الهدف الرئيسي لمدير المكتب هو التأكد من أن الوظيفة الإدارية للشركة تعزز أهداف المؤسسة ، سواء كانت مؤسسة غير ربحية أو تجارية ربحية. تشمل مسؤولياتك كمدير للمكاتب الإشراف على عمليات المكتب ، وتصميم وتنفيذ سياسات الشركة ، وإعداد كشوف الرواتب ، والحفاظ على سجلات الشركة والعميل ، وإدارة الموظفين. كما يُتوقع منك أيضًا تنظيم أنظمة إلكترونية للوثائق الورقية والإشراف على قوائم الجرد والمساعدة في الحفاظ على الميزانيات السنوية. يرفع مديرو المكاتب تقاريرهم إلى الإدارة العليا ويطلعونهم على احتياجاتهم واهتماماتهم.
$config[code] not foundالتواصل مع الموظفين
يتمثل أحد أهدافك الأساسية في ضمان أن الموظفين الإداريين والموظفين الإداريين يواكبون مسؤوليات عملهم. مهمتك هي الإشراف على المهام الإدارية اليومية ، مثل حفظ السجلات ، والإيداع ، والمعاملات المالية ، والمراسلات ، ومراسلات العملاء. يجب عليك التواصل مع الموظفين في جميع الأقسام لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بأهداف الشركة وسياساتها وميزانياتها. ستقوم أيضًا بإخطار موظفي إعلانات الشركة ، وتغييرات السياسة ، واجتماعات الموظفين ، والتدابير الأمنية المعدلة ، والصيانة أو الإصلاحات المكتبية القادمة.
عمليات المكتب
أنت مسؤول أيضًا عن ضمان تشغيل المكتب بسلاسة. استقبال الزوار وتوجيههم إلى المكاتب أو غرف الاجتماعات المناسبة لإزالة مساحات العمل المزدحمة. التواصل مع الملاك وشركات المرافق والخدمات الهاتفية وموفري الإنترنت للتأكد من أن جميع أنظمة المعلومات تعمل بشكل صحيح. يجب عليك إدارة المخزون للتأكد من أن اللوازم المكتبية متاحة دائمًا للموظفين. يمكنك فحص معدات المكاتب وإجراء صيانة خفيفة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية ، بحيث تعمل بشكل فعال. الهدف الرئيسي هو استكشاف المشكلات الإدارية ، بحيث يمكن للموظفين إنجاز عملهم على الفور.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةإدارة الأموال
كمدير مكتب ، هدفك الأساسي هو التفوق في إدارة الأموال لضمان بقاء الشركة ضمن قيود ميزانيتها. يجب عليك التشاور مع قادة الأقسام للتأكد من الوفاء بمقترحات الميزانية. يمكنك إنشاء أوراق عمل مالية تحدد التكاليف المتوقعة للإمدادات والعقود والمعدات لكل قسم. إعداد الميزانيات المالية السنوية ، اللازمة لتغطية نفقات المكتب والتكاليف التشغيلية الأخرى ، بحيث يمكن للإدارة العليا اتخاذ قرارات مالية موثوق بها.
صيانة المنشأة
كما يُتوقع منك مراقبة المرافق عن كثب للتأكد من أنها آمنة وآمنة ونظيفة ومحفوظة جيدًا. يجب عليك التأكد من أن المكتب لديه خطط إخلاء لإطلاق النار وافقت عليها المدينة ، وطفايات حريق كافية ومستلزمات الإسعافات الأولية. تقع على عاتقك مسئولية طمأنة الموظفين بعدم وجود مخاطر صحية أو مخاوف بيئية أو مشاكل أمنية في أماكن العمل المكتبية. ﻳﺠﺐ ﻋﻠﻴﻚ أﻳﻀًﺎ إﻋﺪاد اﻟﺠﺪول اﻟﺰﻣﻨﻲ ﻟ repﺻﻼﺣﺎت ﻋﻠﻰ اﻷﺟﻬﺰة اﻟﻤﻌﻄﻠﺔ ، ﺑﻤﺎ ﻓﻲ ذﻟﻚ اﻷﻧﻈﻤﺔ اﻟﻤﻴﻜﺎﻧﻴﻜﻴﺔ واﻟﻜﻬﺮﺑﺎﺋﻴﺔ وأﺟﻬﺰة اﻟﻜﻤﺒﻴﻮﺗﺮ ، واﺳﺘﺌﺠﺎر اﻟﻤﻨﻈﻔﺎت اﻟﻤﻬﻨﻴﺔ ﻟﺘﻨﻈﻴﻒ ﻣﻨﺎﻃﻖ اﻟﻌﻤﻞ نشر خطط الإخلاء من الحرائق ، ووثائق مكان العمل الصادرة عن الدولة وسياسات الشركة في المواقع المرئية في جميع أنحاء المكتب ، بحيث يبقى الموظفون على علم بإجراءات الطوارئ واللوائح الهامة.
