البقاء منظمًا أمر أساسي في التأكد من تشغيل المكتب بسلاسة. كمسؤول تنفيذي ، غالباً ما يتم سعيكم للحفاظ على كفاءة المكتب ، وإذا لم تكن مستعدًا ، فستصبح الأمور محمومة. يطلب منك تنفيذ المهام على أساس يومي وأسبوعي وشهري. بدون تنظيم ، من السهل الخلط ونسيان المواعيد النهائية الهامة.
الى القيام به المنطقة
عيّن جزءًا من مكتبك كمنطقة "تأليف" بدلاً من وضع الملاحظات اللاصقة والورق في كل مكان. ضع العناصر في مربع أو مجلد على مكتبك وتحقق منها بشكل دوري طوال اليوم. عند اكتمال المهام ، قم بإزالة العناصر من المكتب إلى "مجلد تم القيام به" أو إلى مربع للإيداع. في بداية كل يوم ، قم بعمل قائمة كاملة بالمهام لليوم ووضعها في مجلد "المهام". خدش المهام عند اكتمالها. يمكنك إضافة المهام فور وصولها إليك وفي نهاية اليوم تأكد من اكتمال كل شيء.
$config[code] not foundتعيين أيام
تخصيص أيام للمهام الأسبوعية. تقول فيكتوريا موران من مجلة أوفيسبرو: "يمكنك ترتيب أسبوعك حتى تعرف ، إلى حد ما ، ما ستفعله". على سبيل المثال ، اختر الأربعاء يومًا ممزقًا واحتفظ بالأوراق التي تحتاج إلى التقطيع في صندوق حتى يحين وقت. أو ، رصيد النثرية في أيام الجمعة. هذا يمكن أن تعمل أيضا مع الأنشطة اليومية. يقترح موران العودة الصوتية والبريد الإلكتروني في أوقات معينة في اليوم. (REF1) بهذه الطريقة لن تضطر إلى إيقاف ما تفعله بشكل متكرر خلال اليوم.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةلون الترميز
يمكن أن يساعدك استخدام الترميز اللوني في تنظيم ما يجب القيام به ومتى. تقول جوديث ألين من أسرار الإدارة: "فكر دائمًا في المهام التي تؤديها ومدى تكرار أدائها." (REF2) رمز الأسبوعية مهمة لون واحد مثل اللون الأحمر. إعطاء المهام اليومية الزرقاء ، والمهام الشهرية الصفراء وهلم جرا. ضع المهام في مجلدات الكود ثم خذ التقويم الخاص بك ووضع علامة على ما يجب القيام به باستخدام مربع ملون خلفه. في التقاويم الإلكترونية ، اكتب الكلمات في ألوان المهمة إذا لم تتمكن من إنشاء مربع.
حصة المسؤولية
تقاسم المسؤوليات هو جزء أساسي في البقاء المنظمة. قد يبدو الأمر صعبا لأنك الشخص الذي يتم تفويض معظم المهام إليه ، ولكن يمكن القيام به. في بعض الأحيان ، يعتمد توقيت مهمتك على أعمال المشرفين وزملاء العمل. إذا كنت مسؤولاً عن تحقيق التوازن بين الكتب ، قم بمنح زملائك موعداً نهائياً لإحضار الحصة. واطلب منهم أيضًا تسجيل الخروج من كل شيك يأخذونه من الكتاب. إذا كنت رئيسًا في رحلة ، اطلب منه كتابة أو تقديم قائمة مرجعية بما يجب القيام به. ثم أعطه نسخة من القائمة للتأكد من أنكما على نفس الصفحة. أيضا ، إعطاء زملاء العمل مجلدات خاصة لتحويل جميع إيصالات المصروفات النثرية إلى مجلد واحد. بهذه الطريقة لن تضطر إلى مطاردة أي شخص عندما حان الوقت للتوفيق بين الدرج.
