستة أسابيع من الإجازة بموجب قانون الإجازة الطبية والعائلية في 1 أغسطس 2013."
سياسة الشركة
إذا كان عليك رفض طلب الموظف للحصول على إجازة بناءً على سياسة الشركة ، فأذكر السياسة وأين تجدها في دليل الموظف. أيضًا ، قم بتضمين الجزء ذو الصلة من سياسة الشركة التي تدعم رفض طلب الموظف. يمكنك كتابة "وفقًا لسياسة ABC Enterprises بشأن طلبات الحصول على إجازة شخصية ، يُطلب من الموظفين تقديم بيان مكتوب لطلب الإجازة لمدة لا تقل عن 30 يومًا قبل بدء الإجازة الشخصية. وتنطبق هذه السياسة على طلبات الإجازات الشخصية لغير FMLA. يرجى الرجوع إلى الصفحة 30 من دليل موظفي شركة ABC للحصول على شرح كامل للعملية ".
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةلوائح صاحب العمل
تحقق من اللوائح الفيدرالية أو الخاصة بالولاية فيما يتعلق بالإجازة المفوضة. تشترط لوائح FMLA على أصحاب العمل اتباع قواعد معينة في تقديم إشعار خطي للموظفين الذين يطلبون إجازة. كما تتطلب بعض قوانين الولاية المتعلقة بإجازة الوالدين أن تتبع بروتوكولات معينة لإعلام الموظف بأهلية الإجازة. على سبيل المثال ، إذا كنت مقيمًا في كاليفورنيا ، فقد يكون لدى شركتك التزامات بإشعار صاحب العمل بتفويض من الدولة بموجب قانون ولاية كاليفورنيا لحقوق العائلة أو قانون إجازة العجز عن العمل.
أهلية الموظف
في العديد من الحالات ، قد تكون أهلية الموظفين عاملاً في رفض الطلب.وبصرف النظر عن الإشارة إلى سياسة مكان العمل ، إذا كانت هناك لائحة تحدد ما إذا كان الموظف مؤهلاً للحصول على إجازة ، فأذكر ذلك أيضًا. على سبيل المثال ، تمتلك FMLA إرشادات محددة لتأهيل الموظفين - يجب أن يكون الموظف قد وظف لمدة 12 شهرًا على الأقل قبل بداية فترة الإجازة وأثناء ذلك الوقت يجب أن يكون لديه ما لا يقل عن 1250 ساعة من الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي FMLA على إرشادات حول من هو مؤهل كأحد أفراد العائلة ، والذي غالباً ما يعقد شروط الأهلية للإجازة. في هذه الحالات ، قم بإحالة الموظف إلى القانون أو اللوائح المناسبة ، وإذا كانت هناك صحيفة وقائع متاحة ، مثل ورقة إجازة FMLA ، فقم بإرفاق نسخة بخطابك.
البدائل
يعد الحفاظ على العلاقة بين صاحب العمل والموظف من الاعتبارات الهامة في جميع قرارات الموظفين. إذا كنت في وضع يسمح لك بتقديم بدائل ، فقم بذلك لتخفيف ضربة الإنكار الكامل. الإشارة إلى سياسة أخرى للشركة يمكن أن تفي بطلب الموظف أو تقترح أن يعيد الموظف التقدم بطلب لمغادرة أو تعديل طلبها بحيث يلبي المتطلبات. على سبيل المثال ، إذا كان طلب الموظف غير مؤهل للحصول على إجازة FMLA ، فشرح سياسة الشركة بشأن عدم FMLA وأوراق الغياب الشخصية.
تشاور
يمكنك أيضًا الحفاظ على العلاقة بين صاحب العمل والموظف عن طريق شرح أسباب رفضك في اجتماع خاص مع الموظف. إن أمكن ، راجع خطاب الرفض الخاص بك مع الموظف في استشارة وجهاً لوجه. قد يساعد القيام بذلك على تبرير القرار وإقناع الموظف بأنه إذا أمكنك الموافقة على الإجازة ، فعليك بذلك. كما أنه يجعل عالماً مختلفاً لمساعدة الموظف على فهم موقف الشركة ، ويمنع إدراك الموظفين بأن قرارات الموارد البشرية غير شخصية.
